Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 04 lutego do 08 lutego 2010 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 48 przy ul. 9-go Maja 13 (zw. dalej PP nr 48) w temacie realizacji procedur
w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/19/10 podpisanym w dniu 08 lutego 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 84.920,99 zł, tj. 6,8 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• objęte badaniem faktury/rachunki dotyczące zakupu materiałów, towarów i usług oraz wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, a wyciągi bankowe nie zawierały ponadto podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentu, co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz zapisami pkt V.11 obowiązującej w PP nr 48 „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo - księgowych”, wg których podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy m.in. sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym i podpisany przez osoby do tego upoważnione,
• 1 z 18. objętych badaniem dowodów księgowych został zaewidencjonowany w zakresie opłaty abonamentowej na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania opłaty abonamentowej służy § 4300 – zakup usług pozostałych,
• dokumenty księgowe, którymi wprowadzano do ksiąg faktury zakupu płatne przelewem nie zawierały wskazania dotyczącego daty dokonania operacji gospodarczej, która we wszystkich przypadkach była inna niż data sporządzenia dokumentu księgowego; było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 4 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji,
• płatność 2. z 18. faktur zakupu uregulowana została po terminie płatności wskazanym w fakturach,
• 5 z 6. objętych badaniem dowodów płatnych gotówką nie zawierało daty na pokwitowaniu odbioru gotówki, co było niezgodne z zapisami § 7 obowiązującej w PP nr 48 „Instrukcji obiegu dokumentów kasowych”,
• 1. z 18 objętych badaniem faktur zawierała wartość sprzedaży brutto niezgodną z kwotą do zapłaty i wcześniej zawartą umową, a do dokumentu nie pozyskano od wystawcy faktury korygującej; 1. faktura zawierała błędny numer NIP PP nr 48, 1. faktura – błędny sposób zapłaty, a do dokumentów nie wystawiono not korygujących błędną treść; było to niezgodne z § 14 ust. 1 i § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów
i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.), wg których fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź
w jakiejkolwiek innej pozycji faktury oraz że, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• do 2. z 18. objętych badaniem faktur sporządzono notatkę służbową z wykonanej analizy rynku w postaci „Protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego”, w której nie podano jednak wartości szacunkowej ze wskazaniem kursu euro; było to niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego notatka służbowa powinna zawierać informację dotyczącą m.in. wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
2. Akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z § 6 ust 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3. części i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
3. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 48 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Zakładowy Plan Kont” – dokument pełniący rolę polityki rachunkowości, nie zawierał: 1/ opisu metody ustalania wyniku finansowego, 2/ opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń m.in. do konta 101, 135, 221, 222, 224, 231,
3/ aktualnej wersji użytkowanego programu i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3 uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; dokumentacja nie zawierała ponadto wykazu osób odpowiedzialnych za realizowanie zasad ochrony i zabezpieczenia danych oraz zawierała nieaktualną podstawę prawną, • „Standardy kontroli finansowych” nie uwzględniały standardów kontroli finansowej w podstawie prawnej oraz nie zawierały opisu m.in. procedur dotyczących identyfikacji zadań wrażliwych, reakcji na ryzyko i działań zaradczych, sposobu rejestracji odstępstw i monitorowania systemu kontroli, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 3 ustawy z dnia
30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz z Załącznikiem do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58); dokumentacja zawierała błędne zapisy dotyczące nazwy jednostki (ZSO nr 2),
• „Procedury sprawowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych” – niewłaściwy zapis o drukach świadectw szkolnych, nieaktualny zapis dotyczący sposobu prowadzenia ksiąg, opis kontroli i obiegu dowodów ograniczony tylko do dowodów kasowych, dowodów zakupu i dowodów płacowych (w postaci 3. kart obiegu i kontroli), brak podstawy prawnej,
• „Instrukcja inwentaryzacji” – brak wzorów stosowanych dokumentów, wymienionych w instrukcji,
• „Instrukcja kasowa” – nieaktualna podstawa prawna,
• „Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych” – nieaktualna podstawa prawna.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
Dyrektor PP nr 48 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz, że organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w badanym okresie żadnych kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 48:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. sporządzanie notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. terminowe regulowanie zobowiązań jednostki,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.