Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 11.03.2010 r. - 15.03.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Szczecinie przy ul. Grażyny 7 (zw. dalej PP1), w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/20/10 podpisanym w dniu 15. marca 2010 r.
PP1 w 2009 r. prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe PP1 w tym okresie wyniosły łącznie, zgodnie z planem, 747 104, 00 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 53 429, 44 zł. (tj. 7, 15 % planowanych wydatków budżetowych), stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor.
• Wszystkie poddane kontroli dowody księgowe (wyciągi bankowe i faktury) nie zawierały wskazania miesiąca oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne (wskazania kont księgowych), a na 10. wyciągach bankowych nie udokumentowano sprawdzenia (brak podpisu), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretacja wszystkich poddanych kontroli dokumentów ograniczała się do wskazania kont księgi głównej (z pominięciem analityki – kont ksiąg pomocniczych).
• W PP1 nie sporządzano na koniec każdego miesiąca zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, o których mowa w art. 13 uor. Sporządzano jedynie: miesięczne zestawienia obrotów i sald kont analitycznych (prowadzonych dla kont 225, 229 i kont 231, 240 i 234) i zestawienia sald kont syntetycznych wg stanu na dzień 31.12.2009 r., a wg art. 18 uor na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego oraz sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
• W jednym przypadku fakturę końcową (nr 3/2009 z dnia 05.05.2009 r.) dot. dostawy i montażu stolarki okiennej na kwotę 15 380, 20 zł. zatwierdzono do wypłaty na sumę 23 680, 20 zł. nie uwzględniając ujętego w fakturze pomniejszenia sumy wartości usługi o zapłaconą wcześniej zaliczkę (faktura zaliczkowa nr 1/2009 z dnia 24.04.2009 r., zatwierdzona do wypłaty na kwotę 8 300, 00 zł.). Ewidencji ww. faktur dokonano łącznie (w jednej pozycji) bez sporządzenia zbiorczego dowodu księgowego, co było niezgodne z art. 20 ust. 3 pkt 1 uor, wg którego służą one do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Należy podkreślić, że zapłaty i ewidencji ww. faktur dokonano we właściwej łącznej kwocie 23 680, 20 zł.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w III kwartale 2009 r. na łączną kwotę 25 618, 49 zł. nie stwierdzono znaczących nieprawidłowości. Kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami. Ustalono jedynie, że głównemu księgowemu w miesiącu październiku zaniżono o 85, 50 zł. dodatek funkcyjny przyznany wg gr. 5 II Tabeli zawartej w Załączniku nr 3 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawartego w dniu 8. stycznia 1997 r. w Szczecinie ze zm.

W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w PP1 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uor, ówcześnie obowiązujących przepisach ustawy z dnia 30. czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30. czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF, w tym:
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości PP1 nie zawierała: opisu metody ustalania wyniku finansowego, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, jak również wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 2-3 uor.
• W regulaminie kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, ustalono terminy przechowywania: dokumentacji na podstawie których następuje obliczanie podstawy wymiaru emerytur i rent – na 25 lat, a dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres ich ważności i dodatkowo przez trzy lata po tym okresie, co było niezgodne z art. 74 ust. 2 pkt 5 uor, wg którego dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności oraz sprzeczne z art. 74 ust. 2 pkt 2 uor w związku z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17. grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 153, poz. 1227), wg którego płatnik składek jest zobowiązany przechowywać dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
• W wyniku kontroli stwierdzono, że w PP1 nie opracowano procedury udzielania zamówień publicznych, a obowiązujące procedury kontroli finansowej nie zawierały elementów kontroli finansowej wymienionych w art. 47 ust. 2 uofp oraz uregulowań ujętych w Komunikacie MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.
• W aktach osobowych głównego księgowego PP1 nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
• W aktach osobowych pracowników PP1 zatrudnionych na stanowiskach głównego księgowego i starszego intendenta nie było zapytania o udzielenie informacji, o którym mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25. sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201), wg którego Dyrektor PP1 miał obowiązek wystąpić do dnia 10.01.2007 r. z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tych osobach.
• We wszystkich (5.) skontrolowanych aktach osobowych pracowników zatrudnionych w PP1 nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych, potwierdzających spełnienie wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21. listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458).

W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w PP1 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w PP1 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej, lecz nie poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli, co było niezgodne z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP1:

1. Dokonywanie dekretacji, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych zgodnie z uor oraz procedurami obowiązującymi w tym zakresie w PP1.
2. Sporządzanie, na zasadach określonych w uor, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.
3. Sporządzanie dowodów księgowych przy dokonywaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych w księgach rachunkowych, zgodnie z uor.
4. Stosowanie w praktyce zasad związanych z ustalaniem wysokości dodatków funkcyjnych dla pracowników niebędących nauczycielami.
5. Uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji finansowo-księgowej, w tym m.in. polityki rachunkowości, procedur kontroli finansowej oraz regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych.
6. Uzupełnienie akt osobowych pracowników samorządowych, o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 i ust.3 pkt 2 ustawy z dnia 21. listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458).
7. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.