Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 01.06.10 r. do 30.06.10 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym Nr 1 w Szczecinie przy ul. Polickiej 3 (zw. dalej SOSW nr 1),
w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2009 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 lipca 2010 r.
SOSW nr 1 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej. W 2009 r. SOSW nr 1 uzyskał dochody w wysokości 136.849,20 zł, w tym dochody własne stanowiły 132.585,15 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 4.458.262,60 zł, co stanowiło 100,00% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 140.005,00 zł, tj. 100 % zaplanowanych.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2009 r. wyniosło łącznie 4.598.267,60 zł, na podstawie próby w wysokości 231.225,50 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• zapisy księgowe dotyczące wszystkich 23. skontrolowanych faktur nie zawierały opisu operacji. Ewidencja kosztów dokonywana była z datą zrealizowania wydatku lub zamknięcia raportu kasowego, w związku z czym w 20. przypadkach zapis księgowy nie zawierał również daty dokonania operacji gospodarczej. Dodatkowo zapisy księgowe dokonywane w ewidencji analitycznej opłat z tytułu wyżywienia podopiecznych nie zawierały wskazania numeru wyciągu bankowego/ raportu kasowego, w którym ujęta została wpłata. Wszystkie skontrolowane polecenia księgowania (4) nie zawierały ponadto wskazania numeru identyfikacyjnego dokumentu. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 - 3 i art. 21 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 23 skontrolowane faktury stwierdzono 11 przypadków, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli wyciągów bankowych (49) i raportów kasowych (4) nie zawierała podpisu osoby odpowiedzialnej. Dodatkowo w 18. przypadkach dekretacja wyciągów bankowych nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych w zakresie ewidencji rozrachunków. Dekretacja wszystkich 23. skontrolowanych faktur nie zawierała także podpisu osoby odpowiedzialnej oraz wskazania kont ksiąg pomocniczych. Stwierdzono ponadto, że na wszystkich poddanych kontroli wyciągach bankowych nie było podpisu osoby sprawdzającej. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor;
• noty księgowe dot. należności z tytułu realizowanych w SOSW nr 1 umów (gabinet profilaktyki lekarskiej oraz maszyna typu Vending) nie były ewidencjonowane jako rozrachunek. Ewidencja opłat z tytułu wyżywienia podopiecznych prowadzona była na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Dodatkowo w 10. przypadkach (na 23 skontrolowane) ewidencja prowadzona na koncie 201 nie uwzględniała podziału na poszczególnych kontrahentów. Według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm. – zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont), do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług służy konto 201, a ewidencja szczegółowa do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów;
• ustalono ponadto, że 3 umowy (na 12 skontrolowanych) realizowane w 2009 r. przez SOSW nr 1 nie zostały podpisane przez radcę prawnego. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta. Stwierdzono ponadto, że w umowie dot. maszyny typu Vending nie ustalono terminu płatności należności. Termin płatności nie był również wskazywany na notach księgowych dot. należności z tytułu realizacji w 2009 r. umów dot. prowadzenia gabinetu profilaktyki lekarskiej oraz ustawienia ww. maszyny. Ustalono ponadto, że podpis dyrektora SOSW nr 1 na ww. notach księgowych dotyczył sprawdzenia dokumentu, co nie zostało uregulowane w dokumentacji SOSW nr 1;
• w 2. przypadkach (na 23 skontrolowane) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SOSW nr 1 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na odprowadzenie ścieków wraz z opłatą abonamentową na kwotę 1.475,31 zł ujęte zostały w § 426, a wydatki na zakup tonera do drukarki na kwotę 150 zł w § 474. Ustalono ponadto, że ewidencja dochodów z tytułu udostępnienia powierzchni (maszyna typu Vending) prowadzona była w § 096. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załączników nr 3 i 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.; obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. - Dz. U. Nr 38, poz. 207), wg którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430, a zakup tonera do drukarki w § 475, natomiast dochody z tytułu najmu i dzierżawy oraz innych umów o podobnym charakterze ujmuje się w § 075. Ewidencja ww. dochodów w 2010 r. prowadzona jest już prawidłowo.;
• pracownik zatrudniony na stanowisku samodzielnego referenta nie prowadził ewidencji wpływu faktur (rachunków), skutkiem czego był brak możliwości ustalenia terminu płatności faktur dot. realizacji 2 umów w 2009 r. Termin płatności określony w umowach uzależniony był bowiem od daty otrzymania faktury. Powyższe było niezgodne z zapisami obowiązującej w SOSW nr 1 instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, wg których przedkładane faktury (rachunki) do rozliczeń finansowych powinny być wpisane do ewidencji wpływu oraz za potwierdzeniem odbioru przekazane do działu księgowości.
Nie sporządzono ponadto zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2009 roku (dot. rozrachunków), co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor. Dodatkowo zapisy w ewidencji dot. zobowiązań uregulowanych gotówką jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego, natomiast ewidencja analityczna wydatków gotówkowych z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej prowadzona była na koncie 101 – „Kasa”, co niezgodne było z przyjętymi w SOSW nr 1 zasadami ewidencji.
Ustalono ponadto, że w SOSW nr 1 główny księgowy nie naliczał i nie ujmował w ewidencji odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu korzystania z wyżywienia. Ze względu na przypadki ustnego uzgadniania z dyrektorem SOSW nr 1 przesunięcia terminu płatności, kwota odsetek jest niemożliwa do ustalenia. Powyższe było niezgodne z § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.
Zatwierdzona przez dyrektora SOSW nr 1 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała obowiązujących standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo dokumentacja SOSW nr 1 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach 140, 080 i 810, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej (z wyjątkiem kont rozrachunkowych oraz kont 700 i 851), wskazania aktualnej wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz metody ustalania wyniku finansowego. Zakładowy plan kont SOSW nr 1, obowiązujący w 2009 r., nie uwzględniał ponadto kont: 080 i 810. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 2 i 3 uor oraz załącznika nr 2 i § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie planów kont. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, instrukcji obiegu dokumentów, regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz statutu jednostki stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Stwierdzono także uchybienia dotyczące sporządzania procedur obowiązujących w SOSW nr 1 m.in. w zakresie wskazywania podstawy prawnej i okresu ich obowiązywania.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 6 pracowników (ok. 8 % zatrudnionych pracowników), stwierdzono 1. przypadek, w którym nie dokonano zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego (nauczyciel). Ustalono ponadto, iż w 2. przypadkach (nauczyciele) kwota wyrównania, dot. zmiany wysokości dodatków za warunki pracy i dodatków funkcyjnych w trakcie miesiąca kwietnia 2009 r., ustalona zostało proporcjonalnie z uwzględnieniem ilości dni
w danym miesiącu. Nauczyciele przepracowują różne ilości godzin w poszczególnych dniach miesiąca, w związku z czym kwota ww. wyrównania powinna zostać ustalona na podstawie ewidencji czasu pracy.
W trakcie kontroli stwierdzono, iż pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela przyznano z dniem 01.05.2009 r. nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy i wypłacono w dniu 04.05.2009 r., mimo że według zestawienia okresów zatrudnienia pracownik nabył prawo do tej nagrody w dniu 20.04.2009 r. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 7 ust. 3 i 5 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. ze zmianami z dnia 2 lipca 1999 r.
i 22 września 2009 r., wg którego pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do nagrody, natomiast wypłata nagrody powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
Akta osobowe pracowników SOSW nr 1 prowadzone były przez samodzielnego referenta. Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki był główny księgowy, natomiast obowiązki dotyczące naliczania wynagrodzeń pracowników SOSW nr 1 powierzone zostały specjaliście ds. płac.
Dyrektor SOSW nr 1 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).
Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SOSW nr 1, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu dokumentów i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
5. Każdorazowe przekazywanie zawieranych umów do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego Urzędu Miasta.
6. Prowadzenie ewidencji wpływu faktur (rachunków) do rozliczeń finansowych.
7. Naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności zgodnie z obowiązującymi przepisami.