Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 19 marca do 24 marca 2010 r. kontrolę w Zespole Szkół Nr 12 przy ul. Kablowej 14 (zw. dalej ZS nr 12) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/40/10 podpisanym w dniu 24 marca 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 kwietnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 146.158,88 zł, tj. 5,2 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• objęte badaniem faktury i wyciągi bankowe nie zawierały:
 wskazań dotyczących miesiąca, pod jakim dokumenty zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych, podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalno - rachunkową (43 z 43. faktur i wszystkie wyciągi), wskazań dekretacyjnych w zakresie paragrafu (4 z 43. faktur),
 daty przeprowadzenia kontroli merytorycznej (43 z 43. faktur) i podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną (10 z 43. faktur), akceptacji Głównego księgowego (1. z 43. faktur),
 wskazania numeru dowodu pod jakim dowód został wprowadzony do ksiąg (2. z 43. faktur),
 odrębnych numerów identyfikacyjnych dla 2. faktur, które wprowadzono do ksiąg w kwocie łącznej, pod jednym numerem identyfikacyjnym;
powyższe było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. numer identyfikacyjny, wskazania dotyczące miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz z zapisami § 16 obowiązujących w ZS nr 12 „Procedur kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych”, zw. dalej procedurami kontroli, wg którego podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy m.in. oznaczony numerem i sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upoważnione,
• 6 z 43. objętych badaniem dowodów księgowych zaewidencjonowano:
1/ w zakresie ścieków i/lub opłaty abonamentowej na § 4260 – zakup energii (3 faktury), 2/ w zakresie badań lekarskich, szkolenia oraz opracowania koncepcji i wstępnego kosztorysu inwestorskiego na § 4300 – zakup usług pozostałych (3 faktury); było to niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania ścieków i opłaty abonamentowej służy paragraf 4300, badań lekarskich - § 4280, szkoleń - § 4700, a do opracowania koncepcji i wstępnego kosztorysu inwestorskiego - § 4270,
• 3 z 43. objętych badaniem faktur dotyczyły kosztów 2008 r., a zaewidencjonowane zostały w koszty i stanowiły wydatek 2009 r.; było to niezgodne z zapisami art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
• faktury płatne przelewem wprowadzane były do ksiąg w momencie ich zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do ZS nr 12, co może prowadzić do ujmowania faktur w innych okresach sprawozdawczych niż wskazuje na to data wpływu dokumentu do jednostki; było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
• 3 z 43. objętych badaniem dowodów księgowych zawierały niepełne lub błędne dane dotyczące ZS nr 12, a do dowodów nie wystawiono not korygujących, co było niezgodne z zapisami § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• 1. z 43. faktur (płatna gotówką) wprowadzona została do raportu kasowego pod inną datą niż wskazana w fakturze, a wg art. 24 ust. 5 uor księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,
• Polecenia księgowania nie zawierały (zamiennie) daty wystawienia, daty pod jaką dowód został zaksięgowany, podpisu osoby sporządzającej i zatwierdzającej dowód, co było niezgodne z zapisami § 16 obowiązujących w ZS nr 12 procedur kontroli, wg którego dowód księgowy powinien zawierać wymienione elementy,
• płatność 3. z 43. objętych badaniem faktur uregulowana została po terminie płatności wskazanym w fakturze (faktura na kwotę 280,60 zł zapłacona 2 dni po terminie, faktura na kwotę 695,40 zł zapłacona 2 dni po terminie, faktura na kwotę 1.146,80 zapłacona 6 dni po terminie),
• do umowy nr 4/ZS-12/2009 zawartej na wymianę stolarki okiennej nie sporządzono protokołu zdawczo – odbiorczego, co było niezgodne z zapisami § 4 umowy, wg którego protokół zdawczo odbiorczy stanowił podstawę odbioru i wystawienia faktury.
2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa, w tym:
• księga główna prowadzona w sposób tradycyjny nie była trwale oznaczona nazwą jednostki, a obowiązek takiego oznaczenia wynika z art. 13 ust. 4 pkt 1 uor,
• księga główna zawierała zapisy poprawiane przy użyciu korektora, zapisy w miesiącu grudniu 2009 r. wykonane częściowo ołówkiem (sumy z przeniesienia, obroty, podsumowanie miesiąca) oraz sumowanie obrotów miesiąca, obrotów narastająco oraz salda tylko niektórych kont syntetycznych (naniesione także ołówkiem); było to niezgodne z zapisami art. 12 ust. 5 uor, wg którego zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe oraz z zapisami z art. 23 ust 1 uor, wg którego zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany,
• nie sporządzano zestawień obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg kont pomocniczych, a zgodnie z art. 18 ust. 1 uor zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej,
• księgi pomocnicze prowadzono jedynie do konta 131 – rachunek dochodów własnych i paragrafów wydatkowych tego rachunku, do konta 201
– rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz do wybranych paragrafów wydatków budżetowych, a wg art. 16 ust. 1 oraz art. 17 ust. 1 uor konta ksiąg pomocniczych prowadzi się jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont) m.in. dla środków trwałych, rozrachunków z pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży oraz kosztów,
• księgi inwentarzowe nie były aktualizowane od 2007 r., t.j. od momentu powstania ZS nr 12, w wyniku połączenia Szkoły podstawowej nr 39 i Gimnazjum nr 35,
• zapisy, którymi wprowadzano do ksiąg rachunkowych faktury zakupu płatne przelewem nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej, określenia numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeżeli różniła się ona od daty dokonania operacji,
a wg art. 23 ust. 2 pkt 1 – 2 uor zapis księgowy winien zawierać m.in. wymienione elementy.
3. W jednostce nie prowadzono ewidencji na koncie 013 – pozostałe środki trwałe
i 014 – zbiory biblioteczne oraz nie uzgadniano wartości tego majątku na koniec roku obrotowego; było to niezgodne z opisem do wymienionych kont zawartym w planie kont, zapisami w § 16 pkt 4 procedur kontroli ZS nr 12 oraz z zapisami pkt II 17 ostatniego zakresu czynności znajdującego się w aktach osobowych Głównego księgowego, wg których wyposażenie objęte jest ewidencją ilościowo – wartościową, a Główny księgowy uzgadnia stan ksiąg inwentarzowych z kierownikiem administracyjnym szkoły.
4. Raporty kasowe prowadzone były wspólnie dla różnych źródeł finansowania (rachunek dochodów własnych i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych);
w planie kont nie wprowadzono podziału analitycznego na koncie 101 – kasa (stosowano odrębną numerację raportów kasowych dla środków budżetowych, dla rachunku dochodów własnych wraz z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz dla rachunku dochodów własnych – obiady), a w księdze głównej ewidencjonowano obroty gotówkowe w podziale na 101 – budżet i 101 – rachunek dochodów własnych i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; było to niezgodne z zapisami art. 17 ust. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
5. Wartości niematerialne i prawne ewidencjonowane były w księdze głównej na koncie 022, a wg planu kont ZS nr 12 do ewidencji tych wartości służyło konto 020 – wartości niematerialne i prawne.
6. Zatwierdzona przez Dyrektora ZS nr 12 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• dokumentacja opisująca zasady rachunkowości – brak odrębnego dokumentu, elementy zasad rachunkowości zawarte w „Procedurze kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo - księgowych”; dokumentacja nie zawierała: 1/ określenia okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, 2/ opisu metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3/ opisu zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, 4/ opisu systemu przetwarzania danych, 5/ opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów ; powyższe było niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą m.in. wymienione elementy; dokumentacja zawierała ponadto nieaktualną podstawę prawną,
• procedury kontroli finansowej – brak odrębnego dokumentu, kontrola wstępna omówiona w procedurach kontroli wewnętrznej, brak opisu badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, zwrotu środków publicznych; było to niezgodne z art. 47 ust. 2 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp; procedury nie uwzględniały ponadto standardów, a wg art. 47 ust. 3 uofp kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, biorąc pod uwagę standardy,
• „Procedura kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo
- księgowych” – brak opisu kontroli i obiegu niektórych dokumentów m.in. dokumentów dotyczących zarządzania majątkiem, wniosków zaliczkowych i ich rozliczeń, delegacji służbowych; nieaktualna podstawa prawna, przyjęcie do wiadomości tylko przez Głównego księgowego ZS nr 12,
• „Instrukcja inwentaryzacyjna” – brak wzorów stosowanych dokumentów (jest tylko wzór zarządzenia kierownika jednostki),
• procedury dotyczące zamówień publicznych – brak, opracowano „Regulamin pracy komisji przetargowej”,
• „Instrukcja kasowa” – nieaktualny zapis o powierzeniu kasy pracownikowi sekretariatu.

W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor ZS nr 12 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
2. Dyrektor ZS nr 12 nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w PP nr 51 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r., zgodne z zapisami § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli; wg złożonego przez Dyrektora ZS nr 12 oświadczenia, wymienione informacje zostały przekazane do wydziału nadzorującego.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZS nr 12:
1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie dokumentacji księgowej oraz ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Uzupełnienie ksiąg inwentarzowych.
3. Dokonywanie kontroli dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.
4. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.