Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 13.05. – 20.05.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 43 ul. Gierczaka 33 w Szczecinie, zw. dalej PP 43, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/54/10 podpisanym w dniu 20 maja 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 czerwca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 63.693,85 zł, tj. 6,5 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 981.947,21 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 4 z 18. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 2.606,07 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 574/2009, 24230/2009, 11673/2009, 14632/2009) zostało zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (faktury, wyciągi bankowe) na łączną kwotę 63.693,85 zł nie były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, co było niezgodne z pkt 2.2 i 2.3 obowiązujących w PP 43 procedur wewnętrznej kontroli finansowej, według których kontrolę dokumentu realizuje się przez sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym umieszczając datę i podpis osoby dokonującej czynności kontrolnych.
• Wszystkie objęte badaniem faktury (18 pozycji) nie zawierały informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS).
• Wszystkie objęte badaniem dowody (18 pozycji: faktury i dotyczące ich wyciągi bankowe) nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, dodatkowo dekretacja wyciągów bankowych dokonywana była zbiorczo, bez wskazania sposobu ujęcia w księgach rachunkowych poszczególnych operacji. co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy oraz między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
• 2 z 18. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 1.349,84 zł (faktury nr: 24230/2009, 11673/2009 ) zostało poddanych zatwierdzeniu do zapłaty po zapłacie. Takie postępowanie podważa celowość stosowanej kontroli dokumentów, gdyż odbywa się ona już po fakcie dokonania wydatku. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii kolejności przeprowadzanej kontroli i zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty.
Zatwierdzona przez Dyrektor PP 43 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Zarządzenie w sprawie dokumentacji i przyjętych zasad rachunkowości oraz polityka rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną i nie przywoływały metod ustalania wyniku finansowego, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii odpowiedzialności poszczególnych osób biorących udział w obiegu dowodów księgowych pod kątem ich opisywania i akceptacji, w tym: kontroli pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym oraz zatwierdzania kwot do wypłaty.
• Instrukcja inwentaryzacyjna oraz instrukcja kasowa zawierały nieaktualną podstawę prawną.
• Dokumentacja dotycząca procedur wewnętrznej kontroli finansowej nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych.
Powyższe dokumenty nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcie ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
W 2009 r. Dyrektor PP 43 nie zrealizowała zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji z przeprowadzonych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Dyrektor PP 43 w 2009 r. zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. dokonywanie dekretacji i sprawdzania dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
3. uzupełnienie polityki rachunkowości, zarządzenia w sprawie przyjętych zasad rachunkowości oraz instrukcji obiegu i kontroli dokumentów o brakujące zapisy,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
5. zapoznanie pracowników PP 43 z obowiązującymi regulaminami wewnętrznymi,
6. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.