Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22.01.2010 r. – 25.03.2010 r. (z przerwą w dniach 23.01.2010 r. – 29.01.2010 r. i 04.02.2010 r. – 24.02.2010 r.) przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Elektryczno – Elektronicznych im. prof. M.T. Hubera w Szczecinie przy ul. Racibora 60 (zw. dalej ZSEE) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków
za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/14/10 podpisanym w dniu 10. marca 2010 r.
ZSEE w 2009 r. prowadził działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe ZSEE w tym okresie wyniosły łącznie 6 468 680, 99 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 914 956, 40 zł. (tj. 14, 14 % ogólnych wydatków budżetowych 2009 r.), stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor; ówcześnie obowiązujących przepisach ustawy z dnia 30. czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp; Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28. lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, 1020 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o rachunkowości; Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14. czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji oraz przyjętych regulaminach, w tym:
• Stwierdzono, że w ZSEE regułą było ewidencjonowanie kosztów (faktur), polegające na ujmowaniu ich w księgach dopiero w momencie ich zapłaty (powstania wydatku). Konsekwencją powyższego było ujęcie w kosztach miesiąca następującego po tym, którego dotyczyły, 28. z 46. objętych badaniem faktur na łączną kwotę 454 203, 20 zł, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• Główny księgowy z zasady (w 42. na 46 przypadków) dokonywał ewidencji faktur z pominięciem konta 201 (rozrachunki z odbiorcami i dostawcami), które było wymienione w zakładowym planie kont, co było niezgodne z zasadami klasyfikacji zdarzeń zawartymi w polityce rachunkowości ZSEE oraz z Załącznikiem nr 2 do Rozp. MF o rachunkowości, wg którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.
• 1 z 46. objętych badaniem faktur (nr 1750011186 z dnia 30.01.2009 r.) została w części (1 338, 36 zł.) zapłacona po wyznaczonym terminie (opóźnienie wynosiło 32 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Należy podkreślić, że wg oświadczenia głównego księgowego, ZSEE w 2009 roku nie było obciążone odsetkami od przeterminowanych zobowiązań.
• Wszystkie poddane kontroli wewnętrzne dowody księgowe (34. dokumenty księgowe i 2 raporty kasowe) nie zawierały podpisu osoby sporządzającej,
co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 5 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać podpis wystawcy dowodu. Ww. dowody nie były ponadto sprawdzone ani zatwierdzone, a 38 na 46 skontrolowanych faktur (na łączną kwotę 542 596, 99 zł.) nie zawierało udokumentowania sprawdzenia pod względem merytorycznym, co było niezgodne z przyjętymi zasadami
w instrukcji obiegu dokumentów ZSEE i naruszało art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia.
• Stwierdzono, że faktury dot. stolarki okiennej na łączną kwotę 63 421, 94 zł.
(nr A/421/09 i nr A/422/09 z dnia 14.07.2009 r.) i część kwoty z faktury (nr 22/P/09 z dnia 02.10.2009 r.) za remont pokoi w budynku internatu dla grupy sportowców na kwotę 1 513, 80 zł., nie zawierały wskazania klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie m.in. sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).
• W 2. przypadkach dot. wydatków przekraczających kwotę 3 000, 00 zł., na monitoring wizyjny (faktura nr FV/289/2009/11 z dnia 03.11.2009 r. na kwotę 14 288, 64 zł.) oraz na zakup mebli do internatu (faktura nr 305/2009 z dnia 11.09.2009 r. na kwotę 44 999, 70 zł.) nie została sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, który zobowiązywał kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku.
• W przypadku wydatku dot. stolarki okiennej na kwotę brutto 53 661, 94 zł. (faktura nr A/422/09 z dnia 14.07.2009 r.) nie przedstawiono do kontroli dokumentacji z udzielenia zamówienia publicznego, a z notatki służbowej dot. udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro na stolarkę okienną w kwocie netto 8 000, 00 zł. (faktura nr A/421/09 z dnia 14.07.2009 r. na kwotę 9 760, 00 zł.) wynika, że było to zamówienie uzupełniające do zamówienia podstawowego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego. Powyższe naruszało art. 97 ust 1. ustawy z dnia 29. stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.), zwanym dalej upzp, wg którego zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Należy podkreślić, że łączna wartość zamówienia nie przekraczała równowartości 14 000 euro i nie było obowiązku stosowania upzp.
• Stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- Wydatek związany z opłatą abonamentową dotyczący 6. skontrolowanych faktur za wodę i ścieki (nr 010687/2009 z dnia 20.02.2009 r., nr 015287/2009
z dnia 11.03.2009 r., nr 025179/2009 z dnia 23.04.2009 r., nr 028866/2009
z dnia 08.05.2009 r., nr 039969/2009 z dnia 29.06.2009 r., nr 071759/2009
z dnia 06.11.2009), na łączną kwotę 122, 50 zł. zakwalifikowano do paragrafu 4260 (zakup energii) a wg Załącznika nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji, w tym paragrafie należy ujmować wydatki za dostawę wody a księgowań opłat abonamentowych należy dokonywać w paragrafie 4300. Wydatek dotyczący odprowadzania ścieków z budynku szkoły ZSEE w kwocie 879, 35 zł. (faktura 071759/2009 z dnia 06.11.2009 r.) zaewidencjonowano w dziale 854 rozdziale 85410 (internaty i bursy szkolne) a wg Załącznika nr 2 do Rozp. MF o klasyfikacji, wydatki dotyczące szkoły ZSEE należy ujmować w dziale 801 rozdziale 80130 (szkoły zawodowe).
- W miesiącu styczniu i lutym 2009 r. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 1 540, 00 zł., a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Styczniowa lista wypłat znak: Woś-IV/BT/ZSEE/86/2/2009 oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu wrześniu i październiku 2009 r. na łączną kwotę 47 431, 98 zł. nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.

W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w ZSEE dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uofp, uor oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30. czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF, w tym:
• Stwierdzono, że polityka rachunkowości, ustalone procedury wewnętrznej kontroli finansowej, instrukcje obiegu dokumentów i inwentarzowa, posiadają liczne uchybienia natury formalnej: brak na nich podpisu Dyrektora ZSEE, dat określających wdrożenie, brak potwierdzenia i daty przyjęcia przez pracowników.
• W wyniku kontroli stwierdzono, że w ZSEE nie opracowano procedury udzielania zamówień publicznych, a obowiązujące procedury wewnętrznej kontroli finansowej nie zawierały elementów kontroli finansowej wymienionych w art. 47 ust. 2 uofp oraz uregulowań ujętych w Komunikacie MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości ZSEE nie zawierała: opisu metody ustalania wyniku finansowego; wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 2, pkt 3 lit. b i c oraz pkt 4 uor.
• Stwierdzono również, że w polityce rachunkowości ZSEE nie ujęto w wykazie ksiąg rachunkowych wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 5 uor.
• Obowiązujący w ZSEE plan kont nie zawierał zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, co naruszało art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a. Nie obejmował również kont pozabilansowych zespołu „9”, które służą do ewidencji operacji gospodarczych występujących w ZSEE, a wg § 12 ust.1 pkt 1 Rozp. MF o rachunkowości, standardowa liczba kont, może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Zasady klasyfikacji zdarzeń nie obejmowały opisu funkcjonowania 11. kont, wyszczególnionych w planie kont (t.j.: konto 137, 290, 300, 310, 330, 340, 490, 640, 761, 810, 840), a zawierały opisy kont 135/I i 225/I, których nie wymieniono w planie kont.
• W aktach osobowych głównego księgowego ZSEE nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych oraz wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458), zwanej dalej ups.
• Stwierdzono również, że nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.
W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w ZSEE nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w ZSEE były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej. Stwierdzono, że nie poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli, co było niezgodne z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSEE:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Stosowanie w praktyce zasad klasyfikacji zdarzeń zawartych w polityce rachunkowości ZSEE oraz w Rozp. MF o rachunkowości.
3. Regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie.
4. Dokonywanie dekretacji, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych zgodnie z uor, Rozp. MF o klasyfikacji oraz procedurami obowiązującymi w tym zakresie w ZSEE.
5. Sporządzanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ujętymi w uor.
6. Dokumentowanie i przechowywanie dokumentacji o udzieleniu zamówienia publicznego, zgodnie z upzp oraz obowiązującymi w tym zakresie zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin.
7. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
8. Uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji finansowo-księgowej, w tym m.in. polityki rachunkowości, procedur wewnętrznej kontroli finansowej, wewnętrznych instrukcji oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
9. Dostosowanie planu kont do występujących w jednostce operacji gospodarczych zgodnie z Rozp. MF o zasadach rachunkowości.
10. Uzupełnienie akt osobowych głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 54 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240) oraz art. 6 ust. 1 pkt 2 ups.
11. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.