Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 18 lutego do 22 lutego 2010 r. kontrolę w IV Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Świętej Kingi 2 (zw. dalej IV LO) w temacie realizacji procedur
w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/27/10 podpisanym w dniu 22 lutego 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 178.342,36 zł, tj. 6,9 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• 3 z 44. objętych badaniem faktur zostały potwierdzone pod względem merytorycznym, mimo że wystawione zostały przez kontrahentów niezgodnie z wcześniej zawartymi umowami:
 faktura nr 10/0/2009 na kwotę brutto 10.638,40 zł i faktura nr 1/1/2009 na kwotę brutto 4.026,00 zł (kwota ogółem 14.664,40), wystawione do umowy nr 3/2009 zawartej dnia 30.01.2009 r. na wykonanie mebli, na kwotę brutto 14.408,20 zł (różnica 256,20 zł); do umowy nie sporządzono aneksu zmieniającego wartość, a ponadto nie sporządzono protokołu odbioru końcowego, co było niezgodne z zapisami pkt 3 ust. 2 zawartej umowy, wg którego odbiór końcowy nastąpi na podstawie protokołu odbioru końcowego, podpisanego przez strony bez zastrzeżeń,  faktura nr 14/11/09 na kwotę brutto 5.018,08 zł wystawiona do umowy nr 13/2009 zawartej dnia 02.11.2009 r. na wykonanie remontu zaplecza siłowni, na kwotę brutto 5.002,00 zł (różnica 16,08 zł); do umowy nie sporządzono aneksu zmieniającego wartość;
zgodnie z zapisami zawartymi w obowiązującej w IV LO procedurze „Kontrola finansowa sektora finansów publicznych”, kontrolę merytoryczną w szkole dokonuje kierownik administracyjny,
• do 6. z 44. objętych badaniem faktur sporządzono notatki służbowe
z przeprowadzonej analizy rynku, w których nie podano jednak kursu euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego notatka służbowa powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,
• w 5. z 44. objętych badaniem dowodów księgowych stwierdzono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatku w paragrafie klasyfikacji budżetowej, w tym: 1/ wydatki na zakup usługi przygotowania znaku „60 lecie IV LO”
w wersji elektronicznej do nadruku na koszulki, kubki, torby ujęte zostały w § 4210, 2/ wydatki na zakup licencji Microsoft ujęte zostały w § 4210, 3/ wydatki na wymianę baterii w łazienkach ujęte zostały w § 4300, 4/ wydatki w zakresie opłaty abonamentowe ujęte zostały w § 4260. Powyższe było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług ujmuje się w § 4300, wydatki na zakup licencji - w § 4750, wydatki w zakresie remontów i konserwacji - w § 4270, a wydatki dotyczące opłaty abonamentowej i ścieków – w § 4300,
• wszystkie objęte badaniem faktury dotyczące zakupu materiałów, towarów i usług oraz wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, 3 z 44. faktur nie zawierały wskazania w zakresie paragrafu klasyfikacji budżetowej, a wyciągi bankowe nie zawierały ponadto podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentu; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz z zapisami obowiązującej w IV LO procedury „Kontrola finansowa sektora finansów publicznych”, wg której „(…) sprawdzone dokumenty są podpisywane przez głównego księgowego i dyrektora szkoły (…),
• w 1. przypadku z 44. objętych badaniem dowodów księgowych do ksiąg rachunkowych wprowadzono fakturę wystawioną na pracownika IV LO (refundacja studiów), a zgodnie z zapisami art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej: zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki,
• dokumenty księgowe, którymi wprowadzano do ksiąg faktury zakupu płatne przelewem nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej; było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 4 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wymienioną datę,
• 2. z 44. objętych badaniem faktur dotyczyły kosztów 2008 r., a zaewidencjonowane zostały w koszty i stanowiły wydatek 2009 r.; było to niezgodne z zapisami art. 6 ust. 1 uor, wg których w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
2. Akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3. części i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
3. Zatwierdzona przez Dyrektora IV LO dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• nie ustalono w formie pisemnej dokumentacji opisującej przyjęte przez
IV LO zasady (politykę) rachunkowości; w posiadanej dokumentacji znajdował się jedynie Zakładowy Plan Kont i komentarz w postaci powołania na publikację książkową wraz z wymienionymi tylko z nazwy: zbiorem stanowiącym księgi rachunkowe (bez szczegółowego opisu) oraz stosowanym programem komputerowym; było to niezgodne z art. 10 ust 1, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów; wg zapisów art. 10 ust. 2 uor dokumentację tą ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki,
• „Kontrola finansowa sektora finansów publicznych” – brak opisu przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie zaciągania zobowiązań, pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych; procedury nie uwzględniały ponadto standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz z Załącznikiem do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów
z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58); nieaktualna podstawa prawna,
• „Regulamin postępowania przy realizacji ustawy o zamówieniach publicznych” - brak opisu procedury dotyczącej zamówień wyłączonych z ustawy, nieaktualna kwota euro, brak regulaminu pracy komisji przetargowej,
• dokumentacja dotycząca obiegu dowodów księgowych – brak odrębnego dokumentu, obieg i kontrola omówione w ramach procedur kontroli finansowej (brak m.in. opisu kontroli rozliczenia wyjazdu służbowego, opisu kontroli wyciągów bankowych i dowodów dotyczących ruchu na majątku) i procedur wewnętrznej kontroli finansowej (niezgodne ze stosowanymi zapisy o treści pieczątki stosowanej na fakturach),
• dokumentacja dotycząca inwentaryzacji – niewłaściwy zapis dotyczący częstotliwości inwentaryzacji, brak określenia sposobu dokumentowania inwentaryzacji drogą weryfikacji, nieaktualna podstawa prawna.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że Dyrektor IV LO wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz, że organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w badanym okresie żadnych kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi IV LO:
1. Sporządzanie dokumentacji księgowej oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i kontroli dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Sporządzenie, aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.