Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 16.04.10 r. do 17.05.10 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 64 w Szczecinie przy ul. Rayskiego 9, zwaną dalej SP nr 64, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2009 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 czerwca 2010 r.
SP nr 64 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej. W 2009 r. SP nr 64 uzyskała dochody w wysokości 268.658,32 zł, w tym dochody własne stanowiły 262.737,25 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 3.528.471,60 zł, co stanowiło 100,00% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 285.338,61 zł, tj. 94,62 % zaplanowanych.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2009 r. wyniosło łącznie 3.813.810,21 zł, na podstawie próby w wysokości 216.214,69 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• zapisy księgowe nie zawierały w 18. przypadkach (na 20 skontrolowanych) wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z zapisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002, Nr 76, poz.694 ze zm.; obecnie j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 20 skontrolowanych faktur stwierdzono 6 przypadków, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli faktur (20 faktur zakupu, 43 faktury sprzedaży) nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych. Dodatkowo wszystkie faktury sprzedaży (43) nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor;
• przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, w 3. przypadkach (na 7 skontrolowanych) nie przeprowadzono analizy rynku, w 2. przypadkach notatka służbowa zawierała określenie szacunkowej kwoty zamówienia w kwocie brutto, a dodatkowo nie została podpisana przez osobę sporządzającą. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin oraz pomocniczo art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Stwierdzono także drobne uchybienia dotyczące rozbieżności dat przekazania placu budowy do wykonawstwa i dat zakończenia prac wskazanych w umowie i w protokołach;
• w 3. przypadkach (na 20 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 64 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na opłaty związane z dostawą gazu i energii elektrycznej na łączną kwotę 319,66 zł ujęte zostały w § 430. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.; obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. - Dz. U. Nr 38, poz. 207), wg którego wydatki związane z opłatami za dostawę energii elektrycznej, cieplnej i innej, gazu oraz wody ujmuje się w § 426.
Dodatkowo zapisy w ewidencji dot. zobowiązań uregulowanych gotówką jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego, natomiast ewidencja analityczna wydatków gotówkowych z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej prowadzona była na koncie 101 – „Kasa”, co niezgodne było z przyjętymi w SP nr 64 zasadami ewidencji. Dekretacja raportów kasowych sporządzana była w formie wydruku z programu służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, co nie zostało uregulowane w procedurach SP nr 64.
Nie sporządzono ponadto zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2009 roku (dot. rozrachunków), co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor. Nie prowadzono ewidencji na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, a ewidencja analityczna prowadzona na koncie 130 – „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” nie obejmowała dochodów z § 097. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. W 2010 r. ewidencja na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” jest już prowadzona.
Stwierdzono ponadto, iż ewidencja środków trwałych prowadzona była w formie karty amortyzacji środków trwałych, mimo że zgodnie z postanowieniami instrukcji kontroli wewnętrznej oraz obiegu dokumentów finansowo – księgowych SP nr 64 ewidencja środków trwałych prowadzona jest w księgach inwentarzowych.
Dokumentacja SP nr 64 nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 64 dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości nie wskazano aktualnej wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, mimo że art. 10 ust. 2 uor nakładał na kierownika jednostki taki obowiązek. W powyższej dokumentacji nie ujęto szczegółowego wykazu kont ksiąg pomocniczych (dot. rozrachunków). Zakładowy plan kont SP nr 64, obowiązujący w 2009 r., nie uwzględniał ponadto konta 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, co zostało uzupełnione w 2010 r. Powyższe naruszyło postanowienia załącznika nr 2 oraz § 12 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Podstawę prawną regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi, regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz statutu SP nr 64 stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
W trakcie kontroli umów najmu i dzierżawy, realizowanych przez SP nr 64 w 2009 r., stwierdzono uchybienia dotyczące określenia terminu płatności oraz okresu obowiązywania umowy najmu mieszkania funkcyjnego. W trakcie kontroli zmieniono zapisy umowy dot. terminu płatności.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5 pracowników (ok. 8 % zatrudnionych pracowników), stwierdzono uchybienia polegające w 2. przypadkach na zawyżeniu naliczonego i wypłaconego w miesiącu kwietniu wyrównania wynagrodzenia za dodatkowo przepracowane godziny o kwotę 61,59 zł (nauczyciele). Powyższe spowodowane było omyłkowym uwzględnieniem godzin przepracowanych w grudniu 2008 r. Stwierdzono ponadto 2 przypadki, w których nie pomniejszono dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego o łączną kwotę 416,61 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono, iż pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku specjalisty ds. płac i rozliczeń ZUS pismem z dnia 26.08.2009 r. przyznano nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy (wg pisma nabycie prawa 30.08.2009 r.) i wypłacono
w dniu 27.08.2009 r., mimo że według zestawienia okresów zatrudnienia pracownik nabył prawo do tej nagrody dopiero w dniu 24.09.2009 r.
Wysokość przyznanego i wypłaconego głównemu księgowemu dodatku funkcyjnego w okresie kwiecień – sierpień 2009 r. była niższa (o 86 zł miesięcznie, łącznie 430 zł) niż wysokość dodatku przysługująca na tym stanowisku. Dodatkowo pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku specjalisty ds. płac i rozliczeń ZUS przyznane zostało wynagrodzenie zasadnicze wg kategorii zaszeregowania wyższej, niż obowiązujące na tym stanowisku.
W aktach osobowych pracowników, zatrudnionych na stanowisku nauczyciela nie było informacji dotyczącej zwiększenia stawki wynagrodzenia zasadniczego od miesiąca stycznia 2009 r., a dodatkowo w 1. przypadku również informacji dotyczącej wysokości dodatku funkcyjnego za wychowawstwo klasy w okresie styczeń – sierpień 2009 r.
Akta osobowe pracowników SP nr 64 prowadzone były przez specjalistę ds. kadr i administracji. Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki był główny księgowy, natomiast obowiązki dotyczące naliczania wynagrodzeń pracowników SP nr 64 powierzone zostały specjaliście ds. płac i rozliczeń ZUS.
Dyrektor SP nr 64 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 64, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, wynagradzania pracowników i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych, zapisów księgowych oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dokonywanie analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
4. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.