Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 15.01.10 r. do 19.01.10 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 30 w Szczecinie przy ul. P. Skargi 18, zwanym dalej PP nr 30, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 62.605,37 zł, tj. 6,95 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich 15. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe dotyczące faktur nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• dekretacja wszystkich dokumentów (m.in. faktur i wyciągów bankowych) sporządzana była w formie wydruku z ewidencji. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w dokumentacji PP nr 30 nie określono osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli wyciągów bankowych;
• na wszystkich 15. skontrolowanych fakturach nie odnotowano zatwierdzenia do zapłaty ani stwierdzenia zakwalifikowania, bądź nie, do wydatków strukturalnych, mimo że zgodnie z zapisami instrukcji kontroli i obiegu dokumentów PP nr 30, dowody dotyczące wydatków powinny zawierać ww. elementy. Podkreślić należy jednak, iż każda faktura podpisywana była przez dyrektora PP nr 30 na dowód dokonania kontroli merytorycznej. Dodatkowo we wszystkich przypadkach zapisy księgowe dotyczące faktur zawierały odwołanie do poleceń księgowania, które nie były jednak sporządzane. W 13. przypadkach (na 15. skontrolowanych) nie wskazano na fakturze działu i rozdziału klasyfikacji budżetowej, a dodatkowo w 12. przypadkach także źródła finansowania wydatku;
• zgodnie z zapisami instrukcji kontroli i obiegu dokumentów, obowiązującej w PP nr 30, faktury i rachunki księguje się do danego okresu sprawozdawczego, jeżeli wpłyną do jednostki do 5-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je wystawiono. Na skontrolowanych dokumentach nie było nanoszonej daty wpływu do jednostki, co uniemożliwiało weryfikację prawidłowego ujęcia dokumentu w poszczególnych okresach sprawozdawczych;
• w 4. przypadkach (na 15 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 30 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki za odprowadzenie ścieków wraz
z opłatą abonamentową na łączną kwotę 1.203,01 zł ujęte zostały w § 426, a wydatki na usługi takie jak wysyłka i pakowanie na kwotę 43,70 zł w § 421. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430.
• 3 faktury spośród 15. skontrolowanych zostały uregulowane po terminie (średnio 7 dni opóźnienia), co było niezgodne z postanowieniami ówcześnie obowiązującego art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp (obecnie art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – Dz. U. Nr 157, poz. 1240), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Zatwierdzona przez dyrektora PP nr 30 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 uofp oraz nie uwzględniała obowiązujących standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo w dokumentacji PP nr 30, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń (z wyjątkiem konta 130), zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz opisu systemu informatycznego. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał ponadto kont: 014 – „Zbiory biblioteczne”, 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz dotyczyły one operacji gospodarczych występujących w jednostce. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a - c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej m.in. regulaminu zamówień publicznych i regulaminu komisji przetargowej, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, instrukcji kasowej oraz instrukcji kontroli i obiegu dokumentów stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo stwierdzono, że zapisy dotyczące gospodarki kasowej i inwentaryzacji uregulowane zostały równocześnie w procedurach kontroli finansowej i odrębnych instrukcjach. Powyższe stanowić może przyczynę powstawania nieścisłości czy sprzeczności dotyczących działania jednostki w ww. obszarach.
W 1. przypadku (na 2 skontrolowane) dyrektor PP nr 30 nie zrealizował
w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11
i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Dyrektor PP nr 30 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). Stwierdzono jednak, że powyższe informacje przekazywane były do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta, a nie do wydziału nadzorującego tj. Wydziału Oświaty.

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizacja i uzupełnienie dokumentacji PP nr 30, dotyczącej m.in. zasad rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, gospodarki kasowej oraz zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dokonywanie opisu, dekretacji, zatwierdzenia do zapłaty dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi.
4. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
5. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
6. Przekazywanie informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta.