Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 17 – 22.02.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 58 ul. Benesza 26 w Szczecinie, zw. dalej PP 58, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/24/10 podpisanym w dniu 22 lutego 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 80.509,31 zł, tj. 5,9 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 1.355.875,06 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2. z 27. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 1.640 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 550/2009, 22121/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 28 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było
z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 10 z 27. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 40.480,18 zł (faktury nr: 252/M/2009, 4007707/167, 550/2009, 8738/02/SRZ/09, 1210046192, 12408/03/SRZ/09, 3/2009, 18/08/2009, 4/2009, 4150714477) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki w trakcie roku obrachunkowego, po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• 5 z 27. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 15.544,60 zł (faktury nr: 252/M/2009, 550/2009, 1210046192, 18/08/2009, 4150714477) zostało zapłaconych po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło od 3 do 13 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 44,16 zł.
• 7 z 27. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 26.595,17 zł (faktury nr: 286/1, 1210056091, 22121/2009, 360/2009, 359/2009, 4/2009, 4/2009) zostało poddanych kontroli merytorycznej, rachunkowej oraz zatwierdzeniu do zapłaty po zapłacie. Takie postępowanie podważa celowość stosowanej kontroli dokumentów, gdyż odbywa się ona już po fakcie dokonania wydatku. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii kolejności przeprowadzanej kontroli i zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty.
• W księdze rachunkowej ewidencjonowane były zarówno koszty jak i wydatki pod jedną datą polecenia księgowania, raportu kasowego bądź wyciągu bankowego. Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• Wydatek na kwotę 3.800,64 zł (faktura nr: 252/M/2009) nie został poprzedzony analizą rynku i nie została sporządzona stosowna notatka służbowa, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
• W przypadku dwóch objętych kontrolą umów o prace remontowe w budynku PP 58 i Filii na łączną kwotę 25.442 zł Dyrektor nie dopilnowała warunków § 4 ust. 1 obu umów nie spisując protokołów przekazania placu budowy, od daty podpisania których uzależniony był termin wykonania przedmiotu umowy.
• Wszystkie objęte badaniem faktury (27 pozycji) nie zawierały potwierdzenia ich kontroli pod względem formalnym. Tym samym nie można ustalić czy dokumenty zostały sprawdzone pod kątem kompletności danych, a w szczególności czy były właściwie sporządzone, na odpowiednim formularzu, czy zostały wystawione przez uprawnioną osobę, a także czy dokumenty są czytelne i staranne oraz czy nie wykazują śladów wymazywania i przeróbek, co nie wyczerpuje znamion zapisu zawartego w części II pkt 3 obowiązującego w PP 58 regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, według którego zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się wyłącznie na podstawie rzetelnych, kompletnych, bezbłędnych i uprzednio sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym dowodów księgowych, które zostały zakwalifikowane do księgowania.
• Wszystkie objęte badaniem faktury (27 pozycji) nie zawierały wskazania miesiąca zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księdze rachunkowej, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).
• Wszystkie objęte badaniem faktury (27 pozycji) nie zawierały informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS).
• Raporty kasowe nr 4, 5, 6 i 24 zawierały niechronologiczne zapisy. Powyższe stoi w sprzeczności z § 10 ust. 1 obowiązującej w PP 58 zakładowej instrukcji kasowej, wg którego zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane
w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym przychód lub rozchód miał miejsce.
• Wpłaty gotówkowe zestawione w raportach kasowych (np. z tytułu opłat za przedszkole) nie były na bieżąco odprowadzane na rachunek bankowy jednostki. Powyższe uniemożliwia prowadzenie prawidłowej ewidencji na koncie 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej” w podziale zgodnym z pozycjami planu finansowego.
• Wszystkie dokumenty księgowe poddane kontroli ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” mimo, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
• Główny księgowy nie prowadził ewidencji na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i na koncie 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej”, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 rozp. o planach kont, według którego konto 130 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym a konto 132 do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych dochodów własnych jednostek budżetowych.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji stanu środków budżetowych i środków rachunku dochodów własnych na koncie 131 – „Rachunki bieżące”, które nie dotyczy jednostek budżetowych.
Zatwierdzona przez Dyrektor PP 58 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Zasady rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną i nie przywoływały metod ustalania wyniku finansowego, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii odpowiedzialności poszczególnych osób biorących udział w obiegu dowodów księgowych pod kątem ich opisywania i akceptacji, w tym: kontroli pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym oraz zatwierdzania kwot do wypłaty. W dokumentacji nie określono ponadto zasad nadawania numerów raportom kasowym z uwzględnieniem miejsca powstania wydatku (przedszkole, filia), źródeł finansowania (budżet, RDW) i okresów sporządzania (miesięcznie, dekadowo).
• Regulamin postępowania w sprawach o udzielenie zamówień publicznych był niezgodny z zapisami obowiązującego ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08. Nie było regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 ww. zarządzenia.
• Plan kont nie zawierał analityki do kont zespołu „4”, zawierał niewłaściwie przyjęte do ewidencji konta 131 – „Rachunki bieżące”, 402 i 403 (których nie przewiduje rozp. o planach kont), nie ujmował kont 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej”, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2, który stanowił wykaz kont występujących w jednostce budżetowej.
Powyższe dokumenty nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcie ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
Dyrektor PP 58 nie opracowała procedur kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art.47 ust.3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
Dyrektor PP 58 poinformowała - zbiorczo w styczniu 2010 r. - o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co wynikało z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Dyrektor PP 58 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. terminowe regulowanie płatności,
3. dokonywanie obrotu gotówkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz dostosowanie w tym zakresie odpowiednich procedur,
4. egzekwowanie warunków zawartych umów,
5. uzupełnienie zasad rachunkowości, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz regulaminu zamówień publicznych o brakujące zapisy,
6. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
7. zapoznanie pracowników PP 58 z obowiązującymi regulaminami wewnętrznymi,
8. skorygowanie planu kont.