Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 05.01.10 r. do 08.01.10 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Budowlanych w Szczecinie przy ul. Unisławy 32/33, zwanym dalej ZSB, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 333.972,43 zł, tj. 6,4 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 12. przypadkach (na 15 skontrolowanych) zapisy księgowe dotyczące faktur nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• we wszystkich skontrolowanych przypadkach (12) na wyciągach bankowych nie było podpisu osoby sprawdzającej. Dekretacja dowodów księgowych we wszystkich 27. przypadkach dokonywana była z pominięciem podpisu osoby odpowiedzialnej oraz bez wskazania kont ksiąg pomocniczych. Dodatkowo dekretacja 3 wyciągów bankowych dokonana była zbiorczo, bez wskazania sposobu ujęcia w księgach rachunkowych poszczególnych operacji. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy. W dokumentacji ZSB stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące określenia osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli dowodów księgowych;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 20 skontrolowanych faktur stwierdzono 2 przypadki, kiedy dowód zaksięgowany został w koszty miesiąca, w którym wpłynął do jednostki, mimo iż dotyczył kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe spowodowane było przyjętym sposobem ewidencjonowania kosztów, który nie został jednak uregulowany w dokumentacji ZSB;
• w 5. przypadkach (na 15 skontrolowanych) nie dokonano ewidencji faktur na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, mimo że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych
i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. W 10. przypadkach stwierdzono ponadto rozbieżności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej kosztów. Powyższe spowodowane było przyjętym sposobem dokonywania zapisów w ewidencji analitycznej, tj. ujmowanie kosztów z datą zrealizowania wydatku. Było to niezgodne z postanowieniami art. 16 ust. 1 uor, wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.
Zatwierdzona przez dyrektora ZSB dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo w dokumentacji ZSB, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń oraz opisu systemu przetwarzania danych. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał ponadto kont:
221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych i 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz dotyczyły one operacji gospodarczych występujących w jednostce. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a i c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji z przeprowadzonych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Uzupełnienie dokumentacji ZSB, dotyczącej m.in. zasad rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dokonywanie dekretacji i kontroli dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi.
4. Informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.