Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 19 stycznia do 26 stycznia 2010 r. kontrolę w Zespole Szkół Szpitalnych przy ul. Unii Lubelskiej 1 (zw. dalej ZSS) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/10/10 podpisanym w dniu 22 stycznia 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 135.389,08 zł, tj. 5,8 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. (badaniem objęto 38. pracowników), w przypadku 27. pracowników nie pomniejszono podstawy do naliczenia o wynagrodzenie z tytułu stażu pracy o część dotyczącą dni nieobecności z tytułu niezdolności do pracy; przy podliczaniu kartotek wynagrodzeń prowadzonych w ZSS ręcznie popełniono ponadto w przypadku 3. pracowników błędy rachunkowe w wyniku czego, zawyżono podstawę do naliczenia wynagrodzenia o kwotę ogółem 1.259,93 zł; powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• faktury były wprowadzane do ksiąg w momencie ich zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do ZSS oraz nie były ewidencjonowane na kontach zespołu „2”; przyjęty sposób ewidencji może prowadzić do niezgodności z zapisami art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz był niezgodny z opisem konta 201 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych,
• objęte badaniem faktury/rachunki dotyczące zakupu materiałów, towarów i usług oraz wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
• 2. z 27. objętych badaniem faktur zawierały błędne dane ZSS (nazwa, adres), a do dokumentu nie wystawiono noty korygującej; było to niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę; było to niezgodne z zapisami § 4 obowiązującego w ZSS „Regulaminu kontroli wewnętrznej”, wg których kontrola ta winna być wykonywana przez Głównego księgowego.
2. Raporty kasowe sporządzane były wspólnie dla wszystkich źródeł finansowania, bez podziału na budżet i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
3. Stwierdzono, że darowizny otrzymane przez ZSS zostały zaksięgowane jedynie na odpowiednie konta zespołu „0” po stronie Wn i po stronie Ma, z pominięciem księgowania na koncie 400 – koszty wg rodzaju (strona Wn) oraz na koncie
760 – pozostałe przychody i koszty (strona Ma); było to niezgodne m.in. z opisem konta 760 zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto służy m.in. do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, w tym darowizn.
4. Zatwierdzona przez Dyrektora ZSS dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Polityka rachunkowości” nie zawierała: 1/ określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2/ metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3/ wykazu ksiąg, opisu sposobu ich prowadzenia oraz opisu systemu przetwarzania danych; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 1 - 3 uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; dokumentacja zawierała ponadto nieaktualną podstawę prawną i niewłaściwy opis do konta 120,
• „Regulamin kontroli wewnętrznej” nie zawierał opisu pobierania i gromadzenia środków oraz zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp; procedury uwzględniały standardy kontroli finansowej w podstawie prawnej ale nie zawierały opisu m.in. procedur dotyczących identyfikacji zadań wrażliwych, reakcji na ryzyko i działań zaradczych, sposobu rejestracji odstępstw i monitorowania systemu kontroli, co było niezgodne z art. 47 ust 3 uofp i Załącznikiem do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7 poz. 58);
• „Procedury udzielania zamówień publicznych” – nie zawierały opisu procedury dotyczącej zamówień wyłączonych z ustawy, zawierały nieaktualną podstawę prawną,
• „Instrukcja inwentaryzacji” – nie wymieniono wszystkich składników podlegających inwentaryzacji, brak podstawy prawnej,
• „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” – brak opisu niektórych rodzajów dokumentów, m.in. dowodów dotyczących majątku trwałego i dowodów rozliczeniowych.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że Dyrektor ZSS wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz,
że organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w badanym okresie żadnych kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSS:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.