Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 15.06. – 12.07.2010 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Centrum Świadczeń ul. Kadłubka 12 w Szczecinie, zw. dalej SCS, w temacie kontroli gospodarki finansowo – księgowej za 2009 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/60/10 podpisanym w dniu 26 lipca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.08.2010 r.
SCS prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. Centrum uzyskało w 2009 r. dochody budżetowe w wysokości 571.140,83 zł, co stanowiło 75% zaplanowanej kwoty oraz dochody wynikające z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jst ustawami w wysokości 1.859.502,63 zł, co stanowiło 447% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wynikające z realizacji zadań własnych Gminy wyniosły 9.823.981,33 zł, co stanowiło 96,3% zaplanowanej kwoty. Na realizację zadań zleconych Gminy wydatkowano kwotę 39.194.538 zł, co stanowiło 94,3% planu.
W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które w głównej mierze powstały wskutek ograniczeń czasowych i organizacyjnych związanych z powołaniem do życia kontrolowanej jednostki z dniem 1.05.2009 r. oraz wdrażaniem nowego systemu finansowo – księgowego.
W toku badania funkcjonującego w SCS systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązująca polityka rachunkowości nie zawierała informacji o wersji stosowanego oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (analityka do planu kont). Powyższe stoi w sprzeczności z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, opisu systemu przetwarzania danych z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Główny księgowy prowadził ewidencję na kontach: 073 – umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, 412 – składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od świadczeń rodzinnych, które nie były ujęte w Zakładowym Planie Kont.
W SCS nie były sporządzane miesięczne i roczne zestawienia obrotów i sald, co narusza zapisy art. 18 ust. 1 uor, według którego na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald. Powyższe świadczy ponadto o nieprowadzeniu ksiąg bieżąco, co reguluje art. 24 ust 5 pkt 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sal kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (…). Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie zostało sporządzone zestawienie sald ksiąg pomocniczych, co było niezgodne z art. 18 ust 2 uor, według którego co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
Księgi rachunkowe prowadzone w SCS były niesprawdzalne, zawierały niechronologiczne zapisy oraz nie pozwalały na identyfikację dowodów księgowych (z wyjątkiem dokumentów z rachunku kosztów obsługi, które zawierały odniesienie do pozycji z dziennika). Powyższe jest niezgodne z art. 24 ust 4 pkt 1, 2 i 4 uor, według których księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Powyższe jest niezgodne również z zapisami pkt 3 obowiązującej w SCS polityki rachunkowości, według którego dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
Osobą odpowiedzialną w SCS za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową w 2009 r. był główny księgowy.
W toku kontroli mienia SCS wykazano, że nie były prowadzone księgi rachunkowe stanowiące wykaz aktywów i pasywów (inwentarz), co było niezgodne z art. 13 ust. 1 pkt 5 uor, według którego księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą wykaz aktywów i pasywów (inwentarz). Księgi inwentarzowe były w trakcie zakładania a majątek w trakcie nadawania mu numerów identyfikacyjnych.
W toku kontroli wydatków budżetowych za 2009r. ustalono, że na 36 skontrolowanych dowodów księgowych na łączną kwotę 5.784.364,06 zł:
• W 2. przypadkach na łączną kwotę 1.472,01 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 63646/2009, 78421/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 28 zł) była po połowie ujęta w § 4260 i § 4300. Powyższe niezgodne było z ówcześnie obowiązującymi postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300. Stwierdzono ponadto, że w przypadku faktury nr 78421/2009 wartość za ścieki i połowę opłaty abonamentowej w kwocie 428,27 zł została błędnie zaewidencjonowana w § 4010. Do końca 2009 r. kwota nie została przeksięgowana w § 4300.
• W 13. przypadkach na łączną kwotę 1.266.647,29 zł dowody księgowe nie były sprawdzone pod względem merytorycznym a w 5. przypadkach na łączną kwotę 5.158.959,13 zł nie były sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym, co było niezgodne z zapisem Rozdziału II obowiązującej w SCS Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, według którego sprawdzanie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
• W 6. przypadkach na łączną kwotę 5.530.795,50 zł dowody księgowe nie były zatwierdzone do zapłaty przez głównego księgowego, a w 7. przypadkach na łączną kwotę 1.163.971,87 zł nie były zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora.
• W 12. przypadkach na łączną kwotę 146.116,03 zł dowody księgowe nie miały uzupełnionej daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty, a w 30. przypadkach na łączną kwotę 253.568,56 zł nie miały uzupełnionej daty kontroli formalno – rachunkowej, co uniemożliwia ustalenie momentu sprawdzenia dowodu oraz zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty a tym samym podważa stosowaną metodę kontroli dokumentów. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty oraz datowania momentu ich kontroli.
• W 2. przypadkach na łączną kwotę 10.186,46 zł (faktury nr: 3268/01 i 3725/01) w grudniu nastąpiła zmiana kwalifikacji wydatku z § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia na § 4750 – zakup akcesoriów komputerowych, programów, licencji. Dokumentacja księgowa nie zawierała dowodu księgowego potwierdzającego dokonanie takiej operacji, co narusza z art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi”.
• W 30. przypadkach dowody księgowe miały nadany numer kolejny z dziennika ołówkiem, w przypadku 4. dowodów wewnętrznych (zestawienia) natomiast dokumenty nie były oznaczone numerem pozycji z dziennika, co było niezgodne
z ww. pkt 3 polityki rachunkowości.
• W 12. przypadkach na łączną kwotę 5.646.527,38 zł dowody księgowe nie były zadekretowane, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W 24. przypadkach na łączną kwotę 137.836,68 zł dowody księgowe zadekretowane były ołówkiem, nie zawierały jednak wskazania miesiąca i podpisu głównego księgowego.
• Wyciągi bankowe nie były oznaczone numerem z dziennika, nie były również zadekretowane.
• W ewidencji występowała niezgodność numerów wyciągów bankowych z dowodami źródłowymi, co naruszało art. 24 ust. 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
W toku analizy zasad naliczania ryczałtu za używanie do celów służbowych samochodów prywatnych pracowników stwierdzono, iż w przypadku nieobecności pracownika do naliczenia zmniejszeń należnego ryczałtu przyjmowana była rzeczywista liczba dni roboczych w miesiącu, co było niezgodne z § 4 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), według którego kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Różnica wynikająca z niewłaściwego naliczania ryczałtu wyniosła odpowiednio 17,68 zł na rzecz 3. pracowników SCS.
W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) w SCS nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości.
Zatwierdzona przez dyrektora dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• procedury kontroli finansowej posiadały niewłaściwą podstawę prawną, odnosiły się bowiem do nieobowiązującej w 2009 r. ustawy z dnia 27.08.2009 r. (Dz.U. Nr 157, poz. 1240). Nie regulowały kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp, według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych,
• nie było regulaminu pracy komisji przetargowej, czego obowiązek sporządzenia wynikał z § 10 ust. 5 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.
Główny księgowy spełniał wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 45 ust. 2 uofp, dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
W wyniku kontroli 6 akt osobowych pracowników SCS oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień.
Dyrektor zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur wewnętrznych,
2. terminowe sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych,
3. właściwą kontrolę i kwalifikowanie dowodów księgowych oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
4. uzupełnienie planu kont o brakujące konta oraz zasady klasyfikacji zdarzeń,
5. uregulowanie kwestii rozliczania ryczałtów samochodowych,
6. sporządzenie regulaminu pracy komisji przetargowej,
7. aktualizację i uzupełnienie wymienionych w wystąpieniu instrukcji pod kątem zjawisk występujących w jednostce.