Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 8 - 10.12.2009 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 8 ul. Dubois 38/41 w Szczecinie, zw. dalej Gim nr 8, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/60/09 podpisanym w dniu 10 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 117.912,77 zł, tj. 5,8 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 2.037.449 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• Wszystkie objęte badaniem wyciągi bankowe i raporty kasowe (30 pozycji) zawierały wyłącznie wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księdze rachunkowej a faktury (30 pozycji) jedynie paragraf. W trzech przypadkach na łączną kwotę 11.125,04 zł (faktury nr: 152/1/2009, 55696/12/SRZ/08, 10/05/2009) dowody księgowe nie zawierały dekretacji. Powyższe naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• Wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (30 pozycji) główny księgowy przyjął w koszty w momencie ich zapłaty, czyli po dacie ich wystawienia, także w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury nr 55696/12/SRZ/08 na kwotę 10.259,21 zł ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego. Nie została ona wykazana jako niewymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S.
• 1 z 30. objętych badaniem dowodów księgowych na kwotę 561,20 zł (faktura za usługę kominiarską nr: 10/05/2009) została zaewidencjonowana w § 4270 – usługi remontowe, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania usług kominiarskich służy paragraf 4300.
• 17 z 30. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 66.722,42 zł nie było sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, co było niezgodne z pkt 4 Aneksu Nr 1 z dnia 8.12.2009 r. do Zarządzenia Nr 185/2009, według którego wszystkie dowody księgowe są sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
• Na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez użycie korektora, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
• Z postępowania, w rezultacie którego został wybrany wykonawca na remont szatni szkolnych na łączną kwotę 20.884,74 zł (faktura nr: 1/U/03/2009) została sporządzona notatka służbowa z analizy rynku zawierająca nieaktualny kurs euro. Od 1.01.2008 r. średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi 3,8771 – według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.12.2007 r. w sprawie średniego kursu w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 241, poz. 1763).
• Główny księgowy nie sporządzał miesięcznych zestawień obrotów i sald, co było niezgodne z art. 18 ust. 1 uor, według którego na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: 1. symbole lub nazwy kont, 2. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3. sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy
i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
• Główny księgowy nie prowadził ewidencji dla kont pozabilansowych: 996 – zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych, 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, ujętych w zakładowym planie kont. Dokonywał ewidencji na koncie 750 – przychody i koszty finansowe, którego nie było w planie kont. Wszystkie faktury, wyciągi bankowe i raporty kasowe poddane kontroli (30 pozycji) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Na koncie tym ewidencjonowane były wyłącznie obroty rachunku dochodów własnych. Powyższe stało w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.
• Główny księgowy nie prowadził ponadto na koncie 130 – rachunek bieżący jednostki budżetowej ewidencji analitycznej wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z treścią pkt 17 części II Załącznika nr 2 do rozp. o planach kont, według którego konto 130 służy m.in. do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych według klasyfikacji podziałek dochodów i wydatków budżetowych.
Zatwierdzone przez Panią Dyrektor:
• Dokumentacja w sprawie zamówień publicznych wraz z regulaminem pracy komisji przetargowej nie posiadała podstawy prawnej a jej treść była niezgodna z obowiązującymi przepisami,
• Zarządzenie Nr 185/2009 zawierające m.in. politykę rachunkowości z zakładowym planem kont, instrukcję obiegu i kontroli dokumentów, instrukcję inwentaryzacyjną i kasową, nie ujmowało opisu do kont: 950 i 996.
Powyższe dokumenty nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcie ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
Dyrektor Gim nr 8 nie opracowała procedur kontroli finansowej, co było niezgodne z art.47 ust.3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
Dyrektor Gim nr 8 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad
i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor Gim nr 8 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. sporządzenie zestawień obrotów i sald zgodnie z wymogami uor,
3. opracowanie procedur kontroli finansowej,
4. uzupełnienie i aktualizację Zarządzenia Nr 185/2009 oraz dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych,
5. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
6. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.