Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 13.10.-03.11.2010 r. przeprowadził kontrolę wZarządzie Budynków i Lokali Komunalnych przy ulicy Mariackiej 25 w Szczecinie, zw. dalej ZBiLK, w zakresie gospodarowania komunalnym lokalem użytkowym położonym przy al. Wojska Polskiego 192, wybranych zagadnień finansowych za lata 2009 – 2010 i gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych za lata 2009 - 2010.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 1 grudnia 2010 r. (część dotyczącawybranych zagadnień finansowych i ZFŚS).  Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2010 r.

W zakresie rozliczeń z pracownikami z tytułu pobranych zaliczek na zakupy, kontroli poddano wybrane zaliczki pobrane w 2009 r. na kwotę łączną 49.864,00 zł, tj. 53,7 % ogółu obrotów strony Wn na koncie 200-234-002- pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki oraz zaliczki pobrane w 2010 r. na kwotę łączną 20.975,45 zł, tj. 33,9 % ogółu obrotów strony Wn na koncie 200-234-002- pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki. Kontrolą objęto wybranych 5. pracowników z 12. za 2009 r. i 4. pracowników z 10. za 2010 r., tj. 40,9 % pracowników z zaewidencjonowanymi obrotami na koncie 200-234-002- pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki, w okresie od 01.01.2009 – 15.10.2010 r.

W wyniku kontroli pobranych zaliczek na zakupy i ich rozliczeń stwierdzono, że w okresie od stycznia 2009 r. do września 2010 r. przekazano z rachunku bankowego ZBiLK na rachunek bankowy Dyrektora ZBiLK kwotę 37.000,00 zł, tytułem zaliczek na zakupy, z czego: 3.000,00 zł w styczniu 2009 r., 25.000,00 zł w czerwcu 2009 r., 8.000,00 zł w czerwcu 2010 r. i 1.000,00 zł w lipcu 2010 r. Dokumentacja w postaci wniosków o zaliczki została dostarczona kontrolującemu w dniu 28.10.2010 r. przez pracownika sekretariatu ZBiLK, mimo wcześniejszych wyjaśnień Głównego księgowego ZBiLK, że zaliczki wypłacone zostały Dyrektorowi ZBiLK w oparciu o ustnie zgłoszone zapotrzebowanie. Wnioski, podpisane przez Dyrektora i Głównego księgowego, zawierały w swej treści specyfikację następujących zakupów: naprawa samochodu służbowego, zakup mebli i wyposażenia dla repatriantów, wymiana filtrów i płynów w samochodzie służbowym, zakup mebli do gabinetu dyrektora. Przekazane zaliczki nie zostały przez Dyrektora ZBiLK wykorzystane na zakupy wskazane w dokumentacji, nie zostały wykorzystane na żadne inne zakupy, jak również nie zostały niezwłocznie zwrócone na rachunek bankowy ZBiLK w związku z ich niewykorzystaniem. Z pobranych zaliczek Dyrektor ZBiLK rozliczany był poprzez księgowe kwalifikowanie na poczet ich spłaty, należnych Dyrektorowi w poszczególnych miesiącach 2009 i 2010 r. kwot z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, przyznanej nagrody indywidualnej, zwróconych składek ZUS, wypłaty z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, potrąceń z wynagrodzeń oraz wpłat własnych na rachunek bankowy ZBiLK. Na dzień 31.12.2009 r. saldo zobowiązań Dyrektora ZBiLK z tytułu pobranych zaliczek wynosiło 15.098,64 zł, a na koniec miesiąca września 2010 r. 8.896,98 zł. W dniu 13.10.2010 r., tj. w pierwszym dniu kontroli, na rachunek bankowy ZBiLK dokonana został wpłata w kwocie 8.900,00 zł tytułem zwrotu zaliczki, rozliczająca pozostałą kwotę zobowiązania Dyrektora wobec ZBiLK.

Powyższe podejście do gospodarowania środkami finansowymi należącymi do ZBiLK stoi w sprzeczności z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy.
Powyższe stoi również w sprzeczności z art. 68 ust. 2  pkt 5 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp, wg których do obowiązków Dyrektora ZBiLK jako kierownika jednostki należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, której jednym z celów jest m.in. zapewnienie przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania.

W wyniku kontroli zaliczek na zakupy i ich rozliczeń stwierdzono ponadto, że:

1. przyjęty w praktyce ZBiLK system rozliczania i ewidencji pobranych zaliczek na zakupy (przenoszenie kwot do wypłaty lub zwrotu z jednego rozliczenia zaliczki do kolejnego rozliczenia) nie pozwalał na przejrzyste ustalenie źródła pochodzenia salda do rozliczenia w ramach konta danego pracownika oraz dopuszczał istnienie nierozliczonych sald z tytułu pobranych zaliczek na koniec roku obrotowego; stało to w sprzeczności z art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności m.in. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych; 
2. jednemu z pracowników wypłacono w m-cu październiku 2009 r. zaliczkę na kwotę 220,00 zł bez dokumentu w postaci wniosku o zaliczkę, a wg art. 20 ust. 2 pkt 3 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe), w tym m.in. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki;
3. wypłacono zaliczki na kwoty wyższe i na inne cele niż wskazane w upoważnieniu, które było ponadto nieaktualne z uwagi na zmianę podległości służbowej pracownika (1 pracownik), wypłacono zaliczki na zakupy mimo braku
   w dokumentacji ZBiLK upoważnienia do ich pobierania (4. pracowników), upoważnienie pracownika nie zawierało wskazania maksymalnej kwoty zaliczki (1 pracownik), do rozliczenia zaliczki nie wystawiono dokumentu „Rozliczenie zaliczki pobranej” (1 pracownik), wypłacono zaliczkę na podstawie wniosku o zaliczkę, który nie był podpisany przez zaliczkobiorcę (1 pracownik x 2) lub Głównego księgowego (1 pracownik);
4. wnioski o zaliczkę nie zawierały podpisów potwierdzenia wykonanej kontroli merytorycznej oraz określenia terminu rozliczenia się pracownika z pobranej zaliczki, pomimo, że stosowany w ZBiLK wzór dokumentu przewidywał takie elementy i informacje, a wg obowiązującej w ZBiLK polityki rachunkowości dowód powinien być sprawdzony m.in. pod względem merytorycznym przez osobę ustaloną przez Dyrektora ZBiLK;
5. nie wszystkie udzielone zaliczki i ich rozliczenia były ewidencjonowane na koncie 200-234-002- pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki, tylko na koncie 200-234-003 – rozliczenie z pracownikami (K.Litwiński), co stało w sprzeczności
   z opisem do konta zawartym w zakładowym planie kont ZBiLK (Zarządzenie nr 23 z dnia 02 kwietnia 2008 r. Dyrektora ZBiLK), wg którego „Ewidencja szczegółowa do konta 200-234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków”.

W zakresie rozliczeń z pracownikami z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych, kontroli poddano wszystkie umowy zawarte z pracownikami i naliczone ryczałty za miesiąc wrzesień 2009 i 2010 r.,
(40. pracowników), zaewidencjonowane na koncie 551-xxxx-61-441 na kwotę łączną 21.242,90 zł. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. pracownikowi pomniejszono należną kwotę ryczałtu za miesiąc wrzesień 2010 r. o kwotę 151,20 zł, zamiast o 15,20 zł (różnica 136,00 zł) za 1 dzień nieobecności,
2. pracownikowi pomniejszono należną kwotę ryczałtu za miesiąc wrzesień 2009 r. za 10 dni nieobecności zamiast za 11 dni (różnica 7,11 zł),
3. pracownikowi pomniejszono należną kwotę ryczałtu za miesiąc wrzesień 2010 r. za 7 dni nieobecności zamiast za 8 dni (różnica 18,99 zł),
4. oświadczenia złożone za m-c wrzesień 2009 r. i wrzesień 2010 r. przez jednego z pracowników nie zawierały podpisu składającego oświadczenie,
5. stosowany przez pracowników wzór oświadczenia nie zawierał informacji o marce samochodu, zawierał informacje o 3. rodzajach nieobecności (urlop, delegacja służbowa, inna nieobecność), a winien określać nieobecności z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności oraz ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych,
6. umowa podpisana z pracownikiem nie zawierała podpisu pracownika, jako strony umowy,
7. umowa z Panem S. Cieślakiem zawarta została na samochód osobowy, a wg dowodu rejestracyjnego pojazdu był to samochód ciężarowy,
8. umowy i aneksy zawierały nieprawidłowo wpisaną pojemność samochodu (1,900 cm³, 2,0 cm³, 2,499 cm³, 1,998 cm³, 1,741 cm³),
9. składane przez Dyrektora ZBiLK oświadczenia były niezgodne ze wzorem stanowiącym załącznik do umowy z dnia 02.04.2007 r.

Powyższe było niezgodne m.in. z §4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), wg którego zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Potwierdzenia dokonanej kontroli merytorycznej, składane przez pracowników ds. Kadr w postaci podpisu na oświadczeniach pracowników, wg kontrolujących nie spełniły ponadto swojej roli kontrolnej z uwagi na błędy występujące głównie w zakresie potwierdzania nieprawidłowych dni absencji.

W toku kontroli rozliczeń z pracownikami z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych stwierdzono ponadto, że listy obecności za miesiąc wrzesień 2009 r. i 2010 r., nie zawierały w przypadku niektórych pracowników podpisów tych pracowników lub wpisanego symbolu nieobecności.

Kontrola przyznanych przez Dyrektora ZBiLK ryczałtów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych wykazała także, że przyznała Pani ryczałt w wysokości 500 km na jazdy lokalne pracownikowi, który jest głównym użytkownikiem samochodu służbowego ZBiLK Skoda Octavia. Umowa zawarta z pracownikiem nie zawierała uregulowań dotyczących rozliczenia za dni, w których pracownik będzie używał tylko samochodu służbowego. Przy pomniejszaniu należności pracownika z tytułu ryczałtu także nie brano pod uwagę dni, w których pracownik korzystał przez 8 godzin z samochodu służbowego. Wg kontrolującego powyższe może prowadzić do sytuacji, w której pracownikowi naliczana będzie należność z tytułu ryczałtu za używanie z samochodu prywatnego za dni, w których korzystał wyłącznie z samochodu służbowego.

Kontrola zagadnień związanych z wykorzystaniem samochodów służbowych ZBiLK wykazała, że:

1. składniki majątkowe w postaci samochodów służbowych nie zostały formalnie przekazane do użytkowania żadnemu z pracowników ZBiLK, jak również w dokumentacji nie było umowy zawartej z pracownikami o korzystanie z samochodu służbowego, określającej m.in.: zasady przekazania i używania samochodu, dokonywania zakupów, rozliczania paliwa czy zwrotu samochodu,
2. zakupy związane z wykorzystaniem i eksploatacją samochodów dokonywane były przez pracownika – użytkownika samochodu Skoda Octavia,  jednocześnie potwierdzającego faktury zakupu pod względem merytorycznym,
3. samochód Daewoo Espero wykorzystywany był do jazd, mimo braku ważnego badania technicznego; po dacie ważności badania, tj. po 09.09.2009 r. dokonano zakupów paliwa do wymienionego samochodu na kwotę ogółem 1.957,46 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, że w ZBiLK nie prowadzono żadnej dokumentacji, pozwalającej na sprawowanie nadzoru i kontroli wykorzystania samochodów służbowych. Z powszechnie obowiązującego prawa nie wynika obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji ale wg kontrolujących, wprowadzenie przez Dyrektora ZBiLK obowiązującego wzoru takiej dokumentacji pozwoliłoby na udokumentowanie sprawowania nadzoru np. nad rozliczaniem zużywanego paliwa i czasem pracy osób użytkujących samochody służbowe. 

W zakresie rozliczeń z pracownikami z tytułu delegacji służbowych kontroli poddano 6 z 7. rozliczeń na kwotę ogółem 1.099,32 zł  z 2009 r. (84,7 % z ogólnej kwoty rozliczeń) i 4 z 5. rozliczeń na kwotę ogółem 561,62 zł z 2010 r. (74,5 % z ogólnej kwoty rozliczeń), zaewidencjonowanych na koncie 551xxxx59441. W toku kontroli stwierdzono następujące uchybienia:

1. rozliczenia delegacji nie zawierały podpisu potwierdzającego wykonanie: kontroli merytorycznej (10 z 10. rozliczeń), kontroli formalno – rachunkowej (1. z 10. rozliczeń), podpisu pracownika rozliczającego się z delegacji (2 z 10. rozliczeń), wskazania dotyczącego pociągu sypialnego (2 z 10. poleceń wyjazdu), wskazania dotyczącego rodzaju samochodu (2 z 10. poleceń wyjazdu); było to niezgodne m.in. z obowiązującą w ZBiLK polityką rachunkowości, wg której dowód powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym przez osobę ustaloną przez Dyrektora ZBiLK, a pod względem formalno –rachunkowym przez osobę ustaloną przez Głównego księgowego ZBiLK oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wg którego środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca,
2. rozliczenia delegacji pracowników, którzy wykupili wspólny bilet zaewidencjonowane zostały pod jednym numerem dowodu księgowego, a wg kontrolujących są to dwie odrębne operacje gospodarcze,
3. rozliczenia delegacji odbytych samochodem prywatnym nie zawierały: ewidencji przebiegu pojazdu (5 z 10. rozliczeń), podpisu pracodawcy na ewidencji przebiegu pojazdu (2 z 10. rozliczeń), podpisu pracownika rozliczającego się z jazd
   (1. z 10 rozliczeń); wg art. 23 ust. 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, do prowadzenia której obowiązana jest osoba używająca tego pojazdui powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W wyniku kontroli poprawności naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zw. dalej ZFŚS, w 2009 r. i 2010 r. ustalono, że  Specjalista ds. Kadr, błędnie naliczyła odpisy w następujących okresach:

1. planowany odpis na 2009 r. – zawyżenie odpisu o kwotę 1.000,02 zł (6,25 % z kwoty 2.666,77 zł – kwota przeciętnego wynagrodzenia w II półroczu 2008 r.), w wyniku zdublowania w wykazie emerytów i rencistów 6. osób z 353. uprawnionych,
2. korekta planowanego odpisu w dniu 23.12.2009 r. – korekta o wcześniej zdublowane osoby, zawyżenie odpisu o kwotę 166,67 - zdublowanie w wykazie emerytów i rencistów kolejnej 1. osoby,
3. planowany odpis na 2010 r. - zawyżenie odpisu o kwotę 174,64 zł (6,25 % z kwoty 2.794,25 zł – kwota przeciętnego wynagrodzenia w II półroczu 2009 r.), w wyniku zdublowania w wykazie emerytów i rencistów 1. osoby z 367. uprawnionych.

Odpisy w zawyżonych kwotach zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych ZBiLK i przekazane na rachunek bankowy ZFŚS.

Powyższe było niezgodne z art. 5 ust.5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), zw. dalej ustawą o ZFŚS, wg którego pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami mogą zwiększyć ZFŚS o 6,25 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

W wyniku kontroli stwierdzono, że ZBiLK nie posiadał opracowanych w formiepisemnej, szczegółowych procedur dotyczących rozrachunków z pracownikami w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek na zakupy i delegacje oraz przyznawania i rozliczania ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych. Zgodnie z zapisami dotyczącymi kontroli zarządczej zawartymi w art. 68 ust. 2 pkt 1 i 7 uofp, celem tej kontroli jest m.in. zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi oraz zarządzanie ryzykiem, a zgodnie z pkt 10 standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zw. dalej standardami kontroli zarządczej, ujętych w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 15, poz. 84), na dokumentację kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne. Wg kontrolujących, posiadanie procedur w formie spisanej, spójnej z aktami prawnymi ogólnie obowiązującymi, pozwoliłoby na przejrzyste określenie czynności podejmowanych m.in. w zakresie udzielania zaliczek i ich rozliczania tj. czynności związanych z potencjalnymi ryzykami, które winny być zidentyfikowane w związku z realizacją zadań ZBiLK.

Wydane przez Dyrektora ZBiLK Zarządzenie Nr 93 z dnia 01.10.2010 r. dotyczące udzielania zaliczek i ich rozliczania nie porusza m.in. kwestii upoważnień do pobierania zaliczek i sposobu ich rozliczania, a wskazany przez Dyrektora ZBiLK zapis o rozliczaniu zaliczki „(…) w okresie dwóch miesięcy od momentu jej pobrania (…), nie znajduje wg kontrolujących uzasadnienia z uwagi na wydłużony termin rozliczenia, m.in. ze względu na obowiązujące okresy sprawozdawcze.

W zapisach obowiązującej w ZBiLK polityki rachunkowości nie wskazano okresów sprawozdawczych dla sprawozdawczości budżetowej i finansowej. Polityka nie zawierała także opisu metody ustalania wyniku finansowego, a opis metodwyceny aktywów i pasywów ograniczał się do opisu wyceny środków trwałych.
W § 3 polityki rachunkowości wymienione zostały zbiory danych składające się na księgi rachunkowe, ale bez określenia ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. W dokumencie nie zawarto także opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. W § 7 wskazany został rok 1995, jako data rozpoczęcia eksploatacji programów komputerowych wymienionych w § 2, z zapisów którego nie wynikało jednak jaki program finansowo – księgowy był użytkowany.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości winna zawierać w szczególności wymienione elementy.

Plan kont załączony do polityki rachunkowości, sporządzony 27.03.2008 r. (data wydruku) nie zawierał m.in. stosowanego w ewidencji konta 200-225, 200-231 i 200-234. Konstrukcja planu kont przewidywała ponadto funkcjonowanie niektórych kont zespołu „2”, w tym kont wymienionych wyżej, jako dopełnienie konta 200, w tym m.in.: 200-100-000 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, 200-225-000 - rozrachunki z budżetami, 200-229-000 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 200-231-000 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 200-234-000 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, 200-240-000 – pozostałe rozrachunki. Było to niezgodne z § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), wg którego konta wskazane w planach kont (zakładu budżetowego dotyczy plan kont zawarty w Załączniku nr 3 do wymienionego rozporządzenia) należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce.

W „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” obowiązującej w ZBiLK, nie zawarto opisu niektórych dokumentów, w tym m.in. wniosku o zaliczkę, oświadczenia pracownika dotyczącego korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych, wyciągu bankowego, ewidencji przebiegu pojazdu, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. W tabeli obiegu dokumentów wskazane zostało ponadtostanowisko Zastępcy Głównego księgowego, tj. stanowisko, które w ZBiLK nie funkcjonuje.

Obowiązująca w ZBiLK dokumentacja w postaci polityki rachunkowości i „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” zawierała ponadto nieaktualne podstawy prawne.

W zakresie procedur, jakie ZBiLK posiadał odnośnie gospodarowania ZFŚS stwierdzono, że przedstawiona do kontroli dokumentacja w postaci zarządzeń dotyczących zmian do jednolitego tekstu regulaminu ZFŚS, wydanych przez Dyrektora ZBiLK po dacie wydania tekstu jednolitego nie zawierała akceptacji przedstawiciela związków zawodowych (zarządzenie nr: 46/2007, 17/2008). Było to niezgodne z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.), wg którego ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową.

 Stwierdzono ponadto, że obowiązujący w ZBiLK regulamin ZFŚS zawierał w § 10 ust. 3 zapisy dotyczące przeznaczania środków funduszu m.in. na zakup kwiatów i upominków dla odchodzących na emeryturę i rentę oraz zakup wieńców i wiązanek pogrzebowych z tytułu śmierci osób uprawnionych. Stało to w sprzeczności z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, wg którego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent zalecił:

1. Wprowadzenie i stosowanie w praktyce szczegółowych procedur dotyczących pobierania i rozliczania zaliczek oraz innych rozrachunków z pracownikami.
2. Zmianę sposobu rozliczania, a tym samym ewidencjonowania zaliczek w księgach rachunkowych.
3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za sprawowanie kontroli dotyczącej wykorzystania samochodów służbowych.
4. Skorygowanie odpisów na ZFŚS i uzyskanie akceptacji przedstawiciela związków zawodowych do zmian w regulaminie ZFŚS.
5. Prowadzenie ewidencji i sporządzanie dowodów finansowo – księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Uzupełnienie i aktualizację posiadanej dokumentacji finansowo – księgowej.

Ustalenia w zakresie gospodarowania komunalnym lokalem użytkowym położonym przy al. Wojska Polskiego 192 zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym Z/10/10/2.