Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 30.04. – 7.05.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 79 ul. Krzemienna 42a w Szczecinie, zw. dalej PP 79, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/52/10 podpisanym w dniu 7 maja 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 czerwca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 45.204,47 zł, tj. 5,5 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 830.127,50 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 4. z 27. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 3.597,79 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 570/2009, 570951/2009, 38789/2009, 70039/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 28 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• Faktury nr: FS01683 na kwotę 3.061,00 zł i V1584 na kwotę 3.471,24 zł, zostały wystawione w rezultacie dokonania wyboru Wykonawcy na podstawie analizy rynku. Szacunkową wartość zamówień w notatkach służbowych z powyższych analiz ustalono w oparciu o kwoty brutto. Powyższe niezgodne było z odpowiednio stosowanymi postanowieniami art.32 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych ( j.t. Dz. U. z 2007, Nr 223 , poz. 1655 ze zm.), wg którego podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
• W 8. na 20. zbadanych wyciągach bankowych stwierdzono brak podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie dekretacyjne, co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor.
Zatwierdzona przez Dyrektora dokumentacja spełniała wymogi określone art. 47 ust. 2 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp, oraz uwzględniała standardy ustalone Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). Główny księgowy PP 79 spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ww. uofp, niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.
Dyrektor nie zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Dyrektor zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi oraz biorąc pod uwagę nadesłane w dniu 11.05.2010 r. do WKiAW dodatkowe wyjaśnienia, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił sporządzanie notatek służbowych z udzielania zamówień do kwoty 14.000 EUR zgodnie z obowiązującymi przepisami.