Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 13.01.2010 r. - 18.01.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Zawodowych Specjalnych Nr 1 w Szczecinie przy ul. Kolumba 88A (zw. dalej ZSZS1) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/09/10 podpisanym w dniu 19. stycznia 2010 r.
ZSZS1 w 2009 r. prowadził działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe ZSZS1 w okresie od początku roku do dnia 30.11.2009 r. wyniosły łącznie 2 586 039, 31 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 145 738, 34 zł. (tj. 5, 28% planowanych wydatków budżetowych w kwocie 2 763 272, 00 zł.), stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor; ówcześnie obowiązujących przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14. czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• Stwierdzono nieprawidłowe ujęcie faktury nr 4150710494 z dnia 31.12.2008 r. na kwotę 282, 35 zł., w księgach 2009 roku, mimo że stanowiła koszt roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• Zasadą, nieujętą w polityce rachunkowości ZSZS1, było ewidencjonowanie faktur w księgach dopiero w momencie powstania wydatku, co spowodowało (w 20. z 52. objętych badaniem przypadkach) ujmowanie zdarzeń gospodarczych w niewłaściwych okresach sprawozdawczych (w miesiącu zapłaty, mimo iż stanowiły koszt poprzedniego miesiąca), co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• 7 z 52. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 17 141, 15 zł. zostało zapłaconych po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło od 1 do 18 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Należy podkreślić, że w 2009 roku ZSZS1 (wg oświadczenia głównego księgowego) nie było obciążone odsetkami za nieterminowe płatności.
• Wszystkie (52 skontrolowane faktury) zostały ujęte w księgach rachunkowych 2009 roku, na podstawie zbiorczych dowodów księgowych (poleceń księgowania), w których nie wyszczególniono ww. faktur, co było niezgodne
z art. 20 ust. 3 pkt. 1 uor, wg którego dowody źródłowe muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Wszystkim (20. skontrolowanym) poleceniom księgowania nie nadano ponadto numeru identyfikacyjnego, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego, dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie jego numeru identyfikacyjnego.
• Stwierdzono brak numerowania zapisów księgowych w dzienniku 2009 r., co było niezgodne z art. 14 ust. 2 uor, wg którego zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane.
• W raportach kasowych (Rk nr 4 i Rk nr 14) ujmowano w jednej pozycji wypłaty dokonywane przez kilka kolejnych dni na podstawie zbiorczych list (z datą pierwszego dnia dokonywania wypłat), co było niezgodne z instrukcją kasową ZSZS1 oraz art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, wg którego ujęcie wpłat i wypłat gotówką, następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
• Stwierdzono dokonywanie i ewidencjonowanie wydatków na podstawie niezatwierdzonych przez p.o. Dyrektora dokumentów (wszystkich 52. objętych kontrolą faktur), co było niezgodne z obowiązującymi w ZSZS1 zasadami prowadzenia rachunkowości wg których dokumenty zatwierdza do realizacji Dyrektor ZSZS1.
• Stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- Zaewidencjonowano w paragrafie 4210 klasyfikacji budżetowej zaliczkę pobraną z kasy na bieżące wydatki w kwocie 1000, 00 zł., a wg Rozp. MF o klasyfikacji w paragrafie 4210 ewidencjonuje się tylko zakup materiałów i wyposażenia. Skutkiem powyższego było stałe zawyżanie (o 1 000, 00 zł.) kwot wykonanych w ciągu roku obrotowego wydatków w ewidencji, a w związku z tym również w miesięcznych sprawozdaniach Rb-28S.
- Wydatek związany z opłatą abonamentową dot. faktur (6. skontrolowanych) za dostawę wody, na łączną kwotę 42, 00 zł. zaewidencjonowano w paragrafie 4260 (zakup energii) a wg Rozp. MF o klasyfikacji, w tym paragrafie należy ujmować wydatki za dostawę wody a księgowań opłat abonamentowych należy dokonywać w paragrafie 4300.
- W miesiącu styczniu br. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 1 210, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Listy wypłat (znak: Woś-IV/EM/ZSZS NR 01/106/3/2009 oraz Woś-IV/EM/ZSZS NR 01/106/4/2009) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu wrześniu, październiku i listopadzie 2009 r. na łączną kwotę 60 661, 39 zł. nie stwierdzono większych nieprawidłowości. Ustalono, że wynagrodzenia wybranej grupy pracowników, mimo że nie zawsze przypisywano im kategorie zaszeregowania, zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami. Ustalono jedynie, że w miesiącu wrześniu sekretarzowi szkoły nie ustalono grupy dodatku funkcyjnego i zaniżono jego wypłatę o 6 zł. w stosunku do najniższej stawki wyznaczonej wg gr. 2-4 II Tabeli zawartej w Załączniku nr 3 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. w Szczecinie z Protokołem dodatkowym Nr 1 z dnia 2 lipca 1999 r.
W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w ZSZS1 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w ówcześnie obowiązujących przepisach uofp, w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o zasadach rachunkowości, w tym:
• Stwierdzono, że ustalane procedury, instrukcje, powierzenie uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowo-księgowej posiadają liczne uchybienia natury formalnej - brak na nich daty określającej wdrożenie, brak potwierdzenia i daty przyjęcia przez pracowników jak również brak dokumentów, wskazanych w procedurach jako załączniki.
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości ZSZS1 nie zawierała określenia okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, opisu systemu informatycznego oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych
w nich zapisów, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1, 3 lit. c i 4 uor.
Wg dokumentacji kont ksiąg pomocniczych nie prowadziło się ponadto dla rozrachunków z pracownikami, operacji sprzedaży, operacji zakupu i operacji gotówkowych (w przypadku prowadzenia kasy), wymienionych w art.17 ust.1 uor.
• Obowiązujący w ZSZS1 plan kont nie zawierał m.in. kont: 401 (amortyzacja), 980 (plan finansowy), 996 (zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych), a wg § 12 ust.1 pkt.1 Rozp. MF o zasadach rachunkowości, standardowa liczba kont, może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.
• W wyniku kontroli stwierdzono, że w ZSZS1 nie opracowano instrukcji inwentaryzacyjnej a procedury postępowania w sprawach zamówień publicznych ustalono na podstawie nieobowiązujących w 2009 roku przepisów, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 uofp, wg których na Dyrektorze ZSZS1 spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie inwentaryzacji oraz udzielania zamówień publicznych.
• Stwierdzono również, że obowiązujące w ZSZS1 procedury kontroli finansowej nie zawierały elementów kontroli finansowej wymienionych w art. 47 ust. 2 uofp oraz uregulowań ujętych w Komunikacie MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.

• W aktach osobowych głównego księgowego ZSZS1 nie było dokumentów (o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych; o tym, że nie był prawomocnie skazany za przestępstwa (przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe)), potwierdzających spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2-3 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Powyższe stanowiło również naruszenie art. 2 ust 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201), wg którego Dyrektor ZSZS1 miał obowiązek wystąpić do dnia 10.01.2007 r. z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tej osobie.
• Stwierdzono również, że nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu ZSZS1 w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.
W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w ZSZS1 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w ZSZS1 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej. Stwierdzono, że nie poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu 2. z 5. ww. kontroli, co było niezgodne z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił p.o. Dyrektora ZSS1:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie.
3. Sporządzanie zgodnie z uor, dowodów księgowych przy dokonywaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych w księgach rachunkowych.
4. Dokonywanie zapisów księgowych w sposób określony w uor.
5. Dokonywanie wydatków na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych w sposób określony w zasadach rachunkowości ZSZS1.
6. Ujmowanie wypłat gotówkowych w raportach kasowych i ewidencji księgowej w dniu, w którym zostały dokonane.
7. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji w ramach planu wydatków budżetowych.
8. Stosowanie w praktyce zasad związanych z ustalaniem wysokości dodatków funkcyjnych dla pracowników niebędących nauczycielami.
9. Uporządkowanie, uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in. polityki rachunkowości oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
10. Dostosowanie planu kont do występujących w jednostce operacji gospodarczych zgodnie z Rozp. MF o zasadach rachunkowości.
11. Opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej i uaktualnienie procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych.
12. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.