Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 09.03.10 r. do 11.03.10 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 59 w Szczecinie przy ul. Dąbskiej 105, zwanej dalej SP nr 59, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 104.438,81 zł, tj. 5,17 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r.
w kwocie 2.020.833 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich 32. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji. Ewidencja kosztów dokonywana była z datą zrealizowania wydatku, w związku z czym we wszystkich przypadkach zapis księgowy nie zawierał wskazania numeru identyfikacyjnego faktury/rachunku, a dodatkowo w 30. przypadkach również daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 32 skontrolowane faktury/rachunki stwierdzono 22 przypadki, kiedy faktura/rachunek zaksięgowana została w koszty miesiąca,
w którym została zapłacona, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli wyciągów bankowych dokonana była zbiorczo, bez wskazania kont ksiąg pomocniczych. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor. Podpis głównego księgowego dokonującego na fakturach/rachunkach m.in. potwierdzenia zgodności z planem, w przypadku wszystkich objętych badaniem dowodów (32) dotyczył ponadto sprawdzenia pod względem formalno - rachunkowym. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. W toku kontroli stwierdzono drobne uchybienia dotyczące wskazania osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli dowodów księgowych;
• nie prowadzono ewidencji na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, mimo że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług;
• w 4. przypadkach (na 32 skontrolowane) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 59 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na: zakup tonerów i tuszu do drukarek na kwotę 334,28 zł ujęte zostały w § 421, zakup usług remontowych na kwotę 70,60 zł w § 430 oraz opłatę abonamentową (faktury za wodę i odprowadzenie ścieków) na łączną kwotę 28 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup tonerów i tuszu do drukarek ujmuje się w § 475, zakup usług remontowych w § 427,a zakup usług pozostałych w § 430.
Dokumentacja SP nr 59 nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 59, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto metod wyceny aktywów i pasywów (z wyjątkiem należności, roszczeń, środków pieniężnych i zobowiązań) oraz opisu systemu przetwarzania danych. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał ponadto kont: 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, 234 – „ Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, mimo że konta te zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie planów kont oraz dotyczyły one operacji gospodarczych występujących w jednostce. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 2 i pkt. 3 lit. c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, gospodarki kasowej i inwentaryzacji składników majątkowych stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). Stwierdzono jednak, że powyższa informacja dotycząca I-szego półrocza 2009 r. przekazana została do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta, a nie do wydziału nadzorującego tj. Wydziału Oświaty.

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 59, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, gospodarki kasowej i inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych oraz zapisów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.