Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 6.09. – 10.09.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 13 ul. Bałtyckiej 1a w Szczecinie, zw. dalej ZS nr 13, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/74/10 podpisanym w dniu 20 września 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 października 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 122.347,91 zł, tj. 5,6 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 2.192.498,00 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2 z 32. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 516,20 zł (faktury za wodę nr: 25203/2009, 28893/2009) ) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 14 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 18 z 32. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 80.021,71 zł (faktury za media i usługi nr: Fa2009/00063371, 5250045303, 2/09/10/001325/01/W, 2/09/11/001325/01/W, 5250040244, 5250044680, 2/09/02/001325/01/W, 2/09/03/001325/01/W, 5400015833, 5400015644, 2/09/04/001325/01/W, 5400015465, 2/09/01/001325/01/W, FV/565/B/2009, 13/11/2009, 9/03/2009, 2/08/12/001325/01/W, 5400014765) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktur za media nr: 2/08/12/1325/01/W i 5400014765 na łączną kwotę 11.454,17 zł ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że faktury wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiły koszt roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Nie zostały one wykazane jako niewymagalne zobowiązania roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• Wydatek na kwotę 18.200,00 zł (faktura za schodołaz nr: 211/2009) nie został poprzedzony analizą rynku i nie została sporządzona stosowna notatka służbowa, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
• Na wszystkich poddanych badaniu dowodach księgowych ( faktury, wyciągi bankowe) nie było wskazania miesiąca zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księdze rachunkowej. Dodatkowo na wszystkich wyciągach bankowych nie było podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie dekretacyjne, nie było także potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej ww. dokumentów księgowych. Dekretacja w zakresie wskazania kont dokonywana była przy pomocy ołówka, a w przypadku wyciągów o numerach: 48, 107, 4, 18 stwierdzono brak dekretacji, co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii odpowiedzialności poszczególnych osób biorących udział w obiegu dowodów księgowych pod kątem ich opisywania i akceptacji, w tym: kontroli pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym wyciągów bankowych.
• Główny księgowy nie prowadził na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, według którego konto 130 służy m.in. do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych według klasyfikacji podziałek dochodów i wydatków budżetowych.
• Wszystkie raporty kasowe poddane kontroli (5 pozycji) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami mimo, że według załącznika nr 2 do rozp. o planach kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót usług.
Zatwierdzona przez Dyrektora ZS nr 13 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Zasady rachunkowości nie przywoływały opisu systemu przetwarzania danych oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c i pkt 4 uor.
• Dokumentacja dotycząca procedur wewnętrznej kontroli finansowej nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych ówcześnie obowiązującym Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych.
Wymienione poniżej dokumenty: Zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych, Regulamin kontroli wewnętrznej, Procedury zamówień publicznych, Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna, Zarządzenie Nr 1/2008 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości oraz Zakładowy plan kont - nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników. W dokumentacji: Instrukcja kasowa i Zarządzenie Nr 1/2008 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości przywołano nieaktualne podstawy prawne.
Dyrektor ZS nr 13 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
W 2009 r. Dyrektor ZS nr 13 zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej zasad rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. wymaganie potwierdzenia podpisem przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
3. właściwą i kompletną kontrolę oraz dekretację dowodów księgowych,
4. każdorazowe informowanie WKiAW o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej,
5. stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.