Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 28 stycznia do 01 lutego 2010 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 38 przy ul. Włościańskiej 5 (zw. dalej PP nr 38) w temacie realizacji procedur
w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/16/10 podpisanym w dniu 02 lutego 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 45.225,16 zł, tj. 7,1 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. (badaniem objęto 22. pracowników) nie pomniejszono podstawy do naliczenia tego wynagrodzenia pracownikom korzystającym w 2008 r.: 1/ z dni wolnych z tytułu opieki nad dzieckiem o wynagrodzenie za te dni (2. pracowników),
2/ ze zwolnień lekarskich o wynagrodzenie za czas choroby oraz o wynagrodzenie z tytułu stażu pracy w części dotyczącej dni nieobecności z tytułu niezdolności do pracy (9. pracowników); powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej
(Dz. U. Nr 160 poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• faktury były wprowadzane do ksiąg w momencie ich zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do PP nr 38; przyjęty sposób ewidencji może prowadzić do niezgodności z zapisami art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
• objęte badaniem faktury/rachunki dotyczące zakupu materiałów, towarów i usług oraz wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne oraz za kontrolę formalno - rachunkową, co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz zapisami Załącznika nr 1 obowiązującej w PP nr 38 „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów”, wg których kontrola ta winna być wykonywana przez Głównego księgowego; faktury nie zawierały ponadto wskazania źródła finansowania,
• 2. z 6. objętych badaniem faktur zawierały błędny NIP PP nr 38, a do dokumentu nie wystawiono noty korygującej; było to niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów
i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• do 1. z 6. objętych badaniem faktur przeprowadzono analizę rynku (zebrano 3 oferty), ale nie sporządzono notatki służbowej z wykonanej analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku.
2. Raporty kasowe sporządzane były wspólnie dla rachunku dochodów własnych i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
3. Akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z § 6 ust 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3. części i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
4. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 38 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Polityka rachunkowości” nie zawierała: 1/ opisu sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w tym: przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej oraz aktualnego wykazu ksiąg rachunkowych 2/ opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 - 4 uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; dokumentacja nie zawierała ponadto zapisu o koncie 202, na którym prowadzona była ewidencja, zawierała nieaktualny załącznik nr 13 (plan kont) i zapisy o nim w treści dokumentu, nieaktualną podstawę prawną oraz błędne zapisy dotyczące nazwy użytkowanego programu komputerowego,
• „Regulamin kontroli wewnętrznej” wraz z „Instrukcją kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych” nie zawierał opisu pobierania i gromadzenia środków oraz zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp; procedury nie uwzględniały ponadto standardów kontroli finansowej w podstawie prawnej oraz nie zawierały opisu m.in. procedur dotyczących identyfikacji zadań wrażliwych, reakcji na ryzyko i działań zaradczych, sposobu rejestracji odstępstw i monitorowania systemu kontroli, co było niezgodne z art. 47 ust 3 uofp i Załącznikiem do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7 poz. 58); procedury nie zawierały opisu obiegu niektórych rodzajów dokumentów (m.in. wyciągi bankowe, OT, PT, LT, delegacje służbowe i ich rozliczenie, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych) oraz zawierały błędne zapisy dotyczące nazwy jednostki (PP nr 44),
• Załącznik nr 7 do „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych – instrukcja kasowa” zawierał błędny zapis o treści:
„prowadzenie kasy powierza się intendentowi PP nr 44 (…)”,
• Załącznik nr 12 do „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych – przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych, zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów” – brak informacji w sprawie zarządzenia dyrektora o inwentaryzacji i wzorów stosowanych dokumentów, nieaktualna podstawa prawna i błędne zapisy dotyczące nazwy jednostki (PP nr 44).
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor PP nr 38 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
2. Dyrektor PP nr 38 poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w PP nr 38 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r. i ich wynikach, zgodne z zapisami § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r.
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 38:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej, naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. każdorazowe sporządzanie notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku lub uzasadniającej niezastosowanie obowiązujących uregulowań,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.