Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 01 stycznia do 07 stycznia 2010 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 53 przy ul. Dunikowskiego 44 (zw. dalej PP nr 53) w temacie realizacji procedur
w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/02/10 podpisanym w dniu 07 stycznia 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 46.689,81 zł, tj. 7,4 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 30.11.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. (badaniem objęto 21. pracowników), w przypadku 15. pracowników nie pomniejszono podstawy do naliczenia o dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacone w 2008 r., w przypadku 13. pracowników - o wypłacone nagrody, w przypadku 1. pracownika – o ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
w przypadku 3. pracowników – o wynagrodzenie za wykorzystane przez pracowników w 2008 r. dni wolne z tytułu opieki, a w przypadku
4. pracowników pomniejszono podstawę do naliczenia o błędną kwotę wynagrodzenia z tytułu opieki; w wyniku popełnionych błędów dokonano nadpłaty w kwocie ogółem 2.306,94 zł (nadpłacono 2.317,53 zł, nie wypłacono 10,59 zł), która stanowiła 6,3 % wydatków ogółem zaewidencjonowanych na § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne; powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• z 8. objętych badaniem faktur dotyczących zakupu materiałów, towarów i usług 3 faktury nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli merytorycznej, 5 faktur – podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalno –rachunkową, 2. faktury – podpisu Głównego księgowego, a 1. faktura - akceptacji Dyrektora, ponadto potwierdzenia dokonanej kontroli nie zawierały także wszystkie wyciągi bankowe, a wydruki systemowe dowodów księgowych – danych (podpisu) osoby sporządzającej; było to niezgodne z obowiązującymi w PP nr 53 procedurami i zakresami obowiązków Głównego księgowego i intendenta,
• wszystkie objęte badaniem faktury dotyczące zakupu materiałów, towarów i usług oraz wyciągi bankowe nie zawierały oznaczeń dotyczących numeru dowodu księgowego oraz zakwalifikowania dowodu do określonego miesiąca sprawozdawczego, 4 z 8. faktur nie zawierały wskazań dekretacyjnych, w tym wskazania dotyczącego źródła finansowania (6 z 8. faktur) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej, co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. numer identyfikacyjny oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
• płatności 2. z 8. objętych badaniem dowodów księgowych na kwotę ogółem 5.466,82 zł zostały uregulowane po terminie płatności wskazanym w fakturach; potencjalne odsetki ustawowe wyniosłyby łącznie 6,93 zł (4,35 zł od kwoty 3.050,00 za 4 dni, 2,58 zł od kwoty 2.416,82 zł za 3 dni),
• faktury były wprowadzane do ksiąg w momencie ich zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do PP nr 53 oraz z pominięciem księgowania na kontach zespołu „2”, co było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 uor, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz opisem konta 201 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z ytułu przychodów finansowych,
• 2. z 8. objętych badaniem faktur zawierały nazwę jednostki niezgodną z jej prawidłowym brzmieniem oraz 4 z 8. faktur – błędny numer NIP PP nr 53, a do dokumentów nie wystawiono noty korygującej błędne dane; było to niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• wykonanie wydatków w § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne wg sprawozdania RB-28s wyniosło 36.441,78 zł, a wg ewidencji księgowej 36.442,74 zł (różnica 0,96), co stało w sprzeczności z zapisami § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115 poz. 781 ze zm.), wg których kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
2. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 53 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Polityka rachunkowości” nie zawierała: 1/ okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, 2/ opisu metody ustalania wyniku finansowego, 3/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 4/ opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 5/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 6/ opisu do niektórych kont, 7/ opisu powiązań kont z innymi kontami; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 1 – 3 uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; dokumentacja zawierała ponadto nieaktualną podstawę prawną,
• „Procedury wewnętrznej kontroli finansowej” nie zawierały opisu kontroli faktur/rachunków zakupu płatnych przelewem, informacji o kontroli dokumentów potwierdzających koszty delegacji inne niż ryczałtowe, opisu kontroli załączników do wynagrodzeń (zestawień nadgodzin, wyżywienia, list premiowych i innych), a ponadto zawierały błędne nazewnictwo (poradnia, dyrektor wydziału finansów),
• „Procedury udzielania zamówień publicznych” zawierały błędne nazewnictwo (PP nr 74), nieaktualną podstawę prawną, w której nie podano ponadto zarządzenia Prezydenta, a w dokumencie nie opisano procedury dotyczącej sporządzania notatki służbowej i analizy rynku zgodnie z tym zarządzeniem,
• „Instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji i rozliczenia jej wyników” nie zawierała wzorów stosowanych dokumentów i zapisu o zarządzeniu dyrektora w sprawie inwentaryzacji oraz zawierała nieaktualną podstawę prawną,
• „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” nie zawierała opisu kontroli faktur/rachunków zakupu płatnych przelewem oraz zawierała nieaktualną podstawę prawną.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że Dyrektor PP nr 53 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.


Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 53:
1. ewidencję i sporządzanie dokumentacji księgowej oraz sporządzanie sprawozdań zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.