Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 10.11. – 17.11.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 11 ul. Piasecznej 40 w Szczecinie, zw. dalej ZS nr 11, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/80/10 podpisanym w dniu 18 listopada 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 listopada 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 285.604,42 zł, tj. 10,8 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 2.636.313,66 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 3. z 27. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 2.003,50 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 23577/2009, 41071/2009, 65860/2009 ) opłata abonamentowa w połowie wysokości (na łączną kwotę 21 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 1 z 27. objętych badaniem dowodów księgowych na kwotę 2.967,31 zł (faktura za media nr: 5400014745) główny księgowy ujął w koszty w styczniu 2009 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Wymienione poniżej dokumenty: Instrukcja sporządzania obiegu i kontroli dokumentów księgowych, Zasady udzielania zamówień publicznych obowiązujących w ZS nr 11, Regulamin pracy komisji przetargowej, Instrukcja inwentaryzacyjna, Zarządzenie Dyrektora ZS nr 11 z dnia 3.09.2007 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości oraz Zakładowy plan kont - nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wskazane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników. Dodatkowo w dokumentacji Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora ZS nr 11 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości przywołano nieaktualne podstawy prawne.
Główny księgowy ZS nr 11 spełniała wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.
W 2. przypadkach (na 3 skontrolowane) w 2009 r. Dyrektor ZS nr 11 nie zrealizowała zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r.
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
W 2009 r. Dyrektor ZS nr 11 zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. każdorazowe informowanie WKiAW o przeprowadzanych w jednostce kontrolach zewnętrznych,
3. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji.