Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 12 stycznia do 14 stycznia 2010 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 18 przy ul. Unisławy 15a (zw. dalej PP nr 18) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/06/10 podpisanym w dniu 14 stycznia 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 72.900,50 zł, tj. 10,4 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• objęte badaniem faktury/rachunki dotyczące zakupu materiałów, towarów i usług nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, a 2 z 8. dowodów zawierały niepełne wskazania dekretacyjne (tylko w zakresie paragrafu), co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu
w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
• 1. z 8. objętych badaniem faktur nie zawierała numeru NIP PP nr 18, a do dokumentu nie wystawiono noty korygującej; było to niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów
i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
2. Raporty kasowe sporządzane były wspólnie dla wszystkich źródeł finansowania, bez podziału na budżet, rachunek dochodów własnych i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, mimo iż w planie kont PP nr 18 zapisany został podział na kasę budżetu (konto 101-01) i kasę dochodów własnych (konto 101-02); powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
3. W aktach osobowych intendenta pełniącego jednocześnie funkcję kasjera brak było deklaracji odpowiedzialności wraz z oświadczeniem, że pracownik posiada znajomość przepisów dotyczących zasad prowadzenia gospodarki kasowej
i obrotu gotówkowego; obowiązek złożenia deklaracji wynikał z zapisów § 5 pkt 7 obowiązującej w PP nr 18 „Instrukcji kasowej”
4. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 18 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Polityka rachunkowości” nie zawierała: 1/ określenia struktury zbiorów danych, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 2/ wykazu programów wraz z opisem algorytmów; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b - c uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; nieaktualna podstawa prawna,
• „Procedury kontroli finansowej” nie zawierały opisu procesów dotyczących przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, pobierania i gromadzenia środków oraz zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 1 - 2 ustawy z dnia z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp; procedury uwzględniały standardy kontroli finansowej w podstawie prawnej ale nie zawierały opisu m.in. procedur dotyczących identyfikacji zadań wrażliwych, reakcji na ryzyko i działań zaradczych, sposobu rejestracji odstępstw i monitorowania systemu kontroli, co było niezgodne z art. 47 ust 3 uofp i Załącznikiem do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7 poz. 58); procedury nie zawierały ponadto opisu kontroli dokumentów potwierdzających koszty delegacji inne niż ryczałtowe, zawierały błędny zapis dotyczący ryczałtu za przejazdy samochodem prywatnym w zakresie opodatkowania i oskładkowania wypłat oraz nieaktualną podstawę prawną;
• „Procedury udzielania zamówień publicznych” – zawierały jedynie opis dotyczący zamówień wyłączonych z ustawy, nie zawierały podstawy prawnej,
• „Instrukcja inwentaryzacji” – brak podstawy prawnej,
• „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” – brak opisu do wyciągów bankowych, faktur dotyczących zakupów innych niż związanych z robotami lub usługami, OT, PT, LT, delegacji służbowych.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor PP nr 18 nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o niektórych kontrolach przeprowadzonych w PP nr 18 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r. i ich wynikach, co było niezgodne z § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
2. Dyrektor PP nr 18 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu,

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 18:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.