Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 16.04. – 25.05.2010 r. przeprowadził kontrolę w VII Liceum Ogólnokształcącym ul. J. Styki 13 w Szczecinie, zw. dalej VII LO, w temacie kontroli gospodarki finansowo – księgowej za 2009 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/47/10 podpisanym w dniu 9 czerwca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.07.2010 r.
VII LO prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2009 r. dochody budżetowe w wysokości 101.530,65 zł, co stanowiło 1.846% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 4.779.585 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 VII LO w 2009 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 206.016,68 zł, co stanowiło 103% zaplanowanej kwoty (w tym stan środków pieniężnych na koniec okresu w wysokości 32.137,76 zł).
W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niedostatecznej kontroli głównego księgowego nad obszarem finansowo – rachunkowym a dyrektora VII LO nad całością występujących zdarzeń gospodarczych.
W toku badania funkcjonującego w VII LO systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązująca polityka rachunkowości nie zawierała metod ustalania wyniku finansowego oraz wersji stosowanego oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, opisu systemu przetwarzania danych z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Polityka rachunkowości zawierała ponadto nieaktualną podstawę prawną co narusza art. 10 ust. 2 uor, według którego Dyrektor ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.
Obowiązujący w VII LO plan kont był niedostosowany do wymogów Załącznika nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont – nie było prowadzonej ewidencji na koncie 140 – „Inne środki pieniężne”, nie było ono również ujęte w Zakładowym Planie Kont. Plan Kont nie ujmował ponadto konta 750 – przychody i koszty finansowe według pozycji planu finansowego (paragrafy). Na paragrafy podzielone było konto 700 – sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia i 760 – pozostałe przychody i koszty. Zakładowy Plan Kont zawierał m.in. konta: 131 – rachunki bieżące, 139 – inne rachunki bankowe, które nie dotyczą zjawisk gospodarczych występujących w jednostkach budżetowych. Ewidencja na koncie 400 nie była prowadzona według pozycji planu finansowego. Według Załącznika nr 2 rozp. o planach kont, ewidencja na kontach 400 i 750 powinna być prowadzona według pozycji planu finansowego.
Stwierdzono ponadto dokonywanie w dokumentach księgowych poprawek zapisu przez skreślenie i użycie korektora bez podpisu i umieszczania daty obok skorygowanej wartości, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, według którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Powyższe dotyczyło następujących dokumentów: faktura VAT nr 1141FV/2009 z dnia 28.10.2009 r., rachunek nr 28/2009 z dnia 14.10.2009 r., rachunek nr 27/2009 z dnia 14.10.2009 r., faktura VAT nr 3639/2009/FVAT z dnia 18.04.2009 r., faktura VAT nr 146/2009 z dnia 29.04.2009 r. oraz niżej opisanych ksiąg inwentarzowych.
Osobą odpowiedzialną w VII LO za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.
W toku kontroli ksiąg inwentarzowych wykazano, że zapisy w nich zawarte nie w każdym przypadku umożliwiały identyfikację wpisanego środka względem dowodu księgowego. Nie był wykazany stan posiadanych środków w podziale na kategorie
a poszczególne lata nie były podsumowane. W księgach inwentarzowych dokonywano zapisów ołówkiem oraz skreśleń i używano korektora bez umieszczania daty i podpisu. Było to niezgodne z art. 23 ust. 1 uor, według którego zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, a według art. 24 ust. 1 uor księgi rachunkowe, w tym m.in. księgi pomocnicze (inwentarzowe) powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. W VII LO osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych była specjalista ds. kadr.
W toku kontroli wydatków budżetowych za 2009r. ustalono, że na 24 skontrolowane faktury na łączną kwotę 1.523.531,37 zł:
• W 2. przypadkach na łączną kwotę 2.778,80 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 7583/2009, 77530/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 14 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z ówcześnie obowiązującymi postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 4 objęte badaniem dowody księgowe na łączną kwotę 30.188,31 zł (rachunki nr: 27/2009 i 28/2009 za usunięcie awarii instalacji CO oraz faktury nr: 1/06/2009 za dokumentację projektową boiska i 09-163 za budowę boiska) zostały zapłacone po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło od 2 do 21 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 173,24 zł.
• W 18. przypadkach dowody księgowe nie miały uzupełnionej daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty. Takie postępowanie uniemożliwia ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty a tym samym podważa stosowaną metodę kontroli dokumentów. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty.
• W 2. przypadkach na łączną kwotę 7.318,31 zł (rachunki nr: 27/2009 i 28/2009 za usunięcie awarii instalacji CO) dowody księgowe zostały zadekretowane w § 4300 a w ewidencji ujęte w paragrafie 4270.
• W 2. przypadkach na łączną kwotę 24.076,17 zł (faktury nr: 1909/2009/FVAT za pobyt pracowników w Pogorzelicy i 146/2009 za dostawę i montaż okien) dowody księgowe nie były sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym, co było niezgodne z § 5 obowiązującej w VII LO Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według którego kontrolujący w dowód wykonania kontroli formalno – rachunkowej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę przeprowadzenia kontroli, opatrując klauzulę własnym podpisem.
• Wydatki przekraczające kwotę 3.000 zł brutto na łączną kwotę 26.668,31 zł (rachunki nr: 27/2009 i 28/2009 za usunięcie awarii instalacji CO oraz faktura nr 1/06/2009 za dokumentację projektową boiska) nie zostały poprzedzone analizą rynku i nie zostały sporządzone stosowne notatki służbowe, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
• Notatki służbowe do wydatków powyżej 3.000 zł brutto na łączną kwotę 24.671,32 zł (faktury nr: 101/2009 za art. oświetleniowe, 207/2009 za remont podłóg i 41/2009 za pomiary elektryczne) nie zawierały informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro co było niezgodne z ww. zapisami Zarządzenia Nr 235/08.
• Raport kasowy nr 6/2009 za okres 16 – 25.02.2009 r. zawierał niechronologiczne zapisy, co było sprzeczne z § 26 obowiązującej w VII LO Instrukcji kasowej, wg którego wpłaty i wypłaty wpisywane są do raportu kasowego chronologicznie.
• Fakturę gotówkową nr 14/09/09 za pobyt grupy polsko – niemieckiej w Darłowie z datą wystawienia i zapłaty 22.09.2009 r. główny księgowy ujął w raporcie kasowym RK nr 21/2009 obejmującym dowody gotówkowe z przedziału czasowego 15 – 31.10.2009 r. i zaewidencjonował pod datą raportu kasowego 29.10.2009 r., co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2009r. stwierdzono, że na 8 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 43.408,07 zł:
• 5 objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 21.809,67 zł (faktury nr: FV00134/09 za sprzęt nagłaśniający, 1/09/2009/MP za wykonanie podłogi, FS52/2009 za montaż wykładziny, 18183/09V za abonament Vulcan i 50/12/2009 za przegląd techniczny budynku) zostało zapłaconych po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło od 1 do 16 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 56,76 zł.
• W 5. przypadkach dowody księgowe nie miały uzupełnionej daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty.
• Notatka służbowa do wydatku na 4.950 zł (faktura nr 1/09/2009/MP) nie zawierała informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro co było niezgodne z ww. zapisami Zarządzenia Nr 235/08.
W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 ze zm), zwanej dalej pzp stwierdzono, że w VII LO wystąpiły przypadki, gdzie proces ten przebiegał nieprawidłowo. W wyniku analizy 3. z 8. objętych kontrolą umów stwierdzono: 1. umowa nr 3/2009/R z dnia 30.03.2009 r. na kwotę 17.960 zł brutto na montaż wykładziny PCV nie była zaopiniowana przez radcę prawnego oraz nie była podpisana przez Wykonawcę. 2. umowa (nie było numeru) z dnia 2.03.2009 r. na łączną kwotę 5.221,60 zł brutto na dostawę sprzętu nagłośnieniowego nie była zaopiniowana przez radcę prawnego 3. notatka służbowa sporządzona przed zawarciem umowy (nie było numeru) z dnia 3.03.2009 r. na łączną kwotę 32.194,50 zł brutto na dostarczenie i montaż okien nie zawierała przedmiotu (ujęto w niej jedynie cenę 1 okna) oraz wartości szacunkowej całego zamówienia, daty sporządzenia oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za analizę. Wszystkie ww. umowy poprzedzone zostały analizą rynku, z której sporządzone zostały notatki służbowe nie zawierające szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z wyżej przytoczonym Zarządzeniem nr 235/08.
W toku kontroli dochodów budżetowych za 2009r. ustalono, że na 20 zawartych umów najmu (w tym użyczenia i dzierżawy):
• Wszystkie nie miały nadanego numeru.
• 10 umów oraz wszystkie zawarte aneksy do tych umów nie były zaopiniowane przez radcę prawnego.
W wyniku kontroli dokumentacji księgowej stwierdzono, że główny księgowy wystawiał noty obciążeniowe za bezumowne zajmowanie mieszkania będącego w zasobach szkoły. Umowa najmu została wypowiedziana w dniu 15.06.2000 r. z terminem opuszczenia lokalu do dnia 31.07.2000 r. Do dnia zakończenia kontroli Najemca użytkował ww. lokal bezumownie i do VII LO nie wpłynęła w 2009 r. z tego tytułu żadna należność.
W wyniku analizy 19. faktur wystawionych w miesiącu listopadzie stwierdzono, że w 5. przypadkach na łączną kwotę 1.916,22 zł. zostały one zapłacone w kolejnym miesiącu po terminie w tym w 3. na łączną kwotę 874,34 zł w styczniu roku 2010.
Z tytułu przekroczenia terminu zapłaty główny księgowy nie naliczał odsetek.
Zatwierdzona przez Dyrektora VII LO dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• procedury kontroli wewnętrznej wraz ze standardami, procedury dotyczące zamówień publicznych z aneksami, polityka rachunkowości, instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna i instrukcja kasowa nie posiadały bądź zawierały nieaktualną podstawę prawną.
• nie było regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 Załącznika Nr 1 do ww. zarządzenia nr 235/08.
• procedury kontroli wewnętrznej, instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna i kasowa nie wskazywały daty wejścia w życie.
Powyższe dokumenty nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcie ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
Główny księgowy spełniał wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
W wyniku kontroli 5 akt osobowych pracowników VII LO oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień.
Dyrektor VII LO zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur wewnętrznych,
2. bieżące i rzetelne prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
3. właściwą kontrolę i kwalifikowanie dowodów księgowych,
4. terminowe regulowanie płatności,
5. uzupełnienie planu kont o brakujące konta oraz zasady klasyfikacji zdarzeń,
6. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
7. stosowanie Zarządzenia PM Nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. oraz dostosowanie w tym zakresie odpowiednich procedur,
8. dokonywanie obrotu gotówkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz dostosowanie w tym zakresie odpowiednich procedur,
9. nadanie numeracji zawieranym umowom najmu oraz przestrzeganie wymogu opiniowania ich przez radcę prawnego UM,
10. podjęcie czynności mających na celu rozwiązanie sytuacji bezumownego zajmowania lokalu mieszkalnego,
11. naliczanie odsetek ustawowych za nieterminowe płacenie należności,
12. aktualizację i uzupełnienie wymienionych w wystąpieniu instrukcji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych oraz dat obowiązywania.