Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

W styczniu 2010 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę Państwowej Szkole Muzycznej I Stopnia, zw. dalej „PSM” lub „zamawiającym” w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na dostawę instrumentów muzycznych do Państwowej Szkoły Muzycznej I Stopnia w Szczecinie im. Tadeusza Szeligowskiego.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod kątem przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych jednostki. Stwierdzone uchybienia formalne nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Ustalono, że w przypadku oferty jednego z wykonawców zamawiający nie przeprowadził procedury konwalidacji stosownie do art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007, Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej p.z.p.u., pomimo przedłożenia przez ww. wykonawcę zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nie spełniającego wymagań formalnych tj. nieaktualnego w rozumieniu SIWZ (6 miesięczny termin ważności). Podjęcie przez zamawiającego decyzji o odrzuceniu oferty ww. wykonawcy należało tym samym uznać za przedwczesne, gdy dopiero w następstwie negatywnego wyniku czynności uzupełniających, zamawiający obowiązany był do wykluczenia ww. wykonawcy, a w konsekwencji odrzucenia jego oferty w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 5 p.z.p.u.
W toku kontroli ustalono, iż specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) nie zawierała wskazania adresu poczty internetowej lub strony internetowej zamawiającego, pomimo dopuszczenia przez zamawiającego sposobu porozumiewania się za pomocą drogi elektronicznej (pkt. 3 rozdziału VI SIWZ). Stanowiło to naruszenie art. 36 ust. 2 pkt 5 p.z.p.u. według którego SIWZ powinna zawierać również wskazanie adresu poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą elektroniczną.
Ustalono również, iż uzasadnienie wyboru trybu zapytania o cenę (pkt. 3 druku ZP-2 protokołu postępowania) ograniczono do wskazania art. 70 p.z.p.u. W ocenie kontroli nie wyczerpywało do nakazu szczegółowego i jednoznacznego uzasadnienia wyboru trybu postępowania różnego od przetargu nieograniczonego i ograniczonego, z określeniem podstaw faktycznych podjęcia decyzji o zastosowaniu innego niż podstawowy trybu udzielenia zamówienia publicznego.
Umowa w sprawie udzielenia zamówienia nie zawierała natomiast regulacji dot. kar umownych w przypadku zwłoki w wykonaniu przedmiotu zamówienia. Wprowadzenie do umowy zapisów dot. kar umownych w sytuacji odstąpienia przez zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy (§4 ust. 1 umowy), należy – w ocenie kontroli – uznać za pożądane lecz niewystarczające w sytuacji zrealizowania przez wykonawcę przedmiotu zamówienia po upływie umownego terminu wykonania.
Obowiązujący regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych w PSM – wprowadzony do stosowania Zarządzeniem nr 45/2008 Dyrektora PSM z dnia 20.06.2008 r. - zawierał nieaktualne na dzień zakończenia kontroli (częściowo również na dzień wprowadzenia do stosowania) zapisy dot. podstawy prawnej regulacji (ustawa o finansach publicznych), rodzaju trybów, w których nie ma konieczności uzasadniania przesłanek wyboru danego trybu (tylko przetarg nieograniczony z pominięciem przetargu ograniczonego), niewłaściwe określenie zamawiającego (Dyrektor PSM zamiast PSM jako jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej), niewłaściwe odesłanie do przepisów p.z.p.u.
w przypadku zasad działania komisji przetargowej (błędna numeracja) oraz do obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w zakresie obowiązkowych zapisów umowy o udzielenie zamówienia publicznego (§11 rozdziału 5 zamiast §12 rozdziału 6 zarządzenia), nieaktualne odesłanie do dokumentacji podstawowych czynności postępowania, błędny okres przechowywania dokumentacji (5 zamiast 4 lat), błędne odesłanie do ustawy prawo zamówień publicznych
w przypadku zamówień o wartości szacunkowej poniżej 3.000 zł. (zamiast do właściwego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin).
W pozostałym zakresie w badanym obszarze przestrzegano wymogów określonych przepisami p.z.p.u. oraz rozporządzeń wykonawczych do ww. ustawy.
W szczególności zachowano zasadę jawności postępowania poprzez m.in. terminowość i kompletność zaproszeń do złożenia oferty, ogłoszeń o udzieleniu zamówienia i zawarciu umowy, dokumentowanie postępowania protokołami zgodnie z art. 96 p.z.p.u. oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16.10.2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154). Przestrzegano również zasady równości poprzez zapewnienie dla wszystkich wykonawców dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie oraz stosowanie kryteriów nie ograniczających ich udziału w postępowaniu. Zamawiający w sposób prawidłowy ocenił ponadto ważność przedłożonej przez wybranego wykonawcę oferty (oferta cenowa, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej itd.) oraz przestrzegał nakazów dot. zawiadamiania wykonawców o rozstrzygnięciu postępowania (zawiadomienie o wyborze oferty). Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z zawartej umowy był zgodny z treścią jego oferty, co odpowiadało treści art. 140 p.z.p.u.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PSM aby:
1. przestrzegał właściwych przepisów w sprawie zamówień publicznych, zwłaszcza w zakresie obowiązkowych czynności zamawiającego dot. procedury konwalidacji oraz zakresu niezbędnych zapisów SIWZ,
2. szczegółowo (z podaniem podstaw faktycznych i prawnych) uzasadniał zastosowanie trybu udzielenia zamówienia publicznego innego niż tryb podstawowy,
3. zawierał w umowie postanowienia dot. kar umownych z tytułu zwłoki w wykonaniu przedmiotu zamówienia,
4. zaktualizował regulamin udzielania zamówień publicznych w PSM.