Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 17.02.2010 r. – 10.03.2010 r. oraz 16.03.2010 r. – 26.03.2010 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta w Szczecinie (zw. dalej WZiPS) w zakresie prawidłowości rozliczenia środków finansowych, przeznaczonych z budżetu Miasta Szczecin w latach 2008 – 2009 na zadanie dotyczące realizacji programu zdrowotnego pn. „Wczesne wykrywanie raka płuc” przez Szpital Specjalistyczny im. Prof. Alfreda Sokołowskiego przy ul. A. Sokołowskiego 11 w Szczecinie-Zdunowo.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 1 kwietnia 2010 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 kwietnia 2010 r.
W wyniku przeprowadzonego konkursu ofert Gmina Miasto Szczecin zawarła w dniu 11 marca 2008 r. umowę nr WZiPS-IV/HB/1/08 ze Specjalistycznym Szpitalem im. Prof. Alfreda Sokołowskiego (zw. dalej Umową z dnia 11 marca 2008r.) w oparciu o którą Szpital otrzymał kwotę 1.212.000 zł na rok 2008 oraz w oparciu o Aneks nr 1 do umowy kwotę 1.500.000 zł na rok 2009 na realizację programu zdrowotnego „Wczesne wykrywanie raka płuc”.
W toku kontroli w zakresie prawidłowości rozliczenia środków finansowych stwierdzono przede wszystkim, że bezpłatnemu badaniu tomograficznemu poddano osoby spoza grupy wiekowej określonej w umowie oraz poddano badaniu tomograficznemu osoby dwa razy w ciągu roku.
W wyniku kontroli stwierdzono, że w latach 2008 – 2009 bezpłatnemu badaniu tomograficznemu w ramach programu „Wczesne wykrywanie raka płuc” poddane zostały osoby spoza określonej w umowie grupy wiekowej, czym naruszono zapisy określone w § 1 Umowy z dnia 11 marca 2008 r. W ww. paragrafie wskazano, iż program przeznaczony był dla mieszkańców Miasta Szczecin w wieku 55-65 lat czyli roczników 43 – 53 (w 2008 r.) oraz 44 – 54 (w 2009 r.). Natomiast w listach osób poddanych badaniu tomograficznemu załączanych do sprawozdań z realizacji programu znajdowały się numery PESEL łącznie 87 osób spoza ww. przedziału rocznikowego. Koszt przeprowadzenia badań tomograficznych grupy osób spoza przedziału wiekowego określonego w zawartej ze Szpitalem Zdunowo umowy wyniósł 26.100 zł.
Ustalono, iż w załączonych do sprawozdań listach osób objętych badaniem tomograficznym znajdowały się nr PESEL 33 osób poddanych przedmiotowemu badaniu dwa razy w ciągu danego roku, co było niezgodne z zapisem § 4 ust. 6 Umowy, który wskazywał, iż Miasto zapłaci za faktyczną ilość osób przebadanych, tym samym nie za faktyczną ilość przeprowadzonych badań osób zakwalifikowanych do programu. Koszt dodatkowo przeprowadzonych badań tomograficznych wyniósł 9.900 zł.
Ustalono ponadto, iż w listach osób poddanych badaniu tomograficznemu w 30. na 8416 przypadków nie został wskazany pełny adres zamieszkania osób poddanych badaniu tomograficznemu, co było niezgodne z § 6 ust. 1 umowy z dnia 11 marca 2008 r., który wskazywał na taką konieczność.
W wyniku kontroli stwierdzono, że do sprawozdań z realizacji zadania sporządzanych przez Koordynatora Programu Szpital Zdunowo nie załączane były listy płac będące podstawą do ujęcia w ewidencji księgowej Szpitala wydatków na wynagrodzenie pracownika Centrum Koordynacyjnego, pomimo iż listy te powołane były w zestawieniu tabelarycznym wydatków ponoszonych przez Szpital Zdunowo przy realizacji projektu w poszczególnych okresach rozliczeniowych. Załączana była jedynie korespondencja wewnętrzna szpitala (pisma starszego referenta ds. spraw płac skierowane do głównego księgowego szpitala) wskazujące na wysokość wynagrodzenia w danym miesiącu.
Stwierdzono, iż w sprawozdaniach sporządzanych przez Szpital Zdunowo wykazywane były koszty związane z publikacją ogłoszeń w ramach promocji zadania w czasopismach (Kurier Szczeciński, Głos Szczeciński, Gazeta Wyborcza).
Na potwierdzenie powyższych wydatków załączane były do sprawozdań faktury VAT.
Z powyższych dokumentów jednak nie wynikało jaki charakter oraz jaka treść ogłoszenia była publikowana, a co za tym idzie nie sposób określić czy wydatki ponoszone były na cel określony w zawartej ze szpitalem Umowie.
Ustalono, iż aktualizacji listy podwykonawców stanowiącej załącznik nr 3 do Umowy polegającej na wykreśleniu Regionalnego Szpitala Onkologicznego w Szczecinie dokonano dopiero w dniu 12 listopada 2009 czyli 20 miesięcy po podpisaniu powyższej Umowy pomimo, iż przekazywane przez Szpital Zdunowo sprawozdania nie zawierały informacji o wykonanych badaniach przez Szpital Onkologiczny. Przedmiotowy Szpital od początku nie brał udziału w programie „Wczesne wykrywanie raka płuc” pomimo, iż figurował on w umowie jako podwykonawca. Należy nadmienić, iż umowa w swych zapisach nie zobowiązuje Szpitala do zgłaszania wszelkich zaistniałych zmian w stosunku do zawartej umowy.
Ustalono, że I rata środków finansowych na realizację programu w 2009 r. w wysokości 375.000 zł została przekazana w dniu 20.02.2009 r. (35 dni po terminie) co było niezgodne z zapisem § 4 ust. 3 lit. a Umowy z dnia 11 marca 2008 r. po zmianach wprowadzonych aneksem nr 1 z dnia 02.01.2009 r., który wskazywał, iż I rata przekazana zostanie na konto Szpitala w terminie 14 dni od dnia podpisania przedmiotowego Aneksu.
W toku kontroli stwierdzono ponadto uchybienia formalne dot. składanych przez Szpital Zdunowo sprawozdań z realizacji programu. W przekazywanych sprawozdaniach z realizacji programu nie znajdowały się potwierdzenia dokonania zapłaty za 3 faktury VAT pomimo, iż § 6 ust. 2 umowy z dnia 11 marca 2008 r. wskazywał na konieczność przedkładania wraz ze sprawozdaniami kopii faktur oraz dowodów wpłaty. Sprawozdania z realizacji program za okres od 01.06.2008 r. do 31.08.2008 r. oraz od 01.09.2008 r. do 30.11.2008 r. wpłynęły do Urzędu Miasta po terminie wynikającym z § 4 ust. 3 umowy. Sprawozdania wpłynęły bowiem do UM w dniu 18.09.2008 r. (term. wynikający z umowy – 15.09.2008 r.) oraz w dniu 16.12.2008 r. (term. wynikający z umowy – 15.12.2008 r.). Brak ponadto adnotacji o sprawdzeniu pod względem finansowym sprawozdania za okres 01.12.2008 r. do 31.12.2008 r.
Stwierdzono ponadto, iż przekroczona została kwota wydatków na promocję zadania określona aneksem nr 3 do umowy z dnia 11 marca 2008 r. o kwotę 86,68 zł. Według § 2 ww. aneksu do umowy kwota przeznaczona na wydatki związane
z promocją zadania wynosiła 11.170,88 zł, natomiast kwota wydatkowana na ten cel wyniosła 11.257,56 zł. Należy jednakże podkreślić, że środki finansowe przeznaczone ogółem na realizację zadania nie zostały przekroczone.
Prezydent zalecił Pani Dyrektor WZiPS:
1. Podjąć działania zmierzające do odzyskania od Koordynatora programu Szpitala Zdunowo łącznie kwoty 36.000 zł za przeprowadzone niezgodnie z umową badania lub poddania bezpłatnemu badaniu tomografem grupy kolejnych 120 osób na zasadach określonych w zawartej Umowie,
2. W ramach przeprowadzanej przez WZiPS kontroli merytorycznej i finansowej wymagać przestrzegania oraz przestrzegać przepisów umowy w zakresie: zamieszczania adresu zamieszkania osób poddanych badaniu tomograficznemu, dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty za faktury, terminu składania sprawozdań z realizacji programu, terminu przekazania środków finansowych na realizację programu, kosztorysu,
3. Każdorazowo zamieszczać adnotację o sprawdzeniu sprawozdań pod względem finansowym,
4. Żądać przedkładania w sprawozdaniach z realizacji programu list płac wskazujących na wysokość wynagrodzenia pracownika centrum koordynacyjnego jak i dokumentów wskazujących na treść publikowanych ogłoszeń w ramach promocji zadania,
5. Wnikliwie analizować przedkładane sprawozdania w ramach dokonywanej przez WZiPS kontroli realizacji programu pod kątem realizowania przez Koordynatora programu poszczególnych zapisów umowy w tym w szczególności w zakresie aktualności listy podwykonawców.