Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 7 – 9.04.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 32 ul. Farna 2 w Szczecinie, zw. dalej PP 32, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/44/10 podpisanym w dniu 9 kwietnia 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26.04.2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 62.561,34 zł, tj. 5,5 % ogółu wykonanych wydatków w 2009 r. w wysokości 1.142.742,36 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2. z 17. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 2.862,56 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 76847/2009, 8372/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 28 zł) została ujęta po połowie w § 4260 i § 4300. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 7 z 17. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 32.834,63 zł (faktury nr: 55615/12/SRZ/08, 1750010853, 60610/11/SRZ/09, 1750016193, 919/01/SRZ/09, 8772/02/SRZ/09) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły. Faktury nr 55615/12/SRZ/08 i 1750010853 na łączną kwotę 8.026,76 zł główny księgowy ujął w koszty w miesiącu styczniu 2009 r., pomimo, że faktury wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiły koszt roku poprzedniego. Nie zostały one wykazane jako niewymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-34, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• W przypadku dwóch objętych kontrolą umów: 1. umowa nr 1/1/09 z dnia 1.07.2009 r. na łączną kwotę 16.828 zł na remont sal, szatni i łazienki, 2. umowa (nr nieczytelny) z dnia 3.03.2009 r. na kwotę 4.815 zł na przycięcie drzew stwierdzono, że nie były one zaopiniowane przez radcę prawnego a dokumentacja z analiz rynku nie zawierała ofert cenowych wykonawców co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku polegającej w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców.
• Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• W księgach rachunkowych dokonywano poprawek zapisu przez skreślenie oraz nadpisywanie poprawnego zapisu na zapisie błędnym bez podpisu i daty poprawki, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy
w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
• Główny księgowy nie prowadził na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej i na koncie 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków wg klasyfikacji planu finansowego, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, według którego konto 130 służy m.in. do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych według klasyfikacji podziałek dochodów i wydatków budżetowych a konto 132 do ewidencji środków pieniężnych w podziale wg pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych.
Zatwierdzona przez Dyrektor PP 32 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Procedury kontroli finansowej przywoływały nieaktualną podstawę prawną, nie regulowały kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania i zwrotu środków publicznych a kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Zasady rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną i nie przywoływały metod ustalania wyniku finansowego, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.
O przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych Dyrektor PP 32 informowała Wydział Oświaty, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor PP 32 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. każdorazowe dokumentowanie przeprowadzanych analiz rynku oraz przedkładanie projektów umów do zaopiniowania przez radcę prawnego UM,
3. zaktualizowanie i uzupełnienie polityki rachunkowości,
4. każdorazowe informowanie WKiAW o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.