Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22.09. – 28.09.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 10 ul. Karpackiej 29 w Szczecinie, zw. dalej ZS nr 10, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/75/10 podpisanym w dniu 28 września 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 listopada 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 143.378,28 zł, tj. 6,8 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 2.120.103,00 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2. z 25. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 3.490,52 zł (faktury za wodę nr: 28891/2009, 22384/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 14 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 5 z 25. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 17.240,00 zł (faktury nr: 332/2009/ZS, 57/2009, 41/2009, 143/2009, 401/2009/ZS) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• Na wszystkich poddanych badaniu dowodach księgowych (faktury, rachunki, wyciągi bankowe) nie było podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie dekretacyjne, co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie. Zgodnie z obowiązującą w ZS nr 10 dokumentacją część II § 6 pkt 4 ppkt 4 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Zespołu Szkół Nr 10 w Szczecinie, właściwa dekretacja polega na podpisaniu dekretu przez głównego księgowego i kierownika jednostki.
Zatwierdzone przez Dyrektora ZS nr 10 :
• Dokumentacja w sprawie zamówień publicznych posiadała nieaktualne i niewłaściwe podstawy prawne a jej treść była niezgodna z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów ZS nr 10 w Szczecinie zawierające m.in. politykę rachunkowości z zakładowym planem kont ,obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także Instrukcja kontroli wewnętrznej jej procedur oraz oceny celowości zaciąganych i zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków w ZS nr 10 – posiadały nieaktualne podstawy prawne,
• Procedury kontroli finansowej w ZS nr 10 w Szczecinie, Instrukcja kasowa, Instrukcja inwentaryzacyjna oraz Regulamin pracy komisji przetargowej – nie posiadały podstaw prawnych.
Główny księgowy ZS nr 10 spełniała wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.
Dyrektor ZS nr 10 poinformowała - zbiorczo w grudniu 2009 r. - o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co wynikało z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
W 2009 r. Dyrektor ZS nr 10 zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r.
w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. właściwą i kompletną dekretację dowodów księgowych,
3. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
4. każdorazowe informowanie WKiAW o przeprowadzanych w jednostce kontrolach zewnętrznych.