Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 13.04.2010 r. – 19.04.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Łączności, ul. Ku Słońcu 27/30 w Szczecinie (zw. dalej ZSŁ) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na dostawę sprzętu elektronicznego do pracowni elektronicznej Zespołu Szkół Łączności w Szczecinie.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 27 kwietnia 2010 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 maja 2010 r.
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na dostawę sprzętu elektronicznego wykazała nieprawidłowości polegające m.in. na błędnym określeniu wartości zamówienia, przyjęciu oferty pomimo braku możliwości zweryfikowania spełniania warunku udziału w postępowaniu, nieprzekazaniu do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych informacji o udzielonych zamówieniach w terminie określonym przepisami.
W wyniku kontroli stwierdzono, że w protokole z postępowania nr 2/2009 w pkt 2 wskazano, iż wartość zamówienia ustalona została na kwotę 755.542 zł, która to kwota była wartością brutto. Kwota netto wynosiła 619.296,12 zł. Powyższe było niezgodne z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej pzp, który wskazuje, iż podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. Stwierdzono ponadto, iż w powyższej wartości nie uwzględniona została wartość zamówień uzupełniających, które zgodnie z zapisem rozdziału I pkt 12 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zamawiający przewidywał, co było niezgodne z art. 32 ust. 3 pzp, który wskazuje, iż jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.
Stwierdzono ponadto, iż w postępowaniu na dostawę sprzętu elektryczno – elektronicznego do pracowni elektronicznej nie zwrócono się do wykonawcy w trybie art. 26 pzp o uzupełnienie bądź złożenie wyjaśnień co do treści dokumentów dot. spełniania warunku wykonania prac podobnych pomimo, iż złożone przez niego dokumenty nie wskazywały jednoznacznie na spełnianie przez Wykonawcę warunku określonego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Jednym z warunków ustalonych w SIWZ było należyte wykonanie przynajmniej jednej pracy podobnej do objętej przedmiotem zamówienia. Za pracę podobną zamawiający uznał potwierdzoną dostawę sprzętu elektryczno – elektronicznego przeznaczonego do celów dydaktycznych nie mniejszej niż 150 tys. złotych brutto. Wykonawca w swojej ofercie wskazał 4 prace (z których 3 spełniały kryterium wartościowe) określone jako „wyposażenie dydaktyczne”. Załączone do oferty dokumenty nie wskazywały jednoznacznie na fakt wykonania przez oferenta prac podobnych polegających na dostawie sprzętu elektroniczno – elektrycznego przeznaczonego do celów dydaktycznych. W sytuacji kiedy przedłożone bądź uzupełnione w drodze art. 26 pzp dokumenty nie potwierdzają spełnienia warunku określonego w SIWZ wykonawca taki winien zostać wykluczony z postępowania na podstawie ówcześnie obowiązującego art. 24 ust. 2 pkt 3 pzp, a następnie jego oferta odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 5 pzp, co z kolei spowodowałoby konieczność unieważnienia postępowania w oparciu o art. 93 ust. 1 pkt 1 pzp.
W wyniku kontroli stwierdzono, iż roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach nie zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca 2010 r. co było niezgodne z art. 98 ust. 2 pzp. Przedmiotowe sprawozdanie zostało przekazane Prezesowi Urzędu dopiero w trakcie trwania kontroli tj. w dniu 19.04.2010 r.
Stwierdzono, iż w ZSŁ nie wprowadzone zostały stosownym dokumentem procedury dotyczące zamówień publicznych czym naruszono ówcześnie obowiązujący art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.). Nie określono ponadto organizacji, trybu pracy oraz zakresów obowiązków komisji przetargowej, co było niezgodne z art. 21 ust. 3 pzp.
Ustalono, że w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty przekazanym wykonawcy jak i zamieszczonym na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie nie znajdowało się uzasadnienie wyboru wykonawcy, co było niezgodne z przepisami art. 92 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pzp, które wskazują na taką konieczność.
W wyniku kontroli ustalono, że Aneks do umowy na dostawę sprzętu elektryczno – elektronicznego z dnia 30.10.2009 r. zmieniający zapisy w zakresie sposobu dokonania płatności nie został zaopiniowany przez radcę prawnego, co było niezgodne z § 12 ust. 2 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.
Stwierdzono ponadto drobne uchybienia w protokole postępowania polegające na błędnym zapisie w pkt 2 i 5 protokołu (dot. wartości zamówienia jak i kwoty jaką zamawiający ma zamiar przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia) wartości wyrażonej w mln zamiast w tys. zł oraz błędnym wskazaniu godziny otwarcia ofert na godz. 9.00 zamiast godz. 10.00 (określoną w SIWZ).
Prezydent zalecił Dyrektorowi ZSŁ:
1. Ustalać wartość szacunkową zamówienia w kwotach netto bez podatku od towarów i usług.
2. W przypadku przewidywania zamówień uzupełniających uwzględniać ich wartość przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia.
3. Przestrzegać przepisów ustawy pzp w zakresie spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu określonych w SIWZ.
4. Przekazywać roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach w terminach określonych ustawą pzp.
5. Określić organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków komisji przetargowej.
6. Zamieszczać wszystkie wymagane przepisami ustawy pzp informacje w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty.
7. Przestrzegać przepisów zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w zakresie opiniowania umów przez Radcę Prawnego.
8. Prawidłowo sporządzać protokoły z przeprowadzonych zamówień.