Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 10.02.10 r. do 12.02.10 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 41 w Szczecinie przy ul. Malczewskiego 24, zwanym dalej PP nr 41, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 55.235,40 zł, tj. 6,28 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r.
w kwocie 879.622 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich 15. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji (z wyjątkiem zapisów dokonanych na kartach wydatków). Ewidencja kosztów oraz rozrachunków z dostawcami dokonywana była z datą zrealizowania wydatku, w związku z czym we wszystkich przypadkach zapis księgowy nie zawierał wskazania numeru identyfikacyjnego faktury/rachunku ani daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• dekretacja dowodów księgowych we wszystkich 15. skontrolowanych przypadkach nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych (z wyjątkiem paragrafu klasyfikacji budżetowej). Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor. Podpis głównego księgowego na załączonym do wyciągu bankowego druku polecenia księgowania, w przypadku wszystkich objętych badaniem wyciągów bankowych (15) dotyczył ponadto sprawdzenia dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. W dokumentacji PP nr 41 nie wskazano osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych, a w toku kontroli stwierdzono drobne uchybienia dotyczące wskazania osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli merytorycznej dowodów księgowych;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 15 skontrolowanych faktur/rachunków stwierdzono 4 przypadki, kiedy faktura/rachunek zaksięgowana została w koszty miesiąca,
w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• w zakresie zawieranych umów stwierdzono uchybienie polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na wszystkich 4. skontrolowanych umowach realizowanych przez PP nr 41 w 2009 r. Zgodnie
z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta;
• w 1. przypadku (na 15 skontrolowanych) ujawniono uchybienie, dotyczące sposobu ujęcia wydatku PP nr 41 w paragrafie klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na zakup patelni elektrycznej na kwotę 4.776,30 zł ujęte zostały w § 605. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych ujmuje się w § 606.
Zatwierdzona przez dyrektora PP nr 41 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo w dokumentacji PP nr 41, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń (z wyjątkiem konta 130), szczegółowych zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej oraz opisu systemu przetwarzania danych. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał ponadto konta 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, mimo że konto zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz dotyczyło ono operacji gospodarczych występujących w jednostce. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a i c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej m.in. procedur udzielania zamówień publicznych i regulaminu kontroli wewnętrznej, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 41, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości oraz obiegu i kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
4. Każdorazowe przekazywanie zawieranych umów do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego Urzędu Miasta.