Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 27.01.10 r. do 29.01.10 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 46 w Szczecinie przy ul. Felczaka 13, zwanej dalej SP nr 46, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 356.214,85 zł, tj. 12,03 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r.
w kwocie 2.961.152 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 11. przypadkach (na 15. skontrolowanych) zapisy księgowe dotyczące faktur nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Ustalono ponadto, że we wszystkich 28. skontrolowanych przypadkach (15 faktur i 13 wyciągów bankowych) zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• dekretacja dowodów księgowych we wszystkich skontrolowanych przypadkach nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych (dotyczy 13 wyciągów bankowych w zakresie analityki do konta 130 – „Rachunki bieżące” oraz 15 faktur). Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 46 stwierdzono uchybienia dotyczące określenia osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli dowodów księgowych.
Zatwierdzona przez dyrektora SP nr 46 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała obowiązujących standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo dokumentacja SP nr 46 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała szczegółowego wykazu ksiąg rachunkowych oraz nie wskazywała okresów przechowywania dokumentów księgowych. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. b oraz pkt. 4 uor. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej m.in. procedur udzielania zamówień publicznych i regulaminu komisji przetargowej, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym instrukcji kasowej i inwentaryzacyjnej oraz instrukcji kontroli i obiegu dokumentów stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 46, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, gospodarki kasowej oraz inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji dowodów księgowych oraz zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.