Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

W sierpniu 2010 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Biurze Planowania Przestrzennego Miasta, ul. Szymanowskiego 2, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na sporządzenie opracowań przyrodniczych i krajobrazowych (przetarg nieograniczony: 10. częściowy).

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod kątem przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych jednostki. Stwierdzone uchybienia formalne nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnych umów w sprawie zamówienia publicznego.
Ustalono, że ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, nie zawierało informacji o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co naruszało art. 40 ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010, Nr 113, poz. 759) zw. dalej p.z.p.u. według którego ogłoszenie o zamówieniu zamieszczane zawiera informację o dniu jego zamieszczenia w BZP. Obowiązek właściwego przygotowania ogłoszenia o zamówieniu ciążył – zgodnie z § 1 ust. 3 pkt 2 regulaminu pracy komisji – na członkach komisji przetargowej.
Zamawiający nie sporządził również protokołu z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego czym naruszył przepis art. 96 ust. 1 p.z.p.u. według którego w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia. Osobą zobowiązaną do sporządzenia protokołu z postępowania był – stosownie do treści § 2 ust. 2 pkt 5 regulaminu pracy komisji – sekretarz komisji przetargowej.
W pozostałym zakresie w badanym obszarze przestrzegano wymogów określonych przepisami p.z.p.u. oraz rozporządzeń wykonawczych do ww. ustawy.
W szczególności zachowano zasadę jawności postępowania poprzez m.in. terminowość i kompletność ogłoszeń o udzieleniu zamówienia i zawarciu umowy. Przestrzegano również zasady równości poprzez zapewnienie dla wszystkich wykonawców dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie oraz stosowanie kryteriów nie ograniczających ich udziału w postępowaniu. Zamawiający w sposób prawidłowy ocenił ponadto ważność przedłożonej przez wybranego wykonawcę oferty (oferta cenowa, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej itd.) oraz przestrzegał nakazów dot. zawiadomienia wykonawcy o rozstrzygnięciu postępowania (zawiadomienie o wyborze oferty). Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z zawartej umowy był zgodny z treścią jego oferty, co odpowiadało art. 140 ust. 1 p.z.p.u., według którego zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi BPPM aby przestrzegał właściwych przepisów p.z.p.u. dot. obligatoryjnej treści ogłoszeń o zamówieniu oraz konieczności dokumentowania postępowania w oparciu o właściwy protokół.