Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach od 25.06.2010 r. do 13.07.2010 r. i 16.07.2010 r. oraz 19.10.2010 r. przeprowadził kontrolę w w Gimnazjum Nr 29 im. Księdza Jana Twardowskiego ul. Seledynowa 50 w Szczecinie, zw. dalej G29, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2009 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/65/10 podpisanym w dniu 22. października 2010 r.
G29 prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej i w 2009 r. uzyskało dochody budżetowe w wysokości 1.316,08 zł, co stanowiło 27,71 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wg sprawozdania Rb-28S wyniosły 2.601.844,00 zł,
co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Wg sprawozdania Rb-34, G29 w 2009 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 26.685,02 zł, co stanowiło 93,88 % zaplanowanej kwoty (w tym stan środków pieniężnych na koniec okresu w wysokości 1.780,94 zł).
W wyniku kontroli ujawniono nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, polegające przede wszystkim na niestosowaniu niektórych uregulowań zawartych w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, ówcześnie obowiązującymi Rozporządzeniami Ministra Finansów: z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.1020 ze zm.), zw. dalej Rozp. MF o rachunkowości; oraz z dnia 04.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zw. dalej Rozp. MF o klasyfikacji. Przyczyną powyższego była niewystarczająca kontrola głównego księgowego nad obszarem finansowo – rachunkowym, a Dyrektora G29 nad całością występujących zdarzeń gospodarczych.
Ustalono, że w G29 nie dostosowano ewidencji analitycznej konta 130 (rachunki bieżące jednostek budżetowych) oraz konta 132 (rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych) w zakresie klasyfikacji budżetowej w stosunku
do dochodów budżetowych oraz dochodów i wydatków rachunku dochodów własnych, co było niezgodne z opisem kont zawartym w Załączniku Nr 2 do Rozp. MF o rachunkowości, wedle którego na koncie 130 ewidencjonuje się szczegółowo wg podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych m.in. wpływy środków budżetowych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych, natomiast ewidencja szczegółowa do konta 132 m.in. powinna zapewniać podział środków wg pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych.
W ramach kontroli dochodów, przeprowadzonej na próbie w wysokości 5.152,08 zł tj. 18,39 % ogólnych dochodów jednostki oraz analizy zawartych przez G29 umów najmu, ustalono, że główny księgowy w listopadzie i grudniu 2009 r. nie naliczył i nie potrącił kwoty 73,42 zł (co stanowi 5,59% ogółu wykonanych dochodów budżetowych G29 w 2009 r.) zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa i wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego za ww. miesiące. Stwierdzono ponadto, że regułą było nienaliczanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu najmu, co było niezgodne z § 7 ust. 8 Rozp. MF o rachunkowości, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Potencjalne odsetki ustawowe, wg poddanej kontroli realizacji 11. rachunków z 2009 r. dot. najmu wyniosły łącznie 4,40 zł.
Ustalono również, że w 3. na 11 przypadków rachunki dot. najmu sporządzono w marcu 2009 r. za okres dwumiesięczny: styczeń i luty 2009 r., mimo że wg § 9 ust. 1 w związku z § 17 pkt 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r.
w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wykonania usługi. W zawartych umowach najmu, termin zapłaty ustalono do dnia siódmego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, zaś rachunki dot. najmu nie zawierały określenia terminu płatności, co było niezgodne z procedurami wewnętrznej kontroli finansowej obowiązującymi w G29, wg których główny księgowy odpowiadał za precyzyjne określenie ustalonego terminu płatności. Ustalono ponadto, że na ww. rachunkach nie było oznaczenia miesiąca, co naruszyło art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie miesiąca.
Podczas kontroli wydatków, przeprowadzonej na próbie w wysokości 390.420,00 zł, tj. 14, 86% ogólnych wydatków jednostki, stwierdzono, że 5 z 64. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 1.475,73 zł zostało zapłaconych po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło od 1. do 24. dni), co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Ustalono ponadto, że G29 w 2009 r. zostało obciążone odsetkami za nieterminowe wpłaty w łącznej kwocie 3,51 zł, które ujęto w ewidencji łącznie z kwotą dot. wydatku, którego dotyczyła płatność główna, a wg Załącznika Nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji ww. odsetki należało ująć w paragrafie 4580 (pozostałe odsetki).
Dowody źródłowe w postaci zbiorczych list wypłat (np. listy wypłat stypendiów socjalnych) wprowadzone były do raportów kasowych przez sekretarza szkoły (odpowiedzialnego za prowadzenie kasy), kwotą łączną pod inną datą niż daty dokonanych wypłat, co było niezgodne z zapisami art. 24 ust 5 pkt 3 uor, wg których księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie m.in. wpłat i wypłat gotówką następowało w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Gotówkowe zapłaty za faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty, ewidencjonowano przy tym z pominięciem konta rozrachunkowego (201), co było niezgodne z opisem kont zespołu 2 (rozrachunki i roszczenia) ujętym w Załączniku nr 2 do Rozp. MF o rachunkowości, wg którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta zespołu 2 powinna umożliwić m.in. ustalenie przebiegu rozliczeń rozrachunków z podziałem wg kontrahentów.
Dowody księgowe oznaczano kolejnymi numerami operacji gospodarczych z systemu księgowego, lecz nie umieszczano na nich oznaczenia miesiąca, w którym dowody zostały zaewidencjonowane. Wszystkie skontrolowane raporty kasowe
(11 szt.) nie zawierały wskazań dotyczących księgowania, a w 5. na 64 przypadkach na skontrolowanych fakturach nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, z którego miał zostać poniesiony wydatek. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dowody źródłowe dokumentujące poniesione wydatki na łączną kwotę 686,67 zł (faktura nr #171324/8059/2009 z dn. 23.11.2009 r. i zawiadomienie z dn. 12.06.2009 r.) nie zawierały podpisów dokumentujących przeprowadzenie kontroli merytorycznej i zatwierdzenia Dyrektora G29, co było niezgodne z obowiązującą w G29 instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych.
Stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków. W styczniu 2009 r. ujęto w niewłaściwym wg Załącznika Nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki związane z wypłatą stypendiów socjalnych dla uczniów w łącznej kwocie 1.540,00 zł, w ślad za otrzymanymi z Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin listą wypłat (znak: Woś-IV/EM/GIMN NR 29/18/3/2009 z dn. 12.01.2009 r.) oraz środkami na wypłatę stypendiów socjalnych w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) -klasyfikacja zastępcza”.
W lutym 2009 r. dokonano zmiany w planie finansowym G29 i przeniesiono ww. wydatki do prawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej. Ustalono ponadto, że wydatki dot. prenumeraty czasopism w kwocie 114,62 zł (faktura nr 00200531/09 z dn. 10.12.2009 r.) oraz dot. połączeń internetowych w kwocie 348,00 zł (ujęte w 12. poddanych kontroli fakturach), ewidencjonowane były wraz z wydatkami dot. połączeń telefonicznych w paragrafie 4370 (opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej), a wg Załącznika Nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji właściwym
dla wydatków na usługi dostępu do sieci Internet był paragraf 4350, zaś prenumeratę czasopism ujmowało się w paragrafie 4210. Dwukrotnie zaś nieprawidłowo ujęto wydatki dot. zakupu materiałów i usług dodatkowych, w łącznej kwocie 4.289,62 zł.
W przypadku rachunku nr 02/2009 z dn. 06.01.2009 r., wydatki dot. zakupu materiałów w kwocie 1920,00 zł zaksięgowano w paragrafie 4300, który wg Załącznika Nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji służy do ewidencjonowania usług pozostałych. Faktura nr 448/2009/SZC216 z dn. 21.07.2009 r. zakwalifikowana została natomiast w całości do paragrafu 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) łącznie z wydatkiem dot. montażu wykładziny w kwocie 400,00 zł, który wg Załącznika Nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji powinien być ujęty w paragrafie 4300. Wydatek ujęty w fakturze nr 781/2009 z dn. 17.09.2009 r. dot. usługi remontowej w kwocie 1085,80 zł został zaewidencjonowany w części (357,40 zł) w paragrafie 4300, a wg Załącznika Nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji powinien być ujęty w paragrafie 4270 (usługi remontowe).
Każdorazowo, w przypadku poddanych kontroli zakupów powyżej kwoty 3.000 zł, sporządzana była notatka służbowa dokumentująca fakt dokonania analizy rynku, jednakże w przypadku notatki z dn. 02.02.2009 r. dot. zakupu mebli jako podstawę udzielenia zamówienia wskazano nieobowiązujące w 2009 r. Zarządzenie Nr 156/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.04.2007 r.
W zakresie prawidłowości naliczania i wypłacania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień. Ustalono jedynie, że główny księgowy naliczył i wypłacono mu dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 19% w miesiącu grudniu 2009 r., mimo że prawo do dodatku w takiej wysokości nabył z dniem 09.12.2009 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 7 pkt 1 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionymi w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawarty w dniu 8. stycznia 1997 r. w Szczecinie ze zm., zw. dalej puzp, wg którego, w takiej sytuacji, dodatek za wieloletnią pracę przysługuje od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do wyższej stawki dodatku.
Dyrektor G29 wprowadziłi Zarządzeniem nr 5/2009 z dnia 30.06.2009 r. regulamin wynagradzania dla pracowników niebędących nauczycielami w G29, zawierający ustalenia dot. wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, niezgodne z zapisami puzp, czym naruszył art. 77² § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.), wg którego pracodawca ustala dla pracowników warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeśli nie są oni objęci ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.
W poddanych kontroli aktach osobowych pracowników G29, prowadzonych przez sekretarza szkoły, nie było potwierdzeń zapoznania się pracowników m.in. z regulaminem pracy. W przypadku głównego księgowego - nie było informacji
o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2 uofp, dotyczących osób zajmujących takie stanowiska, a w pozostałych poddanych kontroli aktach osobowych pracowników samorządowych nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458), zwanej dalej ustawą o pracownikach.
Ustalono, że Pani Katarzyna Zielińska spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych, lecz Dyrektor G29 nie powierzył jej obowiązków, zgodnie z art. 45 ust. 1 uofp.
Dokumentacja polityki rachunkowości oraz finansowo – księgowa, obowiązująca w G29 w 2009 r., nie spełniała niektórych wymogów. Zasady rachunkowości ustalone przez poprzedniego dyrektora G29, nie zawierały wskazania metody ustalania wyniku finansowego, nie było również właściwego opisu systemu przetwarzania danych oraz informacji o wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co naruszyło art. 10 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 lit. c uor, wg których polityka rachunkowości powinna zawierać ww. elementy, zaś wg art. 10 ust. 2 uor, Dyrektor G29 miał obowiązek aktualizować ww. dokumentację. Plan kont był niedostosowany do wymogów Załącznika nr 2 do Rozp. MF o rachunkowości, ponieważ nie zawierał kont, na których ewidencjonuje się operacje gospodarcze występujące w G29, tj: 080 (inwestycje),
290 (odpisy aktualizujące należności), 490 (rozliczenie kosztów), 820 (rozliczenie wyniku finansowego) i 980 (plan finansowy wydatków budżetowych), co było niezgodne z § 12 ust.1 pkt 1 Rozp. MF o rachunkowości, wg którego standardowa liczba kont, mogła być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.
Opracowane w G29 procedury kontroli finansowej, nie zawierały wymienionych w art. 47 ust. 2 uofp elementów kontroli finansowej, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.
Dokumenty G29, tj.: aktualizacja planu kont; regulamin funduszu socjalnego; instrukcje: inwentaryzacyjna, kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych i druków ścisłego zarachowania; oraz procedury: kontroli finansowej, wewnętrznej kontroli finansowej i udzielania zamówień publicznych; nie zawierały lub zawierały nieaktualną podstawę prawną, zaś instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych nie zawierała daty sporządzenia, daty wejścia w życie i nie była zatwierdzone (podpisana) Dyrektora G29. Powyższe naruszało art. 10 ust 2 uor, wg którego kierownik jednostki miał obowiązek ustalić w formie pisemnej i aktualizować ww. dokumentację.
Stwierdzono ponadto, że zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin:
Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 08.12.2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi G29:
1. dostosowanie ewidencji księgowej do występujących w G29 zdarzeń gospodarczych, poszczególnych pozycji planu finansowego (sprawozdawczości) i wymogów zawartych w obowiązujących przepisach,
2. ustalanie należności i wykonywanie dochodów jednostki z określonych w planie finansowym źródeł,
3. obciążanie kontrahentów z tytułu najmu, zgodnie z zawartymi umowami oraz naliczanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności na rzecz G29,
4. regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie,
5. oznaczanie dowodów księgowych zgodnie z wymogami zawartymi w uor i obowiązującą instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych,
6. prawidłowe ewidencjonowanie operacji gotówkowych, rozrachunków oraz wydatków,
7. przestrzeganie regulacji zawartych w puzp,
8. powierzenie obowiązków głównemu księgowemu G29 w zakresie ujętym w art. 54 ust 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240), zw. dalej ustawą o finansach,
9. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości zgodnie z wymogami uor, m.in. w zakresie wskazania metody ustalania wyniku finansowego, opisu stosowanego oprogramowania i zaktualizowania planu kont,
10. zaktualizowanie i uzupełnienie pozostałej dokumentacji finansowo - księgowej, tj.: obowiązujące instrukcje i procedury wewnętrzne,
11. uzupełnienie akt osobowych pracowników, w tym: głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 54 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach, a pozostałych pracowników o brakujące dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów ustawy o pracownikach.