Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 25.02.10 r. do 02.03.10 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 31 w Szczecinie przy ul. Monte Cassino 17, zwanym dalej PP nr 31, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 75.074,75 zł, tj. 5,79 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w kwocie 1.296.411,54 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich 16. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji (z wyjątkiem zapisów dokonanych na kartach wydatków). Ewidencja kosztów oraz rozrachunków z dostawcami dokonywana była z datą zrealizowania wydatku lub datą zamknięcia raportu kasowego, w związku z czym we wszystkich przypadkach zapis księgowy nie zawierał wskazania numeru identyfikacyjnego faktury/rachunku, a dodatkowo w 15. przypadkach daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli dowodów księgowych (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe) nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych (z wyjątkiem paragrafu klasyfikacji budżetowej). Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor. Podpis głównego księgowego na załączonym do wyciągu bankowego druku polecenia księgowania, w przypadku wszystkich objętych badaniem wyciągów bankowych (13) dotyczył ponadto sprawdzenia dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. W dokumentacji PP nr 31 nie wskazano osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych, a w toku kontroli stwierdzono drobne uchybienia dotyczące wskazania osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli merytorycznej dowodów księgowych;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 16 skontrolowanych faktur/rachunków stwierdzono 6 przypadków, kiedy faktura/rachunek zaksięgowana została w koszty miesiąca,
w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• nie prowadzono ewidencji faktur/rachunków, uregulowanych gotówką, na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, mimo że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług;
• w zakresie zawieranych umów stwierdzono uchybienie polegające na wskazaniu nieaktualnej podstawy prawnej w 2 umowach (na 5 skontrolowanych) realizowanych przez PP nr 31 w 2009 r.
Zatwierdzona przez dyrektora PP nr 31 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo w dokumentacji PP nr 31, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń (z wyjątkiem konta 130), zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej oraz opisu systemu przetwarzania danych. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał ponadto konta 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, mimo że konto zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz dotyczyło ono operacji gospodarczych występujących w jednostce. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a i c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej m.in. procedur udzielania zamówień publicznych, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). Stwierdzono jednak, że powyższe informacje przekazywane były do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta, a nie do wydziału nadzorującego tj. Wydziału Oświaty.

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 31, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości oraz obiegu i kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
4. Przekazywanie informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta.