Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  8.11. – 15.12.2010 r. przeprowadził kontrolę w Powiatowym Urzędzie Pracy ul. Mickiewicza 39 w Szczecinie, zw. dalej PUP, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej – prawidłowości wykorzystania i rozliczenia środków otrzymanych z budżetu Miasta Szczecin w 2009 r.Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/79/10podpisanym w dniu 5 stycznia 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.01.2011 r.

PUP prowadził działalność w formie jednostki organizacyjnej Powiatu wchodzącej w skład powiatowej administracji zespolonej, wykonującej zadania samorządu powiatowego. Wydatki budżetowe wynikające z realizacji zadań własnych Powiatu wyniosły 5.960.091,18 zł, co stanowiło 99,6% zaplanowanej kwoty. Na realizację zadań zleconych Powiatu wydatkowano kwotę 6.281.285 zł, co stanowiło 100% planu.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione uchybienia, które w głównej mierze powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w PUP systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji. Obowiązująca polityka rachunkowości nie zawierała informacji o zasadach prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (analityka do planu kont), co stało w sprzeczności z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Wydruki kart kontowych oraz zestawień obrotów i sald dla kont i paragrafów nie były oznaczone nazwą jednostki, co naruszało zapisy art. 13 ust. 4 uor, według którego księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania.

Osobą odpowiedzialną w PUP za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową w 2009 r. był główny księgowy.

W toku kontroli wydatków budżetowych za 2009r. ustalono, że na 59 skontrolowanych dowodów księgowych na łączną kwotę 1.490.769,30 zł:

• W 2. przypadkachna łączną kwotę 753,55 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 7158/2009, 77544/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 14,75 zł) była ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z ówcześnie obowiązującymi postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• W 23. przypadkach na łączną kwotę 1.245.877,86 zł dowody księgowe były zadekretowane na dokumencie PK (polecenie księgowania).  Wszystkie wyciągi bankowe potwierdzające powstanie wydatku również były zadekretowane na dokumencie PK.  Dostępna dokumentacja nie regulowała zasad dekretowania dokumentów księgowych i stosowania dokumentów PK dla celu dekretacji.

W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759)
w PUP nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości.

Zatwierdzone przez Dyrektora procedury kontroli finansowej posiadały niewłaściwą podstawę prawną, odnosiły się bowiem do nieobowiązującej w 2009 r. ustawyz dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240), zwanej dalej uofp. Nie regulowały kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym  art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp, według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Nie uwzględniały ponadto standardów kontroli finansowej, co naruszało art. 47 ust. 3 uofp, wg którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 45 ust. 2 uofp, dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W wyniku kontroli 7 akt osobowych pracowników PUP oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień.

Dyrektor zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji
o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. uzupełnienie polityki rachunkowości o zdarzenia występujące w jednostce,
2. dostosowanie wydruków księgowych do przepisów uor,
3. właściwe kwalifikowanie dowodów księgowych oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur.