Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 11.08.10 r. do 08.09.10 r. przeprowadził kontrolę w Dziale Wsparcia Dziennego Domu Pomocy Społecznej Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej
w Szczecinie przy ul. Potulickiej 40 (zw. dalej DDPS) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej Dziennego Domu Pomocy Społecznej Nr 2 (zw. dalej DPS nr 2) za 2009 rok.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 października 2010 r.
DPS nr 2 prowadził działalność w formie jednostki budżetowej.
Od 01 stycznia 2010 r. stanowi Dział Wsparcia Dziennego Domu Pomocy Społecznej Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej w Szczecinie. W 2009 r. DPS nr 2 uzyskał dochody w wysokości 103.203,58 zł, w tym dochody własne stanowiły 2.574,18 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 622.424,04 zł, co stanowiło 100,00% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 5.756,53 zł, tj. 100,20 % zaplanowanych.
Ustalono, iż w 2009 r. zaciągnięte zostały zobowiązania, z tytułu których wydatkowano z rachunku dochodów własnych łączną kwotę 5.756,53 zł, natomiast plan finansowy wydatków finansowanych z rachunku dochodów własnych na rok 2009 r. został ustalony w łącznej kwocie 5.745 zł. Do końca 2009 r. nie dokonano zmiany planu, dotyczącej zwiększenia kwoty planowanych wydatków, w związku z czym w sprawozdaniu Rb – 34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi finansowanych, zawarte zostały kwoty wydatków do wysokości określonego planu, a nie prawidłowe kwoty wynikające z prowadzonej w jednostce ewidencji. Różnica między zrealizowaną a zaplanowaną kwotą wydatków wyniosła 11,53 zł.
Powyższe niezgodne było z zakresem upoważnienia kierownika DPS nr 2, które umożliwiało składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz z § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej – Dz. U. Nr 20, poz. 103).
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2009 r. wyniosło łącznie 628.180,57 zł, na podstawie próby w wysokości 54.403,39 zł, stwierdzono ponadto, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• ewidencja kosztów i rozrachunków dokonywana była z datą zrealizowania wydatku lub zamknięcia raportu kasowego, w związku z czym w 16. przypadkach (na 20 skontrolowanych) zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej. Wszystkie skontrolowane zapisy księgowe nie zawierały ponadto wskazania numeru identyfikacyjnego dokumentu (dotyczy faktur, rachunków, wyciągów bankowych, rozliczeń zaliczek). Dodatkowo stwierdzono, iż w 9. przypadkach operacje bankowe w okresie sierpień-grudzień 2009 r. udokumentowane zostały wydrukami z historii operacji – bez nadanego numeru identyfikacyjnego. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 - 2 i art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli dowodów księgowych nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych w zakresie ewidencji rozrachunków. Podpis głównego księgowego DPS nr 2 na poleceniach księgowania załączonych do wyciągów bankowych i wydruków historii operacji, dotyczył sprawdzenia dokumentu, co nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Ustalono ponadto, że w 9. przypadkach (na 23 skontrolowane) kontrola merytoryczna dokumentu (dotyczy faktur, rachunków i rozliczeń zaliczek), a w 8. przypadkach kontrola formalno – rachunkowa - dokonana została przez nieupoważnione osoby.
W 1. przypadku na dokumencie nie było podpisu dotyczącego dokonania kontroli merytorycznej dokumentu. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor oraz zapisami instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, obowiązującej w DPS nr 2, według których kontroli merytorycznej ww. dokumentów dokonuje kierownik jednostki, a kontroli formalno – rachunkowej główny księgowy. Dodatkowo przy zatwierdzaniu wydatków do wypłaty we wszystkich skontrolowanych przypadkach (20) nie wskazano źródła środków,
z których będzie on finansowany (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych), ani paragrafu klasyfikacji budżetowej;
• nie zaewidencjonowano zakupionego wyposażenia kuchennego o łącznej wartości 2.393,25 zł jako pozostały środek trwały. Dodatkowo zakupione w grudniu 2009 r. termosy (2 szt.) i krajalnica do wędlin zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostki w kwocie netto. Powyższe było niezgodne z przyjętymi w jednostce zasadami ewidencji oraz postanowieniami załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm. – zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont), wg których do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych służy konto 013;
• przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, we wszystkich
2. badanych przypadkach, notatka służbowa wskazywała nieprawidłowy kurs euro. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin;
• w 3. przypadkach (na 20 skontrolowane) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków DPS nr 2 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na zakup tonerów do drukarki na kwotę 866,20 zł oraz wydatki za dostawę kuchenek gazowych (65 zł) ujęte zostały w § 421, a wydatki na szkolenie BHP pracowników na kwotę 600 zł w § 430. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430, zakup tonera do drukarki w § 475, natomiast wydatki na szkolenia pracowników w § 470.
Nie sporządzono zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2009 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor. Nie prowadzono ewidencji na kontach pozabilansowych, a ewidencja analityczna dochodów i wydatków z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej prowadzona była w formie „kart wydatków” łącznie dla operacji gotówkowych i bezgotówkowych. Powyższe uniemożliwiało kontrolę zgodności sald ujętych w księdze głównej i księgach pomocniczych (dotyczy kont 101, 130 i 132). Dodatkowo nie prowadzono ewidencji analitycznej dochodów na koncie 130. Ustalono, że ewidencja należności za usługę terapeutyczną i wyżywienie podopiecznych nie uwzględniała stanu należności/zobowiązań,
a ujmowała jedynie dokonane wpłaty i zwroty. Nie prowadzono ponadto ewidencji analitycznej ww. należności dotyczących poszczególnych podopiecznych. Skutkiem powyższego było m.in. niedokonanie w 2009 r. zwrotu dla podopiecznego
w wysokości 56,88 zł z tytułu zmiany decyzji Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie ustalającej wysokość opłaty za usługę terapeutyczną w miesiącu wrześniu. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie planów kont dotyczącymi sposobu prowadzenia ewidencji na poszczególnych kontach (dot. kont 130, 132, 101, 221, 980, 996, 998).
Stwierdzono ponadto, że wpłaty należności z tytułu korzystania z usługi terapeutycznej i wyżywienia dokonywane były przez podopiecznych zgodnie z przyjętą praktyką tj. codziennie za bieżący miesiąc. Terminy dokonywanych wpłat uzależnione były od terminów otrzymywania świadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast zgodnie z postanowieniami § 7 uchwały Nr XXX/745/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 grudnia 2008 r. w sprawie ustalenia szczegółowych zasad ponoszenia odpłatności za pobyt uczestników w Dziennym Domu Pomocy Społecznej przy ul. Potulickiej 40 (...) wpłaty z tytułu odpłatności za pobyt w ośrodku wsparcia dokonywane są do 15 dnia każdego miesiąca.
Zatwierdzona przez kierownika DPS nr 2 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych. Dokumentacja DPS nr 2 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała opisu systemu przetwarzania danych, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na koncie 760, a opis metod wyceny aktywów i pasywów dotyczył jedynie należności i roszczeń, środków pieniężnych i zobowiązań. Dodatkowo nie ujęto w dokumentacji: wykazu kont ksiąg pomocniczych, kont 140, 810 i 996 oraz paragrafu 096 w zakresie stosowanej klasyfikacji dochodów budżetowych. Stwierdzono ponadto, że ewidencja prowadzona była w księgach rachunkowych z wykorzystaniem m.in. następujących kont: 135/s, 851/s, 101/s, 132/dw, 400/dw, 101dw, 760dw, które również nie zostały ujęte w zakładowym planie kont jednostki. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 lit. a i c uor oraz załącznika nr 2 i § 12 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie planów kont. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej (w tym dotyczących wydatkowania środków publicznych, standardów kontroli finansowej i kontroli wewnętrznej), a także instrukcji przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów jednostki stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 6. pracowników (ok. 53 % etatów), stwierdzono 2 przypadki nieprawidłowego ustalenia stażu pracy pracownika (sprzątaczka, konserwator). Powyższe spowodowane było nieuwzględnieniem w zestawieniu okresów zatrudnienia urlopów bezpłatnych oraz uwzględnieniem okresu, w którym pracownik zarejestrowany był jako osoba bezrobotna ale bez przyznanego zasiłku. W związku z powyższym w miesiącach listopad-grudzień 2009 r. wypłacono pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku konserwatora dodatek za wysługę lat w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (łącznie o 15,40 zł). Kwestia prawidłowego ustalenia stażu pracy ww. pracowników uregulowana została w trakcie kontroli. Ustalono ponadto, iż w 2. przypadkach wypłacono nieprawidłowo ustaloną kwotę wyrównania z tytułu podwyżki wynagrodzenia zasadniczego (kucharz: 8,34 za mało, konserwator: 14,67 za dużo; kwoty nie uwzględniają wynagrodzenia chorobowego). Dodatkowo
w 1. przypadku dokonano nieprawidłowego pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim (kucharz: 255, 84 zł za dużo).
Akta osobowe pracowników DPS nr 2 prowadzone były przez kierownika DPS nr 2. Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz naliczania i wypłaty wynagrodzeń pracowników
DPS nr 2 był główny księgowy.
Kierownik DPS nr 2 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi Dziennego Domu Pomocy Społecznej Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
5. Sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Egzekwowanie od podopiecznych obowiązku uiszczania należności z tytułu odpłatności za usługę terapeutyczną i wyżywienie w terminie ustalonym uchwałą Rady Miasta Szczecin lub w związku ze stosowaną praktyką – rozważyć możliwość wystąpienia do dyrektora Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Szczecin o ustalenie w uchwale innego terminu płatności, odpowiadającego możliwościom finansowym zobowiązanych do ich uiszczania.
7. Zaciąganie zobowiązań jednostki i dokonywanie wydatków zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia.
8. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji.