Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 13.10.2009 r. do dn. 16.10.2009 r.. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 20 przy ul. Brodnickiej 10 w Szczecinie (zw. dalej G20) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/36/09 podpisanym w dniu 23. października 2009 r.
G20 w 2009 r. prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe G20 w pierwszych trzech kwartałach br. wyniosły łącznie 2 115 124, 74 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 122 731, 50 zł. (tj. 5, 80 % ogólnych wydatków budżetowych) stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), zwanej dalej uor; w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• W 2. przypadkach, spośród 34 objętych badaniem, dowody księgowe na łączną kwotę 4 906, 24 zł zostały zaewidencjonowane w księgach 2009 roku mimo, że stanowiły koszty roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art.6 ust. 1 uor wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dotyczyło to faktury nr 4150710225 z dnia 31.12.2008 r. oraz 10 dokumentów ujętych w raporcie kasowym nr 13/09 z dnia 28.05.2009 r. dotyczących rozliczenia projektu „Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży” (P-0087-08), na który dofinansowanie otrzymano w maju 2009 r.
• 6 z 34. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 20 268, 64 zł zostało zapłaconych po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło od 1 do 8 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dotyczyło to faktur: nr Fa2009/00015639 z dnia 19.02.2009 r., nr 01089/01/SRZ/09 z dnia 31.01.2009 r., nr 1750011773 z dnia 27.02.2009 r., nr 09JISP2146064479 z dnia 31.05.2009 r., nr 9109/2009 z dnia 01.06.2009 r. oraz nr 524/KU/2009 z dnia 02.09.2009 r. Należy podkreślić, że z tego tytułu nie obciążono G20 odsetkami za nieterminowe wpłaty.
• W 2. przypadkach przy korygowaniu dokonanych zapisów na kartach wydatków na łączna kwotę 5 800, 55 zł. nie sporządzono korygujących dowodów księgowych, co było niezgodne z art. 20 ust. 3 pkt.2 uor, wg którego są one podstawą zapisów korygujących poprzednie zapisy. Zapisy księgowe m.in. dotyczące ww. korekt, nie spełniały ponadto, wymogów zawartych w art. 23 ust. 2 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.
• Stwierdzono dokonywanie skreśleń zapisów w ewidencjach księgowych bez umieszczania podpisu i daty obok skorygowanej wartości, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt.1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Wielokrotnie zapisy na kartach wydatków (801-80110-4210, 801–80110-4260, 801–80110-4300) dokonywane były poza wyznaczonymi w tym celu rubrykami - jako dopiski, a wg art. 23. ust. 1 uor zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany.
• W 3. przypadkach na 34 skontrolowane, dokumenty na łączną kwotę 8 286, 13 zł nie zawierały dekretacji, a 32 z 34. na łączną kwotę 110 768, 97 zł nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne,
co naruszało art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• 13 spośród 34. skontrolowanych dokumentów zapisano łącznie w księgach rachunkowych, jako 6 zbiorów faktur bez sporządzania zbiorczych dowodów księgowych, co było niezgodne z art. 20 ust.3 pkt.1 uor, wg którego służą one do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
• W 3. przypadkach na 34 objęte badaniem, dokonano wydatku na łączną kwotę 4 302, 00 zł. na podstawie nie zatwierdzonego przez Dyrektora G20 dokumentu, co było niezgodne z obowiązującą w G20 „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych” oraz z art. 44 ust. 1 uofp, wg którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych (…) jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Dotyczyło to faktury nr 09JISP2146064479 z dnia 31.05.2009 r. oraz dwóch list wypłat stypendiów socjalnych z 12.01.2009 r. i 09.02.2009 r.
• Stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- regułą było ewidencjonowanie w paragrafie 4210 klasyfikacji budżetowej części środków pieniężnych pobieranych z rachunku bankowego oraz nieujmowanie w tym paragrafie zakupionych środków czystości przyjętych na stan magazynowy, a wg Rozp. MF o klasyfikacji w paragrafie 4210 ewidencjonuje się zakup materiałów i wyposażenia. Skutkiem powyższego było stałe zawyżanie kwot wykonanych wydatków w ewidencji, a w związku z tym również w miesięcznych sprawozdaniach Rb-28S (na koniec września 2009 r. nadwyżka wynosiła 811,82 zł.).
- wydatek dotyczący noclegu i wyżywienia w ramach realizacji projektu „Polsko-niemiecka wymiana młodzieży” na kwotę 11 500, 00 zł. (rachunek nr 53/2009 z dnia 30.09.2009 r.) zaewidencjonowano: 4 500, 00 zł.
-w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) i 7 000, 00 zł -w paragrafie 4210 (zakup materiałów i wyposażenia), a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań zakwaterowania i wyżywienia uczniów i dzieci na wycieczkach oraz imprezach urządzanych w ramach programów nauczania i wychowania należy dokonywać w paragrafie 4300.
- wydatek dotyczący zakupu abonamentu za dostęp do Internetu na kwotę 85, 00 zł. (faktura nr 9109/2009 z dnia 01.06.2009 r.) zaewidencjonowano w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) a wg Rozp. MF o klasyfikacji, zaksięgowań zakupu usług dostępu do sieci Internet dokonuje się w paragrafie 4350.
- w miesiącu styczniu i lutym br. ujmowano w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 4 180, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. W miesiącu marcu 2009 r. przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
- wydatek dotyczący zakupu usługi dostępu do portalu prawniczego na kwotę 1 070, 55 zł (faktura nr Fa 2009/00015639 z dnia 19.02.2009 r.) zaewidencjonowano w paragrafie 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) a dopiero w miesiącu następnym przeksięgowało do właściwego wg Rozp. MF o klasyfikacji paragrafu 4300 (zakup usług pozostałych). Faktura ta ponadto była zadekretowana i przyjęta do ewidencji w różnych niewłaściwych wg Rozp. MF o klasyfikacji, paragrafach.

• W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, że w G20 nie ustalono procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz regulaminu pracy komisji przetargowej, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 uofp, wg których na Dyrektorze G20 spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie udzielania zamówień publicznych. Wg wyjaśnienia Dyrektora G20 stosowano zapisy Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r., mimo, że w tym zakresie obowiązującym było Zarządzenie nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r.
w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienione Zarządzeniem nr 582/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 23 grudnia 2008 r.).
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu sierpniu 2009 r. na łączną kwotę 11 962, 53 zł stwierdzono nieliczne nieprawidłowości. Ustalono, że kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami. Przy zastosowaniu najniższego wynagrodzenia w wysokości 850,00 zł i wartości jednego punktu – 4,00 zł, (wprowadzonych Aneksem nr 1 do Regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi, obowiązujących od 01.07.2008 r.) oraz przy uwzględnieniu dopuszczalnego odchylenia w wysokości ±10%, pracownicy: specjalista ds. kadr (zatrudniony na 0,3 etatu) miał zawyżone wynagrodzenie zasadnicze o 63,53 zł, a kierownik administracyjno gospodarczy zaniżony dodatek funkcyjny o 106, 20 zł.
3. Brak jest uzasadnienia dla wydatków związanych z wyposażeniem stanowiska głównego księgowego w program komputerowy Księgowość Optivum (zakup licencji - 695, 40 zł rocznie), gdyż ewidencje księgowe prowadzone były ręcznie, mimo, że główny księgowy już w 2001 roku ukończył kurs w zakresie rachunkowości komputerowej.
4. Zatwierdzona przez Dyrektora G20 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uofp, w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o sprawozdawczości; w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o zasadach rachunkowości oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF; w tym:
• Dokumentacja w zakresie gospodarki finansowo – księgowej nie była ustalana w sposób przejrzysty i spójny tj. dokonywana aktualizacja załączników nie była powiązana z dokumentem głównym. Dokumentacja nie była ponadto przechowywana w sposób uporządkowany, umożliwiający dostęp do niej wszystkim uprawnionym pracownikom, którym te informacje są niezbędne.
• Stwierdzono, że ustalane procedury, instrukcje, powierzenie uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowo-księgowej posiadają liczne uchybienia natury formalnej - brak na nich daty określającej wdrożenie, brak potwierdzenia i daty przyjęcia przez pracowników.
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości G20 nie uwzględniała zmian dokonanych po jej wprowadzeniu w Rozp. MF o sprawozdawczości.
Wg dokumentacji księgi rachunkowe nie obejmowały wykazu składników aktywów i pasywów, co było niezgodne z art. 13 ust 1. uor a konta ksiąg pomocniczych nie prowadziło się dla operacji sprzedaży i operacji zakupu wymienionych w art. 17 ust.1 pkt 4 i pkt 5 uor.
• Obowiązujący w G20 zakładowy plan kont nie zawierał m.in. konta 020 (wartości niematerialne i prawne), mimo dokonywania zakupu licencji na programy komputerowe, a wg § 12 ust.1 pkt.1 Rozp. MF o zasadach rachunkowości, standardowa liczba kont, może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.
• Stwierdzono również, że obowiązujące w G20 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Główny księgowy G20 spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych, ale nie powierzono mu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.
5. W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor G20 wypełniał obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Wg ww. informacji w G20 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
6. Stwierdzono również, że w 2009 r. w G20 nie były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej w związku z tym Dyrektor G20 nie informował Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww.kontroli (oraz jej zakresie) zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi G20:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie.
3. Sporządzanie zgodnie z uor, dowodów księgowych przy korygowaniu poprzednich zapisów oraz dokonywaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych w księgach rachunkowych.
4. Umieszczanie na dowodach księgowych podpisu w sposób umożliwiający zidentyfikowanie osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne.
5. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
6. Ustalenie procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych.
7. Stosowanie w praktyce zasad związanych z ustalaniem wysokości wynagrodzenia zasadniczego i dodatków dla pracowników niebędących nauczycielami.
8. Wykorzystanie zakupionego programu Księgowość Optivum do komputerowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
9. Uporządkowanie, uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in., polityki rachunkowości, procedur kontroli finansowej oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
10. Dostosowanie planu kont do występujących w jednostce operacji gospodarczych zgodnie z Rozp. MF o zasadach rachunkowości.