Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 05.01.2010 r. - 07.01.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 5 w Szczecinie przy ul. Budziszyńskiej 2 (zw. dalej ZSO5) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/01/10 podpisanym w dniu 11. stycznia 2009 r.

ZSO5 w 2009 r. prowadził działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe ZSO5 w okresie od początku roku do dnia 30.11.2009 r. wyniosły łącznie 2 660 999, 17 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 161 615, 30 zł (tj. 5, 69% planowanych wydatków budżetowych w kwocie 2 840 683, 00 zł.), stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• W 19. z 22. skontrolowanych przypadkach stwierdzono nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów (faktur), polegające na ujmowaniu ich w księgach dopiero w momencie ich zapłaty (powstania wydatku), co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• Dowody księgowe za okres od lutego do sierpnia 2009 r. nie były oznaczone automatycznie nadanymi numerami pozycji zapisów księgowych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera. Na dokumentach stosowano odrębną numerację. Dowody księgowe dot. miesiąca kwietnia, czerwca, lipca i sierpnia 2009 r. ewidencjonowano ponadto bez zachowania chronologii, co było niezgodne z art.14 ust. 1 i 2 uor, wg którego dziennik powinien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
• Większość zapisów księgowych za okres od stycznia do sierpnia 2009 r.
nie zawierała opisu operacji (np. 26 na 31 zapisów na koncie 130-80110-4300, 54 na 77 zapisów na koncie 130-80120-4210, 12 na 17 zapisów na koncie 130-80120-4260), co było niezgodne z art. 23 ust. 2 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej, m.in. zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.
• Stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- Wydatek związany z opłatą abonamentową dot. dostawy wody i odprowadzania ścieków na kwotę 7, 00 zł. (faktura nr 001092/2009 z dn.12.01.2009 r.) zaewidencjonowano w paragrafie 4260 (zakup energii) a wg Rozp. MF o klasyfikacji, w tym paragrafie należy ujmować wydatki za dostawę wody a księgowań opłat abonamentowych należy dokonywać w paragrafie 4300.
- W miesiącu styczniu 2009 r. ujęto we właściwym wg Rozp. MF o klasyfikacji paragrafie 3240 wydatki związane z wypłatą stypendiów socjalnych dla uczniów w łącznej kwocie 3 190, 00 zł., natomiast listy wypłat (znak: Woś-IV/EM/ZSO NR 05/96/3/2009 z dn. 12.01.2009 r. oraz Woś-IV/BT/ZSO NR 5/96/4/2009 z dn. 19.01.2009 r.) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) -klasyfikacja zastępcza. W sprawozdaniu Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 stycznia 2009 r. ww. wydatki ujęto w nieprawidłowym paragrafie - wskazanym przez dysponenta środków budżetowych. W miesiącu lutym 2009 r. dokonano zmiany w planie finansowym ZSO5 przenosząc ww. wydatki do prawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej. Przyczyną powyższego było zastosowanie nieprawidłowej klasyfikacji wydatku przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta oraz zastępstwo podczas dłuższej nieobecności głównego księgowego ZSO5.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu wrześniu i październiku 2009 r. na łączną kwotę 30 891, 60 zł. nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.

W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w ZSO5 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w ówcześnie obowiązujących przepisach ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp; w tym:
• W wyniku kontroli stwierdzono, że w ZSO5 nie ustalono procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 uofp, wg których na Dyrektorze ZSO5 spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie udzielania zamówień publicznych.
• Stwierdzono również, że obowiązujące w ZSO5 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.
• W aktach osobowych głównego księgowego nie było informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201),
wg którego Dyrektor ZSO5 miał obowiązek wystąpić w okresie od 10.10.2006 r. do 10.01.2007 r. z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tej osobie.
W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w ZSO5 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w ZSO5 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej i w związku z tym poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli (oraz jej zakresie) zgodnie z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia
Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSO5:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w sposób określony w uor.
3. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF
o klasyfikacji w ramach planu wydatków budżetowych.