Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 17.02.10 r. do 19.02.10 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 23 w Szczecinie przy ul. Mierniczej 10, zwanej dalej SP nr 23, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 118.474,31 zł, tj. 5,02 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r.
w kwocie 2.361.955 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich 16. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji (z wyjątkiem zapisów dokonanych w księdze głównej). Ewidencja kosztów oraz rozrachunków z dostawcami dokonywana była z datą zrealizowania wydatku, w związku z czym we wszystkich przypadkach zapis księgowy nie zawierał wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu (zarówno wyciągu bankowego i faktury) ani daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 16 skontrolowanych faktur stwierdzono 10 przypadków, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym została zapłacona, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• dekretacja wyciągów bankowych we wszystkich 14. skontrolowanych przypadkach dokonana była zbiorczo, bez wskazania kont ksiąg pomocniczych. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor. Podpis głównego księgowego dokonującego dekretacji wyciągów bankowych dotyczył ponadto sprawdzenia dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane
w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów;
• nie prowadzono ewidencji analitycznej na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, mimo że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont, ewidencja szczegółowa do konta powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów;
• w 2. przypadkach (na 16 skontrolowanych) ujawniono uchybienie, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 23 w paragrafie klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki za odprowadzenie ścieków wraz z opłatą abonamentową na łączną kwotę 578,42 zł ujęte zostały w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430.
Dokumentacja SP nr 23 nie spełniała wymogu określonego w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Nie uwzględniała bowiem standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). Dodatkowo w dokumentacji SP nr 23, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał ponadto kont: 080 – „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,
221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, mimo że konta te zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie planów kont oraz dotyczyły one operacji gospodarczych występujących w jednostce. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 2 - 3 uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej m.in. regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych i regulaminu komisji przetargowej, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, gospodarki kasowej i inwentaryzacji składników majątkowych stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
W 4. przypadkach (na 6 skontrolowanych) nie zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 23, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, gospodarki kasowej i inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji dowodów księgowych oraz zapisów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.