Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 25 lutego do 01 marca 2010 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 51 przy ul. Krzywej 59 (zw. dalej PP nr 51) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/31/10 podpisanym w dniu 02 marca 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 54.871,87 zł, tj. 6,2 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r., wypłaconego w 2009 r. (badaniem objęto 29. pracowników):
1/ nie pomniejszono podstawy do naliczenia tego wynagrodzenia pracownikom korzystającym w 2008 r. z dni wolnych z tytułu opieki nad dzieckiem oraz z urlopów okolicznościowych o wynagrodzenie za te dni (9. pracowników),

2/ pomniejszono podstawę do naliczenia wynagrodzenia o chorobowe za miesiąc grudzień 2008 r., rozliczone i ujęte w miesiącu styczniu 2009 r. oraz pomniejszające podstawę do naliczenia wynagrodzenia za 2009 r. (2. pracowników); powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• 3 z 3. objętych badaniem faktur dotyczących zakupu materiałów, towarów i usług oraz wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, 1. z 3. faktur nie zawierała wskazania w zakresie paragrafu klasyfikacji budżetowej, wszystkie wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentu, a wybrane wyciągi
- wskazań dekretacyjnych; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz z zapisami § 2 pkt 2 obowiązującej w PP nr 51 „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów”, wg którego za prawidłowy uważa się dowód księgowy sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno
– rachunkowym, na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione,
• dokumenty księgowe, którymi wprowadzano do ksiąg faktury zakupu płatne przelewem nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej; było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 4 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wymienioną datę,
• raporty kasowe nie zawierały podpisu Głównego księgowego, a zgodnie z pkt VII obowiązującej w PP nr 51 „Instrukcji kasowej”, raport kasowy powinien być sprawdzony i zatwierdzony przez Głównego księgowego,
• 2. z 2. objętych badaniem list płac nie zawierały podpisu osoby sporządzającej, co było niezgodne z zapisami § 12 obowiązującej w PP nr 51 „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów”, wg którego listy płac powinny być podpisane m.in. przez osobę sporządzającą,
• polecenia księgowania nie zawierały danych dotyczących wystawcy dokumentu oraz podpisu Dyrektora PP nr 51; było to niezgodne z zapisami § 2 oraz części III pkt C 12 obowiązującej w PP nr 51 „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów”, wg których dowód powinien posiadać wymienione elementy,
• płatność 1. z 3. objętych badaniem faktur na kwotę 230,00 zł uregulowana została 4 dni po terminie płatności wskazanym w fakturze.
2. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 51 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• dokumentacja opisująca zasady rachunkowości nie zawierała: 1/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji
w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 2/ opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz
z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 3/ określenia wersji oprogramowania, 4/ opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń do kont: 014, 202, 853, 999; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą m.in. wymienione elementy; nieaktualna podstawa prawna,
• „Procedury kontroli finansowej” - nieprawidłowe zapisy o załączaniu faktur do wyciągów bankowych, nieprawidłowe nazewnictwo rozrachunków,
• „Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów” – nieaktualna podstawa prawna,
• „Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji – brak wzorów stosowanych dokumentów,
• „Procedury udzielania zamówień publicznych” – brak regulaminu pracy komisji przetargowej.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor PP nr 51 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
2. Dyrektor PP nr 51 nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w PP nr 51 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r., zgodne z zapisami § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 51:
1. Sporządzanie dokumentacji księgowej oraz naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie kontroli dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Przekazywanie informacji o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
4. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.