Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 13 lipca do 09 sierpnia 2010 r. kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 18 przy ul. Komuny Paryskiej 20 (zw. dalej SP nr 18) w zakresie gospodarki finansowo
- księgowej za 2009 r.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli Z/4/10 podpisanym w dniu 06 sierpnia 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 sierpnia 2010 r.

W księdze głównej prowadzonej przez Głównego księgowego, ewidencja zdarzeń gospodarczych prowadzona była zarówno na kontach syntetycznych jak i na kontach analitycznych (odrębna analityka prowadzona była jedynie do konta 201), nie prowadzono kart wydatków do paragrafów: 4010, 4040, 4110, 4120, 4140, 4170, 4440, nie prowadzono analityki do paragrafów dochodów budżetowych, a analityka do paragrafów dochodów własnych prowadzona była w księdze głównej w ujęciu przychodowym, a wg zapisów art. 16 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
W wyniku porównania danych zawartych w sprawozdaniu Rb-34 sporządzonym na dzień 31.12.2009 r. z ewidencją analityczną prowadzoną przez Głównego księgowego, stwierdzono, że w wyniku prowadzenia ewidencji na paragrafach dochodów własnych w ujęciu przychodowym nie można było jednoznacznie potwierdzić zgodności danych wykazanych w § 075 sprawozdania z danymi analitycznymi na kwotę 35,85 zł. Stało to w sprzeczności z zapisami § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej i z art. 24 ust. 4 pkt 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne jeżeli m.in. zapisy uporządkowane są wg kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych.
Błędy w dowodach wewnętrznych, w tym w księgach, Główny księgowy poprawiał przez skreślenie błędnej treści, z zachowaniem treści korygowanej i z podpisem ale bez daty dokonania poprawki, co było niezgodne z zapisami art. 22 ust. 3 uor.
Archiwizacja danych wykonywana była tylko na dyskach wewnętrznych komputerów użytkowników, bez przenoszenia danych na nośnik zewnętrzny, co było niezgodne z zapisami pkt. 4 Załącznika nr 6 do zarządzenia Dyrektora z dnia 31.08.2006 r., wg których „(…) po zamknięciu każdego miesiąca tworzona jest dodatkowa kopia zapasowa na odpowiednim nośniku danych, która przechowywana jest w szafie pancernej (…)”.
Analiza zawartych przez SP nr 18 umów najmu wykazała, że:
1. faktury do 1. umowy najmu wystawiane były raz na trzy miesiące, co było niezgodnie z § 6 ust 3 umowy, wg którego faktury winny być wystawiane co miesiąc,
2. faktury 1. umowy najmu zawierały wskazania dotyczące terminu płatności niezgodne z zapisami umownymi: wg § 6 ust 3 umowy - 14 dni od daty wystawienia faktury, wg faktur – 15. dzień każdego z miesięcy dla faktur wystawianych w różnych dniach tych miesięcy,
3. Główny księgowy nie wystawił w 2009 r. wezwań do zapłaty zaległych należności, a obowiązek taki wynikał z zapisów § 6 pkt 5 obowiązującej w jednostce „Instrukcji kontroli finansowej”; o kwocie naliczonych odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań Główny księgowy poinformował kontrahentów telefonicznie,
4. Główny księgowy do naliczenia odsetek przyjął błędne ilości dni odsetkowych,
5. umowy/aneksy nie były parafowane przez Głównego księgowego,
Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków wykazała, że:
1. dowody księgowe, którymi faktury zakupu wprowadzane były do ksiąg rachunkowych nie zawierały numeru identyfikacyjnego dowodu stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, 6 z 35. faktur zawierało niepełne lub częściowo błędne wskazania dekretacyjne, a dowody Pk nie zawierały daty wystawienia dokumentu; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. numer identyfikacyjny, datę sporządzenia dowodu, wskazanie dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania; w wielu przypadkach wskazania dekretacyjne zamieszczane były ponadto nie na dowodzie księgowym tylko na osobnej kartce, a opisu takiej techniki dokumentowania zapisów księgowych nie zawierała opracowana w jednostce dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości,
2. wyciągi bankowe i dowody Pk nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za ich kontrolę; było to niezgodne z pkt 6 obowiązującej w SP nr 18 „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych” (Załącznik nr 4 do zarządzenia Dyrektora z dnia 31.08.2006 r.), wg którego uznaje się,
że dowód księgowy został sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym
i merytorycznym oraz, że został zakwalifikowany do księgowania, jeżeli bezpośrednio na dowodzie umieszczona jest w formie pieczęci lub wpisu do odpowiedniej rubryki dowodu sporządzonego na znormalizowanym druku akcydensowym o dokonaniu tych czynności wraz z datą ich dokonania i podpisem osoby upoważnionej,
3. 16 z 35. faktur nie zawierało opisu merytorycznego, co stało w sprzeczności z § 9 pkt 5 obowiązującej w SP nr 18 „Instrukcji kontroli finansowej” (Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 02/07 Dyrektora z dnia 01.02.2007 r.), wg którego zatwierdzenie rachunku do wypłaty jest poprzedzone sprawdzeniem jego zgodności ze stanem faktycznym i warunkami umowy, czego dokonuje pracownik merytoryczny, potwierdzając ten fakt odpowiednią adnotacją na rachunku wraz
z podpisem w przypadku niestwierdzenia błędów,
4. 20 z 35. faktur zawierało niepełną nazwę jednostki, a 1. z 35. – numer NIP niezgodny z danymi zawartymi w decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, a do dokumentów nie wystawiono not korygujących, co było niezgodne z zapisami § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.), wg których, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
5. wydatki w postaci opłaty abonamentowej zawartej w fakturach za wodę i ścieki ewidencjonowane były w § 4260; było to niezgodne z Załącznikiem nr 4 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wymienionych wydatków służy paragraf 4300,
6. faktury, których płatność realizowana była w formie gotówkowej ewidencjonowane były z pominięciem konta 201, co było niezgodne z opisem konta 201 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że do wszystkich zamówień sporządzone zostały notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku. Stwierdzono ponadto następujące przypadki:
1. do przeliczania wartości zamówień publicznych wykazanych w 9. notatkach służbowych z przeprowadzonej analizy rynku przyjęto kurs euro w wysokości:
4,7493 zł – 4 notatki, 3,877 zł – 2. notatki, 4,5724 zł – 1. notatka; było to niezgodne z § 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 241 poz. 1763), wg którego średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosił 3,8771,
2. w 1. umowie nie określono precyzyjnie terminu płatności za wykonaną usługę oraz nie określono sposobu i potwierdzenia odbioru prac,
3. 3 umowy nie zawierały zatwierdzenia radcy prawnego,
4. wszystkie umowy zawarte w ślad za analizą rynku nie zawierały kontrasygnaty Głównego księgowego, a obowiązek taki wynikał z zapisów obowiązującej w jednostce „Instrukcji kontroli finansowej” (§ 7 pkt 4) oraz „Procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych” (§ 5 pkt 3),
5. w 1. przypadku błędnie wskazano w notatce służbowej wartość szacunkową zamówienia w złotych.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń osobowych 5. pracowników SP nr 18 za 2009 r. stwierdzono, że:
1. w aktach osobowych brakowało dokumentów potwierdzających zapoznanie się pracowników z regulaminem pracy, co było niezgodne z zapisami § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy,
2. w aktach osobowych Głównego księgowego i Sekretarza szkoły brak było informacji o przyznaniu dodatku za warunki szkodliwe i o jego likwidacji,
3. w aktach osobowych Konserwatora brak było potwierdzenia posiadanego wykształcenia,
4. w aktach osobowych Sekretarza szkoły znajdował się dokument dotyczący powierzenia obowiązków kasjera, którego treść była niezgodna z wzorem takiego oświadczenia stanowiącym załącznik do obowiązującej w SP nr 18 „Instrukcji kasowej”,
5. Konserwatorowi naliczony został dodatek 20 % za pracę w porze nocnej:
w miesiącu listopadzie 2009 r. za mało o 15,92 zł, w miesiącu grudniu 2009 r. za dużo o 6,72 zł (niedopłata w wysokości 9,20 zł),
6. Nauczycielce przy naliczaniu wynagrodzenia za godziny dodatkowe w 2009 r. ilość godzin realizowanych wymnożona przez 4,16 została zaokrąglona do 62,5 zamiast do 62; wartość wyliczonej w ten sposób 1 h dodatkowej wyniosła 16,11 zł, zamiast 16,24 zł; było to niezgodne z § 14 ust 2 załącznika do Uchwały Nr XXIX/739/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 05 grudnia 2008 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i niektórych innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy obowiązującego od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r., wg którego wynagrodzenie za jedną godzinę ponadwymiarową ustala się dzieląc stawkę osobistego zaszeregowania przez miesięczną liczbę godzin obowiązkowego wymiaru zajęć realizowanych w ramach godzin ponadwymiarowych nauczyciela; miesięczną liczbę godzin obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela uzyskuje się mnożąc tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin przez 4,16 z zaokrągleniem do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godzin pomija się, a co najmniej 0,5 godziny liczy się za pełną godzinę,
7. Nauczycielce naliczany był dodatek za wysługę lat w wysokości 16 % wynagrodzenia zasadniczego w miesiącach od stycznia do sierpnia 2009 r. włącznie i w wysokości 18 % - od miesiąca września do grudnia 2009 r.;
wg akt osobowych w miesiącach od stycznia do sierpnia 2009 r. dodatek winien wynosić 17 %.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:
1. Dyrektor powołał Komisję inwentaryzacyjną ale tylko do inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie i magazynu żywnościowego, która wykonała jednak czynności zespołu spisowego, a nie czynności komisji inwentaryzacyjnej,
2. Dyrektor nie powołał Komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia spisu z natury, tylko zespół spisowy, powołując się jednocześnie w swoim zarządzeniu na Komisję inwentaryzacyjną, która sprawuje nadzór nad pracą zespołów spisowych,
3. część dokumentacji z inwentaryzacji sporządzona została przez Głównego księgowego w postaci załączników do bilansu, a wg § 5 pkt 3h obowiązującej w SP nr 18 „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej”, zwanej dalej instrukcją inwentaryzacyjną, procedura weryfikacji przewiduje sporządzenie stosownego protokołu, wg ustalonego wzoru (brak w instrukcji wzoru dokumentu),
4. do arkuszy spisu z natury nie było załączonych oświadczeń pobranych od osób odpowiedzialnych materialnie, arkusze nie zawierały adnotacji „spis zakończono na poz …” oraz nie było sprawozdania z przebiegu spisu, co było niezgodne
z zapisami § 2 pkt 5 lit. c i § 4 pkt 5 lit. f i pkt 6 instrukcji inwentaryzacyjnej.
Wystawiane w jednostce dowody OT i prowadzone karty charakterystyki środków trwałych nie zawierały danych, które przewidywały wzory stosowanych dokumentów, w tym m.in. danych dotyczących dostawcy i dowodu dostawy, miejsca użytkowania, podpisu osoby odpowiedzialnej za środek, numeru inwentarzowego, typu i numeru fabrycznego, miejsca użytkowania i ewentualnych części składowych.
W dniu 30.11.2009 r., na podstawie protokołów przekazania darowizny (błędne daty protokołów, t.j. 20.11.2010 r.), Główny księgowy zaewidencjonował otrzymaną od Rady Rodziców darowiznę, z pominięciem księgowania na koncie 760 – pozostałe przychody i koszty, co było niezgodne z opisem konta 760 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 760 służy m.in. do ewidencji otrzymanych darowizn.
W trakcie analizy funkcjonujących w SP nr 18 uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono niżej opisane braki.
Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości – nie zawierała: 1/ określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych dla sprawozdawczości budżetowej i finansowej, 2/ opisu metody ustalania wyniku finansowego; ponadto dla ksiąg prowadzonych ręcznie: 1/ opisu systemu przetwarzania danych; a dla ksiąg pomocniczych dotyczących wynagrodzeń:
1/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
2/ opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 3/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 4/ systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów; było to niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości w szczególności dotyczące m.in. okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, metody ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów; nieaktualna podstawa prawna.
„Instrukcja kontroli finansowej” – brak przywołania w podstawie prawnej standardów kontroli finansowej, które zostały uwzględnione w treści instrukcji tylko częściowo, a wg ówcześnie obowiązującego art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, biorąc pod uwagę standardy; nieaktualne kwoty euro w § 8.
„Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją kontroli i obiegu dowodów księgowych” – błędne określenie rodzaju kontroli w odniesieniu do rachunku kosztów podróży (jest sprawdzenie pod względem formalno – prawnym, winno być sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowym), brak karty wzorów podpisów (większość dokumentów podpisywana przy zastosowaniu parafki).
„Instrukcja inwentaryzacyjna” – błędny zapis w § 2 pkt 5 o treści „W skład grupy spisowej mogą wchodzić osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątku oraz osoby prowadzące ewidencję tych składników”; brak wzorów stosowanych dokumentów i przywołania podstawy prawnej.
„Zakładowa instrukcja kasowa” - brak przywołania podstawy prawnej.
„Regulamin pracy” – brak przywołania podstawy prawnej, w treści regulaminu powołanie na Kartę Nauczyciela, Kodeks pracy i Ponadzakładowy Układ Zbiorowy Pracy ale bez wskazania aktów normatywnych, regulamin nie zawierał podpisu Dyrektora SP nr 18 i podpisów przedstawicieli organizacji związkowych, wymienionych z nazwy na końcu regulaminu.
Dyrektor nie posiadał potwierdzenia, że pracownicy zapoznani zostali z wprowadzonymi w jednostce procedurami.
W toku kontroli ustalono ponadto, że Dyrektor wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz Zarządzenia Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 18:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych oraz naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. wprowadzenie kontroli umów zawieranych przez SP nr 18 przez Głównego księgowego,
3. stosowanie kursu euro w notatkach służbowych z analizy rynku zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. wystawianie i przekazywanie kontrahentom dokumentów związanych z windykacją należności,
5. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.