Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

W sierpniu 2010 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Towarzystwie Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Bohaterów Getta Warszawskiego 1 zw. dalej „STBS” lub „zamawiającym”, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na prace remontowo-budowlane polegające na dostawie i wymianie stolarki drzwiowej drewnianej w zasobach stanowiących własność STBS Sp. z o.o. (8 PN/DZE/2009).
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod kątem przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych jednostki. Stwierdzono jedynie uchybienia formalne, które nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
W toku kontroli wykazano, iż zamawiający określił kwotę wadium dla całej wartości szacunkowej zamówienia z pominięciem części przy zamówieniach udzielanych w częściach, czym naruszył przepis art. 45 ust. 5 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.) zw. dalej p.z.p.u. według którego jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, określa kwotę wadium dla każdej z części. Biorąc pod uwagę wartości szacunkowe określone w kosztorysie inwestorskim oraz metraż wynikający z przedmiotu zamówienia – wartość szacunkowa części zamówienia wyniosła 22.814,27 zł, a kwota wadium w wysokości 1.000 zł stanowiła 4,38% tak ustalonej wartości szacunkowej, co przekraczało - wynikającą z art. 45 ust. 4 w zw. z ust. 5 p.z.p.u. – maksymalną 3% wysokość wadium jakiego może żądać zamawiający od wykonawcy.
Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w wysokości 78.744, 62 zł brutto. Kwota ta stanowiła ubruttowioną kwotę szacunku na 33 sztuki drzwi (o metrażu 65,47 m2), podczas gdy przedmiotem zamówienia w niniejszym postępowaniu była robota budowlana obejmująca dostawę i wymianę stolarki drzwiowej obejmującej 10 sztuk drzwi o łącznej powierzchni 20,22 m2 (zamówienie udzielane w częściach).
W ocenie kontroli – biorąc pod uwagę związanie zamawiającego kwotą podaną przed otwarciem ofert, w sytuacji gdy cena najkorzystniejszej oferty jej nie przekracza – zasadnym jest podawanie jej w granicach dostosowanych do zakresu przedmiotu zamówienia (części zamówienia objętej szacunkiem).
Zamawiający zwrócił 70% zabezpieczenia w dniu 30.09.2009 r. tj. 83 dni po dniu wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane (protokół z dnia 09.07.2009 r.), czym naruszył przepis art. 151 ust. 1 p.z.p.u. nakładający na zamawiającego obowiązek zwrotu wadium w terminie 30 dni. Zamawiający zwrócił kwotę zabezpieczenia (podobnie jak kwotę wadium) w nominalnej wysokości naruszając tym samym przepis art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 p.z.p.u. według których jeżeli zabezpieczenie (wadium) wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
W protokole z postępowania (druk ZP-2) błędnie natomiast wskazano podstawę ustalenia szacunkowej wartości zamówienia. Zamawiający powołał się na art. 31 ust. 1 p.z.p.u. dotyczący rodzaju dokumentów za pomocą których dokonuje się opisu przedmiotu zamówienia, podczas gdy prawną podstawą szacowania wartości był w tym przypadku przepis art. 32 ust. 1 p.z.p.u. i uszczegółowiający go art. 33 ust. 1 pkt 1 p.z.p.u. według którego wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej (…).
Drobna uwaga dotyczy faktu, że zamawiający przewidział wniesienie wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązania w formach określonych w p.z.p.u., za wyjątkiem poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej tj. formy określonej w art. 45 ust. 6 pkt 2 i art. 148 ust. 1 pkt 2 p.z.p.u. Nie wskazano też wprost numeru rachunku bankowego do wpłaty zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązania (wskazany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia rachunek zamawiającego odnosił się literalnie do wpłaty wadium), a według art. 148 ust. 3 p.z.p.u. zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego.
Obowiązujący w STBS Regulamin Pracy Komisji Przetargowej - wprowadzony Zarządzeniem nr 3A/2004 Prezesa Zarządu STBS z dnia 08.03.2004 r. - na dzień zakończenia kontroli zawierał nieaktualne zapisy dot. protestów oraz niewłaściwe wskazanie podstawy prawnej upoważnienia do podjęcia czynności konwalidacyjnych (§9 ust. 9 regulaminu).
Zamawiający przewidując w SIWZ możliwość zmiany zawartej umowy (zmiana adresów lokali, w których ma być wykonany przedmiot zamówienia i zmiany powierzchni przypadającej dla danego rodzaju drzwi) nie określił w sposób odpowiedni i wyczerpujący warunków takiej zmiany, czym naruszył przepis art. 144 ust. 1 p.z.p.u. (w brzmieniu sprzed nowelizacji z dnia 22.12.2009 r.), według którego zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. Podkreślenia wymaga, iż określenie warunków zmiany umowy zawierać powinno nie tylko wskazanie konkretnej treści umowy podlegającej zmianie (postanowień umowy, które mogą ulec następczej zmianie), co pośrednio wynikało z treści pkt. IV.5 SIWZ, ale również wskazanie stosownych okoliczności lub też powodów, których zaistnienie umożliwi w przyszłości dokonanie zmiany umowy, czego zamawiający nie określił.
W pozostałym zakresie w badanym obszarze przestrzegano wymogów określonych przepisami p.z.p.u. oraz rozporządzeń wykonawczych do ww. ustawy.
W szczególności zachowano zasadę jawności postępowania poprzez m.in. terminowość i kompletność ogłoszeń o udzieleniu zamówienia i zawarciu umowy. Przestrzegano również zasady równości poprzez zapewnienie dla wszystkich wykonawców dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie oraz stosowanie kryteriów nie ograniczających ich udziału w postępowaniu. Zamawiający w sposób prawidłowy ocenił ponadto ważność przedłożonej przez wybranego wykonawcę oferty (oferta cenowa, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, prace podobne itd.). Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z zawartej umowy był zgodny z treścią jego oferty, co odpowiadało art. 140 ust. 1 p.z.p.u., według którego zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym
w ofercie.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Prezesowi Zarządu STBS aby:

1. przestrzegał przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie uchybień wskazanych powyżej,
2. zaktualizował zapisy regulaminu pracy komisji przetargowej.