Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 09.02.2010 r. - 11.02.2010 r. przeprowadził kontrolę w II Liceum Ogólnokształcącym im. Mieszka_I w Szczecinie przy ul. Henryka Pobożnego 2 (zw. dalej II LO) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/20/10 podpisanym w dniu 17. lutego 2010 r.
II LO w 2009 r. prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe II LO w tym okresie wyniosły łącznie, zgodnie z planem 5 030 459, 40 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 638 212, 46 zł. (tj. 12, 67 % planowanych wydatków budżetowych), stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, m.in. określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• Stwierdzono wykonywanie w 2009 roku w ramach rozdziału 80120 (licea ogólnokształcące) wydatków związanych z opłatami eksploatacyjnymi (zakupem energii, odprowadzaniem ścieków oraz podatkiem od nieruchomości) w łącznej kwocie 3 417, 80 zł., dotyczącymi znajdujących się w trwałym zarządzie II LO pomieszczeń przy ul. Jarowita 2 w Szczecinie, udostępnionych dla NSZZ „Solidarność” Pracowników Oświaty i Wychowania w Szczecinie. Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2001 r., Nr 79, poz. 854 ze zm.) Dyrektor II LO, jako pracodawca był obowiązany, na warunkach określonych w umowie udostępnić zakładowej organizacji związkowej m.in. pomieszczenia do wykonywania działalności związkowej. Przepis ten nie stanowił przy tym, jakiego rodzaju pomieszczenia należy udostępnić związkom zawodowym oraz czy udostępnienie powinno być odpłatne czy nie. Kwestie te powinny być określone w umowie zawartej pomiędzy związkami zawodowymi a pracodawcą. Wszelkie podejmowane przez Dyrektora II LO działania zmierzające do porozumienia w przedmiocie zawarcia stosownej umowy z organizacją związkową były bezskuteczne. Wobec powyższego (gdy do zawarcia takiej umowy nie doszło), Dyrektor II LO nie jest związany koniecznością przekazania pomieszczeń organizacji związkowej.
• Stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- Wydatki dotyczące dostawy wody w kwocie 1 447, 50 zł oraz odprowadzania ścieków w kwocie 2 019, 67 zł zaewidencjonowano łącznie w paragrafie 4260 (zakup energii) a wg Rozp. MF o klasyfikacji, w tym paragrafie należy ujmować wydatki za dostawę wody a księgowań opłat abonamentowych oraz odprowadzania ścieków należy dokonywać w paragrafie 4300. Dotyczyło to faktur: nr 002197/2009 z dnia 14.01.2009 r. oraz nr 008519/2009 z dnia 12.02.2009 r.
- W miesiącu styczniu 2009 r. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 660, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Listę wypłat znak: Woś-IV/BT/LO NR 02/21/3/2009 oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w III kwartale 2009 roku na łączną kwotę 51 498, 80 zł. nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że wynagrodzenia wybranej grupy pracowników, zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.
W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w II LO dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor; w ówcześnie obowiązujących przepisach ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o sprawozdawczości;
w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF, w tym:
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości II LO w części dotyczącej opisu systemu informatycznego uwzględniała tylko program Finanse DDJ, mimo że wykaz programów zawierał też programy: Płace i Inwentarz szkolny, a wg umów licencyjnych użytkowano również programy: Sekretariat DDJ, Kadry oraz Wyposażenie. Polityka rachunkowości nie zawierała ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było niezgodne z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. c uor.
• W dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości II LO wyszczególniano sprawozdanie Rb-34, jako składane za okresy półroczne, co było niezgodne z § 3 pkt 23 Rozp. MF o sprawozdawczości, wg którego sprawozdanie Rb-34 było sprawozdaniem kwartalnym.
• W wyniku kontroli stwierdzono, że w II LO nie opracowano procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych a instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych, ustalono na podstawie nieobowiązujących w 2009 roku przepisów, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 uofp, wg których na Dyrektorze II LO spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz obiegu i kontroli dokumentów.
• Stwierdzono również, że obowiązujące w II LO procedury kontroli finansowej (opracowane na podstawie nieobowiązujących w 2009 roku przepisów) nie zawierały uregulowań ujętych w Komunikacie MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.
• Stwierdzono również, że nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu IILO w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.
• W aktach osobowych głównego księgowego nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Nie było ponadto zapytania o udzielenie informacji o osobie, o której mowa w art. 2 ust 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201), wg którego poprzedni Dyrektor II LO miał obowiązek wystąpić do dnia 10.01.2007 r. z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tej osobie.
• W aktach osobowych pracowników zatrudnionych w II LO na stanowiskach sekretarza oraz kierownika administracyjno-gospodarczego nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych, potwierdzających spełnienie wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458).
W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w II LO nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w II LO były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej. Stwierdzono, poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli, zgodnie z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi IILO:

1. Podjęcie działań, w porozumieniu z Biurem Prawnym Urzędu Miasta Szczecin, w celu zalegalizowania udostępniania pomieszczenia przy ul. Jarowita 2 w Szczecinie organizacji związkowej oraz zwrotu poniesionych w 2009 roku wydatków związanych z opłatami eksploatacyjnymi dotyczącymi ww. pomieszczenia.
2. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
3. Uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in. polityki rachunkowości oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
4. Uzupełnienie akt osobowych głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 54 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240).
5. Uzupełnienie akt osobowych pracowników samorządowych, o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 i ust.3 pkt 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458).