Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 19 listopada do 23 listopada 2009 r. kontrolę w Ogólnokształcącej Szkole Muzycznej I stopnia przy ul. B. Śmiałego (zw. dalej OSM) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/48/09 podpisanym w dniu 23 listopada 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 758.198,32 zł, tj. 14 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.10.2009 r. stwierdzono, że:
1. przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, w tym:
• faktury były wprowadzane do ksiąg w momencie ich zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do OSM; było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
• do 7. z 30. objętych badaniem dowodów księgowych nie sporządzono notatki służbowej potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku, a do 1. z 30. objętych badaniem dowodów księgowych zebrano 2. oferty, ale nie sporządzono notatki służbowej z wykonanej analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku i która będzie zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,
• wyciągi bankowe nie zawierały w większości przypadków wskazań dekretacyjnych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
• 1 z 30. objętych badaniem dowodów księgowych zawierał nazwę jednostki niezgodną z jej prawidłowym brzmieniem, a do dokumentu nie wystawiono noty korygującej błędne dane; było to niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• płatność 1. z 30. objętych badaniem dowodów księgowych została uregulowana 3 dni po terminie płatności wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki ustawowe wyniosłyby 3,15 zł).
2. Zatwierdzona przez Dyrektora OSM dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Zasady rachunkowości” nie zawierały opisu systemu służącego ochronie danych i zbiorów, wymienionego w zarządzeniu Dyrektora OSM z dnia 01.09.2008 r. jako Załącznik nr 7 do Zasad oraz określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji , co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt. 3 i 4 uor,
• „Procedury wykonywania kontroli finansowej” nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.),
• „Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna” nie zawierała wzorów stosowanych dokumentów inwentaryzacyjnych,
• dokumentacja w postaci „Zasad rachunkowości”, „Procedur wykonywania kontroli finansowej”, „Regulaminu postępowania w sprawie udzielania zamówień publicznych” zawierała nieaktualne lub błędne wskazania dotyczące zastosowanej podstawy prawnej,
• Dyrektor OSM nie posiadał potwierdzenia zapoznania pracowników z treścią wymienionej wyżej dokumentacji.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor OSM nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina  za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o kontrolach przeprowadzonych w OSM przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r., co było niezgodne z § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad
i trybu przeprowadzania kontroli.
2. Dyrektor OSM wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi OSM:
1. każdorazowe sporządzanie notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku lub uzasadniającej niezastosowanie obowiązujących uregulowań,
2. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej: zasad rachunkowości, kontroli wewnętrznej, inwentaryzacji i udzielania zamówień publicznych.