Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 6 – 8.01.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 4 ul. Romera 2 w Szczecinie, zw. dalej ZSO nr 4, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/4/10 podpisanym w dniu 8 stycznia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 399.380,58 zł, tj. 7,6 % ogółu wydatków zaplanowanych na
2009 r. w wysokości 5.198.029 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2. z 32. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 14.322,16 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 15257/2009, 20992/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 14 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• Z postępowania, którego przedmiotem było odnowienie parkietu w hali sportowej została sporządzona notatka służbowa z wyboru wykonawcy z wartością szacunkową zamówienia w kwocie 25.000 zł netto. Wartość szacunkowa zawierała zarówno wykonawstwo usługi (rachunek nr 5/2009 na kwotę 14.000 zł brutto) jak i zakup materiałów do remontu (faktura nr FS/410/2009 na kwotę 10.500 zł brutto), co nie zostało ujęte jako przedmiot zamówienia, gdyż analiza rynku ograniczona została do wyboru wykonawcy usługi. Kierownik administracyjny nie przeprowadził analizy rynku na wybór dostawcy materiałów do remontu, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, który zobowiązywał kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia dokonali analizy rynku w celu wybrania wykonawcy.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (32 pozycje) główny księgowy przyjął w koszty w momencie ich zapłaty, czyli po dacie ich wystawienia, także w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktur nr: 55907/12/SRZ/08, 55908/12/SRZ/08, 1750010656, 4150710276 na łączną kwotę 52.133,34 zł ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że faktury wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiły koszt roku poprzedniego. Nie zostały one wykazane jako niewymagalne zobowiązania roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S.
• Na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez skreślenie, umieszczenie podpisu, bez daty poprawki, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
• Wszystkie faktury, wyciągi bankowe i raporty kasowe poddane kontroli (32 pozycje) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami mimo, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
Zatwierdzona przez Dyrektora dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• procedury kontroli finansowej posiadały nieaktualną podstawę prawną i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art.47 ust.3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie. Dokument ponadto nie zawierał opisu badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz ich zwrotu, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp.
• Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych i instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych zawierały nieaktualną podstawę prawną.
• Zasady rachunkowości, Metody wyceny aktywów i pasywów i Opis systemu ochrony danych nie posiadały przywołanej podstawy prawnej.
• Wykaz kont syntetycznych i analitycznych został ograniczony do planu kont, nie zawierał opisu klasyfikacji zdarzeń, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Dyrektor poinformował - zbiorczo w grudniu 2009 r. - o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co wynikało z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Dyrektor zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r.
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
2. stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
4. uzupełnienie planu kont o zasady klasyfikacji zdarzeń.