Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 24.06.2010 r. – 05.07.2010 r. przeprowadził kontrolę w Wielofunkcyjnej Placówce Opiekuńczo – Wychowawczej im. Konstantego Maciejewicza, ul. Łabędzia 4 w Szczecinie w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego przez ówczesny Dom Dziecka nr 1 na zakup samochodu osobowego typu mikrobus.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 14 lipca 2010 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 sierpnia 2010 r.
Postępowanie o zamówienie publiczne na zakup samochodu osobowego typu mikrobus na kwotę 98.481 zł brutto przeprowadzone zostało w 2009 r. przez Dyrektora, funkcjonującego do dnia 31.12.2009 r., Domu Dziecka nr 1 w Szczecinie Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia ww. zamówienia publicznego wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na: naruszeniu zasad uczciwej konkurencji, braku ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz błędach w SIWZ.
Kontrola wykazała, że wymogi techniczne dotyczące przedmiotu zamówienia określone w SIWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawę samochodu typu mikrobus określono w sposób utrudniający uczciwą konkurencję.
W ust. 2 SIWZ zawarto bowiem 39 punktów szczegółowych wymogów technicznych jakie powinien spełniać samochód, w tym: 9 miejsc (kierowca + 8 pasażerów), wymiary: długość min. 4700 mm, szerokość (bez lusterek) min. 1900 mm, wysokość maks. 1960 mm, silnik typu diesel o pojemności w przedziale od 1900 cm3 do 2000 cm3, 6-biegowa skrzynia biegów, układ hamulcowy z systemem ABS, EBV, AFU, koło 16 cali umieszczone pod podwoziem, drzwi tylne dwuskrzydłowe, które ograniczyły krąg wykonawców zdolnych do wykonania zamówienia, z uwagi na rygorystyczne określenie jego przedmiotu. Według informacji udzielonej kontrolerowi w dniach 6-12.07.2010 r., żaden z dealerów prowadzących sprzedaż samochodów typu bus (Ford, Nissan, Mercedes, Hyundai, Toyota, Volkswagen, Fiat, Opel, Citroen, Peugeot) nie był w stanie spełnić łącznie tak określonych przez zamawiającego wymogów. Powyższe naruszyło zasadę określoną w art. 29 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) zw. dalej pzp, według którego przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w tym poprzez zbyt rygorystyczne określenie wymogów dotyczących przedmiotu zamówienia. Skutkiem powyższego było złożenie oferty tylko przez jednego wykonawcę, a następnie zawarcie z nim umowy, co było niekorzystne dla zamawiającego zarówno ze względów jakościowych jak i ekonomicznych (brak możliwości wyboru spośród wielu ofert).
Niedociągnięcia dotyczyły też Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i ogłoszeń. Stwierdzono, że ogłoszenia o zamówieniu i ogłoszenia o udzieleniu zamówienia nie zostały zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art. 40 ust. 2 pzp oraz art. 95 ust.1 pzp, które wskazują na taką konieczność. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone na stronie internetowej jak i w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie nie zawierało natomiast określenia trybu zamówienia, adresu strony internetowej na której zamieszczony był SIWZ oraz opisu sposobu dokonania oceny spełniania warunków określonych w SIWZ, co było niezgodne z art. 41 pzp.
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na dostawę samochodu osobowego typu mikrobus nie została przekazana do zaopiniowania pod względem formalno-prawnym do Biura ds. Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Szczecin co naruszyło zasady zawarte w upoważnieniu nr WO-I/BS/0113-1/307/08 z dnia 30.06.2008 r. wystawionym przez Prezydenta Miasta dla Dyrektora ówczesnego Domu Dziecka nr 1. Przedmiotowe upoważnienie nakładało taki obowiązek w sytuacji gdy wartość szacunkowa zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt 8 pzp.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia nie zawierała z kolei: określenia trybu zamówienia, opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków określonych w SIWZ, opisu sposobu przygotowania ofert, opisu sposobu obliczenia ceny, informacji o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, pouczenia o środkach ochrony prawnej co było niezgodne z art. 36 ust. 1 pzp. SIWZ nie zostało ponadto udostępnione na stronie internetowej, co z kolei było niezgodne z art. 42 ust. 1 pzp.
Nie wystąpiono też do radcy prawnego o zaopiniowanie umowy Nr 1/2009 z dnia 21.12.2009 r., co było niezgodne z § 12 ust. 2 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.
W protokole z postępowania nr ZP-1/2009 w pkt. 2 wartość zamówienia ustalono na podstawie „kwoty przeznaczonej na inwestycję” w wysokości 100 tys. zł, podczas gdy wg art. 32 ust. 1 pzp, podstawą ustalenia wartości zamówienia powinno być całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
Ustalono, że nie zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca 2010 r. roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach co było wbrew przepisom art. 98 ust. 2 pzp.
Stwierdzono, iż protokół postępowania nie został sporządzony w oparciu o wzory zawarte w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154). Błędnie określono tytuł protokołu zarówno w części ogólnej jak i w części szczegółowej, a zastosowany druk ZP-2/PO,NO nie dotyczył procedury przetargu nieograniczonego. W protokole nie wskazano też miejsca składania ofert ani informacji o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz brak było na każdej stronie protokołu podpisu osoby sporządzającej. W pkt 4 protokołu błędnie określono ponadto podstawę prawną przeprowadzonego postępowania, wskazując na art. 70 pzp, który dotyczy zapytania o cenę. Stwierdzono jednocześnie rozbieżności pomiędzy zapisem w pkt 8 protokołu gdzie wskazano godzinę otwarcia ofert na 10.30 a Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia oraz ogłoszeniem o zamówieniu, w których godzinę otwarcia ofert określono na 10.00. Wskazanie jako terminu składania ofert jak i terminu otwarcia ofert (w SIWZ oraz ogłoszeniu o zamówieniu) godziny 10.00 dnia 14.12.2009 r. naruszyło przepis art. 86 ust. 2 pzp, według którego otwarcie ofert następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania.
W Domu Dziecka nr 1 nie określono organizacji, trybu pracy ani zakresu obowiązków członków Komisji Przetargowej stosownym zarządzeniem dyrektora placówki co było niezgodne z art. 21 ust. 3 pzp, wg którego kierownik zamawiającego określa powyższe mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.
Stwierdzono ponadto, iż płatność za fakturę nr 1-806612 z dnia 21.12.2009 r. na zakup samochodu osobowego marki Renault Trafic Phase 2 Kombi dokonana została dopiero w dniu 28.12.2009 r., tj. po upływie 2 dni po terminie płatności wynikającym z wystawionej faktury. Nie spowodowało to jednak naliczenia przez kontrahenta karnych odsetek.
Z uwagi na fakt, iż z dniem 1 stycznia 2010 r. Dom Dziecka nr 1 przestał istnieć jako odrębna jednostka organizacyjna a obecnie funkcjonuje jako filia Wielofunkcyjnej Placówki Opiekuńczo Wychowawczej im. Konstantego Maciejewicza w Szczecinie nie wydano zaleceń pokontrolnych. Powyższe oceny i uwagi przekazano do wiadomości i ewentualnego wykorzystania w działalności nowej placówki.