Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 19 kwietnia do 18 maja 2010 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 3 przy ul. Potulickiej 62 (zw. dalej PP nr 3) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2009 r.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/50/10 podpisanym w dniu 21 maja 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 czerwca 2010 r.
W wyniku porównania danych zawartych w sprawozdaniu Rb-28s z ewidencją analityczną generowaną z systemu Vulcan wykonanie wydatków budżetowych w § 4010 i § 4040 wg sprawozdania było niezgodne z wykonaniem wykazanym w tych paragrafach w ewidencji analitycznej o in+/in- 39.748,72 zł.
Stało to w sprzeczności z zapisami art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem
i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Dodatkowe wynagrodzenie roczne należne pracownikom w związku z pracą wykonywaną na podstawie stosunku pracy zaksięgowane zostało w kwocie brutto na konto 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, zamiast na koncie 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, co było niezgodne z opisem konta 231 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych do wynagrodzeń.
Analiza zawartych przez PP nr 3 umów najmu wykazała, że:
1/ nie naliczano odsetek ustawowych od płatności uregulowanych po terminie zapłaty wskazanym w umowach (dla 3. z 4. umów kwota potencjalnych odsetek ustawowych wyniosłaby za 2009 r. 52,52 zł), co było niezgodne z art. 17 ust.1 pkt 3 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału,
2/ umowy nie zawierały zatwierdzenia radcy prawnego (4 z 4. umów).
Analiza wpłat za przedszkole wykazała, że Główny księgowy PP nr 3 naliczał odsetki za nieterminowe regulowanie płatności, ale nie wystawiał wezwań do zapłaty.
W 2009 r. PP nr 3 poniosło wydatki w wysokości 1.969.133,20 zł. Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków wykazała, że:
1/ dowody księgowe, którymi faktury/rachunki wprowadzane były do ksiąg rachunkowych nie zawierały daty operacji gospodarczej, wszystkie faktury/rachunki płatne przelewem nie zawierały wskazania dotyczącego źródła finansowania,
a wszystkie płatne gotówką – księgowane były z pominięciem konta 201; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 4 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji i wskazanie dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz opisem konta 201 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług,
2/ dokumenty źródłowe w postaci faktur/rachunków zakupu, wyciągów bankowych i załączników do raportów kasowych, nie zawierały oznaczeń dotyczących rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego pod jakim zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych, co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 1 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. wymienione elementy;
3/ 5 z 49. faktur zawierało nieprawidłowe dane (m.in. NIP i data sprzedaży) lub ich nie zawierało (nazwa nabywcy), a do dokumentów nie wystawiono not korygujących, co było niezgodne z zapisami § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.), wg których, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
4/ zaewidencjonowano wydatki za wodę i ścieki w § 4260, opłatę za aktualizację programu komputerowego - w § 4750, renowację drzwi – w § 4210, badania profilaktyczne – w § 4300; było to niezgodne z Załącznikiem nr 4 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wymienionych wydatków służą paragrafy: 4260 dla wody i 4300 - dla ścieków i opłaty abonamentowej, 4300 – dla aktualizacji programu komputerowego, 4270 – dla renowacji drzwi i 4280 – dla badań profilaktycznych,
5/ 1. z 49. faktur (faktura nr 00289-09 na kwotę 2957,43 zł) zapłacona została 4 dni po terminie płatności wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki: 4,21 zł),
6/ 4 z 49. faktur/rachunków, których płatność realizowana była w formie gotówkowej nie zawierały potwierdzenia odbioru gotówki, adnotacji „zapłacono” lub innej, potwierdzającej płatność gotówką.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że w 2009 r. nie sporządzono notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku lub notatki uzasadniającej nieprzeprowadzenie tej analizy do rachunku nr 17/2009 za wykonanie prac ziemnych; notatka znajdująca się w dokumentacji przedszkola wykonana została i podpisana przez przedstawiciela wykonawcy. W dokumentacji przedszkola nie było również notatki z przeprowadzonej analizy rynku do faktury nr 16/XIIB/2009 za montaż okien. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku i która będzie zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń osobowych 6. pracowników PP nr 3 za 2009 r. stwierdzono, że:
1/ w zakresie prawidłowości prowadzenia akt osobowych i przyznawania wynagrodzeń:
 sposób prowadzenia przez akt osobowych pracowników był niezgodny z zapisami § 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg którego akta winny być prowadzone w podziale na części: A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia; dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach winny być ponadto ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów; w PP nr 3 dokumentacja zawarta w aktach osobowych podzielona była na grupy tematyczne dokumentów (m.in. umowy, zmiany angażu, nagrody), akta ponumerowane wg tych grup i zawierające wykaz dokumentów wg tych grup; w aktach osobowych nie było ponadto m.in. dokumentów dotyczących bhp i p.poż (skierowania na badania, orzeczenia lekarskie, zaświadczenia o szkoleniach), które przechowywane były poza aktami osobowymi, a dokumentacja dotycząca kursów i szkoleń ukończonych w trakcie trwania stosunku pracy i akty nadania stopnia awansu zawodowego gromadzone były w części A,
 w aktach osobowych następujących pracowników PP nr 3 brakowało dokumentów: Główny księgowy (potwierdzających zatrudnienie w okresach: 01.10.1993 – 31.12.1993, 01.01.1998 – 31.08.2001), konserwator (potwierdzających przyznanie wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 600,00 zł w miesiącu maju i czerwcu 2009 r., oświadczenia o zapoznaniu się
z „Regulaminem pracy”), pomoc nauczyciela (potwierdzających zatrudnienie w okresach: 01.09.1972 – 31.12.1972, 01.02.1973 – 07.08.1973, zakresu czynności dla stanowiska pomoc nauczyciela), nauczyciel (potwierdzających zatrudnienie w okresie 01.09.1982 – 30.10.1993 w PP nr 34, przyznanie dodatku motywacyjnego w kwocie 95,30 zł w miesiącach wrzesień – grudzień 2009 r. oraz potwierdzających średnie wykształcenie), nauczyciel (potwierdzających przyznanie dodatku motywacyjnego w kwotach: 65,50 zł, 90,75 zł, 95,30 zł, tj. za cały 2009 r.);
powyższe było niezgodne z: 1/ zapisami § 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz § 6 ust. 2 pkt 2 tego rozporządzenia, wg którego dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, w tym m.in. umowy o pracę i zakresy czynności winny być gromadzone w części B akt osobowych, 2/ Załącznikiem do ówcześnie obowiązującego Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r.
w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zgodnie z którym w ramach struktury organizacyjnej każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,
 zakres czynności Głównego księgowego zawierał zapisy dotyczące głównie naliczania wynagrodzeń, rozliczeń podatkowych i rozliczeń z ZUS-em; zakres nie zawierał żadnych innych zapisów związanych m.in. z prowadzeniem rachunkowości przedszkola, regulowaniem płatności, kontrolą operacji gospodarczych i finansowych oraz dokumentów z tym związanych, tj. czynności faktycznie wykonywanych przez pracownika,
 umowa o pracę zawarta z konserwatorem na czas określony została zawarta na nieprawidłowy okres czasu tj. 01.09.2009 – 01.09.2009,
2/ w zakresie prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń:
- wynagrodzenie konserwatora naliczane było za wymiar czasu niezgodny z zawartą umową (wg umowy 4/8 etatu, naliczano za 5/8 etatu, faktyczny wymiar czasu pracy
– 5/8 etatu); wymiar czasu pracy niezgodny z umową zastosowano także przy naliczaniu godzin nadliczbowych pracownika,
- premia uznaniowa naliczona pomocy nauczyciela w miesiącu sierpniu 2009 r. nie została pomniejszona o 8 dni chorobowego z miesiąca lipca 2009 r., co było niezgodne z § 6 ust. 2 obowiązującego w PP nr 3 „Regulaminu premiowania pracowników (…)”, wg którego premia ulega obniżeniu o jeden punkt procentowy za każdy dzień zwolnienia lekarskiego,
- wykazy premii przekazywane do naliczenia zawierały dwukrotnie wykazywaną premię dla jednego z pracowników; premia naliczana była tylko jednorazowo, ale wykazy nie zostały skorygowane,
- wynagrodzenie zasadnicze za 2,5 h czasu pracy naliczane było pracownikowi począwszy od miesiąca września 2009 r. niezgodnie z zawartą umową (wg umowy 480,00 zł, naliczano 482,00 zł),
- wynagrodzenie pracowników z tytułu przepracowanych godzin nadliczbowych naliczane było przy zastosowaniu wskaźnika „178”, a nie normatywnego czasu pracy obowiązującego w miesiącach 2009 r., w których przepracowane godziny nadliczbowe miały miejsce; było to niezgodne z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62 poz. 289 ze zm.), wg którego, przy ustalaniu należności m.in. dotyczących dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych dla pracowników otrzymujących wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką miesięczną, wynagrodzenie za 1 godzinę ustala się dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- nauczycielom, którzy wypracowali w okresie styczeń – kwiecień 2009 r. godziny dodatkowe nie naliczono wyrównania wynagrodzeń w tym zakresie w związku z podwyżkami płac, które miały miejsce w miesiącu kwietniu 2009 r., z mocą od 01.01.2009 r.,
- w miesiącu grudniu 2009 r. pomniejszając wynagrodzenie zasadnicze nauczyciela o 11 dni chorobowego przyjęto do wyliczenia wynagrodzenia za 1 dzień 31 dni zamiast 30 dni, w wyniku czego zawyżono naliczone wynagrodzenie o kwotę 23,21 zł brutto; było to niezgodne z art. 11 ust. 5 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 31 poz. 267 ze zm.), wg którego ilekroć przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego lub jego wysokości okres jest oznaczony w miesiącach, za miesiąc uważa się 30 dni.
Rozbieżności pomiędzy informacjami zawartymi w dokumentacji pracowniczej i danymi z jakich Główny księgowy korzystał przy naliczaniu wynagrodzeń (stawki wynagrodzeń, wymiar czasu pracy) wynikają przede wszystkim z wadliwie funkcjonującego w jednostce systemu przepływu informacji kadrowej, który powinien zostać przeanalizowany i skorygowany.
W trakcie analizy funkcjonujących w PP nr 3 uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono niżej opisane braki.
„Zasady (polityka) rachunkowości” - nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości w szczególności dotyczące m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w tym określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; w Zakładowym Planie Kont stanowiącym załącznik do Zasad „Rozliczenie dochodów budżetowych” było ponadto prowadzone na koncie 221, zamiast na koncie 222, co było niezgodne z opisem do kont 221 i 222 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 221 dotyczy „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, a konto 222 - „Rozliczenia dochodów budżetowych”.
Instrukcja obiegu, kontroli dokumentów finansowo – księgowych – brak załącznika „Schemat ogólny dowodu księgowego”, o którym mowa była w § 3 pkt 2 Instrukcji.
„Regulamin w sprawie udzielania zamówień publicznych” – nieaktualna kwota euro (jest 6.000 euro) i podstawa prawna.
„Procedury kontroli finansowej” – brak opisu procedury pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych; było to niezgodne z art. 47 ust. 2 i 3 uofp, wg którego kontrola finansowa obejmuje m.in. wymienione elementy, a procedury w formie pisemnej ustala kierownik jednostki.
Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – nieaktualny skład Komisji Socjalnej (sekretarz Komisji nie był od 01.09.2009 r. pracownikiem przedszkola), Regulamin nie został uzgodniony z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, co było niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), wg którego obowiązek taki powinien być spełniony w związku z brakiem działającej w przedszkolu zakładowej organizacji związkowej.
W toku kontroli ustalono ponadto, że Dyrektor PP nr 3 wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r.
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 3:
1. przegląd akt osobowych wszystkich pracowników przedszkola celem ich uporządkowania i skompletowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. usprawnienie systemu przepływu informacji kadrowych do celów finansowo – księgowych celem wyeliminowania danych nierzetelnych,
3. naliczanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności na rzecz przedszkola oraz wprowadzenie obowiązku wystawiania wezwań do zapłaty,
4. naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencja zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych przy zakupach do 14 tysięcy euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,
7. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.