Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

W czerwcu 2010 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 56, ul. Malczewskiego 22, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2009 r. procedury udzielenia zamówienia publicznego na zakup i dostawę artykułów żywnościowych.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na zakup i dostawę artykułów żywnościowych w wyniku której zawarto 6 umów na łączną kwotę 219.610,90 zł. wykazała uchybienia dotyczące przede wszystkim publikacji ogłoszenia oraz zawarcia umów o zamówienie.
Ustalono, iż zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, czym naruszono przepis art. 95 ust.1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej p.z.p.u., według którego jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.u., zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Obowiązek przygotowania i przekazania do zatwierdzenia kierownikowi jednostki ogłoszenia o udzieleniu zamówienia ciążył – zgodnie z pkt. 8 lit. b regulaminu pracy komisji – na członkach komisji przetargowej.
Kontrola wykazała również, że umowy z wykonawcami zawarto w dniu 04.01.2010 r. a więc w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty tj. przed upływem terminu zawieszenia, co było niezgodne z obowiązującym wówczas przepisem art. 94 ust. 1 p.z.p.u. który stanowił, że umowę w sprawie zamówienia publicznego zawiera się w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, a jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.u. - w terminie nie krótszym niż 7 dni. Spowodowało to nieważność umów w oparciu o art. 146 ust. 1 pkt 7 p.z.p.u.(w brzmieniu przed dniem 29.01.2010 r.).
W ogłoszeniu o zamówieniu - dostępnym na stronie internetowej oraz w siedzibie zamawiającego – wskazano jedynie sam przedmiot zamówienia poprzez użycie sformułowania - „zakup i dostawa artykułów żywnościowych” - bez wyszczególnienia chociażby nazw grup stanowiących części zamówienia („ziemniaki”, „nabiał” itd.), co naruszyło przepis art. 41 pkt. 4 p.z.p.u. według którego ogłoszenie o zamówieniu zawierać powinno m.in. określenie wielkości lub zakresu zamówienia.
Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone na stronie internetowej nie zawierało ponadto jednoznacznej informacji o dniu zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, czym naruszono art. 40 ust. 6 pkt 3 p.z.p.u. według którego ogłoszenie o zamówieniu, zamieszczane na stronie internetowej winno zawierać informację o dniu jego zamieszczenia w BZP.
Ustalono również, że nie wezwano dwóch wykonawców o uzupełnienie – w oparciu o art. 26 ust. 3 p.z.p.u. - dokumentów potwierdzających spełnianie warunków w postępowaniu. Przedłożone dokumenty tj. zaświadczenie o wpisie do ewidencji oraz odpis KRS nie zostały w pełni poświadczone za zgodność z oryginałem (potwierdzenie nastąpiło jedynie na pierwszej bądź ostatniej stronie).
Protokół z postępowania nie zawierał natomiast informacji o dniu zawarcia umów w sprawie zamówienia publicznego (pkt. 13 druku ZP-2/PN,NBO,ZOC), a w pkt. 2 druku ZP-2 wskazano datę ustalenia szacunkowej wartości zamówienia na dzień 14.12.2009 r. tj. dzień otwarcia ofert przypadający po wszczęciu postępowania, podczas gdy zgodnie z art. 35 ust. 1 p.z.p.u. ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi.
Obowiązujący w SP nr 56 regulamin w sprawie zamówień publicznych zawierał nieprawidłowe określenie zamawiającego poprzez wskazanie na Dyrektora SP nr 56 zamiast SP nr 56 jako jednostki sektora finansów publicznych nieposiadającej osobowości prawnej. Wskazywał ponadto na konieczność motywowania przesłanek zastosowania trybu przetargu ograniczonego, podczas gdy stosownie do art. 10 ust. 1 p.z.p.u. tryb przetargu ograniczonego należy do podstawowych trybów udzielania zamówień publicznych, a konieczność motywowania przesłanek dot. trybów niekonkurencyjnych określonych w ust. 2 art. 10 p.z.p.u. Regulamin dopuszczał również stosowanie dokumentacji podstawowych czynności postępowania tj. formuły dokumentowania przebiegu postępowania nie mającej zastosowania pod rządem p.z.p.u., a dopuszczalnej nieobowiązującą już ustawą z dnia 10.06.1994 r. o zamówieniach publicznych (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 72, poz. 664 ze zm.).
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 56 aby:
1. każdorazowo zamieszczał ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego,
2. przestrzegał obowiązków dot. terminowego zawieszenia możliwości zawarcia umowy o zamówienie publiczne oraz wzywania wykonawców do uzupełniania dokumentacji,
3. określał wielkość lub zakres zamówienia w ogłoszeniach o zamówieniu,
4. wypełniał należycie protokół z postępowania,
5. doprowadził do zgodności z przepisami treść regulaminu w sprawie zamówień publicznych.