Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 5 – 10.03.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 7 ul. Unisławy 26 w Szczecinie, zw. dalej ZSO nr 7, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/34/10 podpisanym w dniu 10 marca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.03.2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 809.740,06 zł, tj. 17,3 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 4.671.423,86 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• Dyrektor ZSO nr 7 zawarł umowę nr 663/Z-010/2009 na wynajem 4. torów basenu dużego w kwocie 55 zł brutto za 1 tor / 45 minut na okres od 1.10.2009 do 18.02.2010 r. bez stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązań pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, co było niezgodne z obowiązującymi w 2009 r. art. 36 ust. 1 w zw.
z art. 193 i art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 188 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy.
• Notatka służbowa z analizy rynku na remont łącznika technicznego pomiędzy budynkiem ZSO nr 7 a budynkiem uniwersytetu Szczecińskiego - umowa nr 6/2009 zawarta w dniu 31.08.2009 r. na kwotę 17.080 zł brutto – zawierała wskazany niewłaściwy kurs euro (3,839 zł), co stoi w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych według którego zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia przyjmując kurs euro określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. W sierpniu 2009 r. średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosił 3,8771 zł i był określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.12.2007 r. w sprawie średniego kursu w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. nr 241, poz. 1763).
Zatwierdzona przez Dyrektora ZSO nr 7 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• procedury kontroli finansowej posiadały nieaktualną podstawę prawną i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 3 uofp, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
W ZSO nr 7 nie było opracowanej dokumentacji dotyczącej postępowania w sprawach o udzielenie zamówień publicznych. Nie było ponadto regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.
Dyrektor ZSO nr 7 nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Podczas kontroli dokumentów finansowo – księgowych stwierdzono, że:
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (13 pozycji) zostały prawidłowo zadekretowane i sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone przez upoważnione przez Dyrektora osoby.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (13 pozycji) były kompletne pod względem zasad ustalonych w art. 21 ustawy z dnia 29.09.1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), prawidłowo zaksięgowane i ujęte we właściwym paragrafie.
Dyrektor ZSO nr 7 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Stwierdzono jednak, że informacja za II półrocze została przesłana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta zamiast do wydziału nadzorującego.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. wystąpienie o stosowne upoważnienie w przypadku zobowiązań, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym,
2. opracowanie procedur postępowania w sprawach o udzielenie zamówień publicznych wraz regulaminem pracy komisji przetargowej,
3. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.