Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 28.10.2009 r. -30.10.2009 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 20 przy ul. Dobrzyńskiej 2 w Szczecinie (zw. dalej SP20) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/38/09 podpisanym w dniu 4. listopada 2009 r. SP20 w 2009 r. prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe SP20 w pierwszych trzech kwartałach br. wyniosły łącznie 1 699 117, 65 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 159 597, 16 zł. (tj. 7, 6 % planowanych wydatków budżetowych w kwocie 2 090 814, 00 zł.) stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), zwanej dalej uor; w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• W 1. przypadku spośród 49. objętych badaniem, dowód księgowy na kwotę 13 489, 84 zł. (faktura nr 55693/12/SRZ/08 z 31.12.2008 r.) został zaewidencjonowany w księgach 2009 roku mimo, że stanowił koszt roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• 3 z 49. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 1 642, 50 zł zostało zapłaconych po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło od 2 do 11 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dotyczyło to faktur: nr 2009000538 z dnia 13.02.2009 r., nr T/13/08/09 z dnia 31.08.2009 r. i nr 82/09 z dnia 09.09.2009 r. Należy podkreślić, że z tego tytułu nie obciążono SP20 odsetkami za nieterminowe wpłaty.
• 3 z 8. skontrolowanych raportów kasowych sporządzane były za okresy inne niż 15 dniowe, co było niezgodne z obowiązującą w SP20 Zakładową Instrukcją Kasową, zwaną dalej zik, wg której ustalono, że raporty kasowe prowadzi się
za taki okres. Raporty kasowe ponadto nie były sporządzane w aplikacji Vulkan kasa Optivum, co było niezgodne z zik, wg której operacje kasowe kasjer jest zobowiązany rejestrować na bieżąco w ww. aplikacji, a ewidencja księgowa obrotu kasowego w module podstawowym dokonywana jest poprzez eksport danych z modułu Vulkan Kasa Optivum drogą elektroniczną.
• Wszystkie 21 poddanych kontroli wyciągów bankowych, nie zawierało udokumentowania sprawdzenia pod względem formalnym, co było niezgodne z obowiązującą w SP 20 Instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych, wg której kontroli formalnej wyciągu bankowego dokonuje osoba upoważniona do jego odbioru.
• Stwierdzono nieliczne nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- Regułą, nieuwzględnioną jako rozwiązanie szczególne w przyjętych zasadach rachunkowości SP20, było ewidencjonowanie w paragrafie 4210 klasyfikacji budżetowej środków pieniężnych pobieranych z rachunku bankowego w celu stanowienia pogotowia kasowego, a wg Rozp. MF o klasyfikacji w paragrafie 4210 ewidencjonuje się zakup materiałów i wyposażenia. Skutkiem powyższego było zawyżanie kwot wykonanych wydatków w ewidencji w miesiącach: styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec i sierpień 2009 r., a w związku z tym również odpowiednio w miesięcznych sprawozdaniach Rb-28S (nadwyżka wynosiła od 63, 45 zł. do 758, 49 zł.).
- W miesiącu styczniu br. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 1 540, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Lista wypłat (znak: Woś-IV/BT/SP NR 20/45/3/2009) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
- Wydatki dotyczące opłat za wodę i ścieki ewidencjonowano łącznie: w jednym przypadku 898, 24 zł., w tym 399, 72 zł. za wodę (faktura nr 013746/2009 z dnia 27.02.2009 r. zł) w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) a wg Rozp. MF o klasyfikacji, opłaty za dostawę wody należy ujmować w paragrafie 4260; w drugim przypadku 432, 14 zł., w tym 237, 22 zł.
za ścieki (faktura nr 056635/2009 z dnia 08.09.2009 r.) w paragrafie 4260, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań opłat za odprowadzenie ścieków należy dokonywać w paragrafie 4300.
- W 2. przypadkach nieprawidłowo zaewidencjonowano kwotę 238, 38 zł dotyczącą wymiany okien (faktura nr 78/2009 z dnia 31.07.2009 r.) oraz zakupu mebli (faktura nr FS02747/09 z dnia 21.04.2009 r.). Ujęto we właściwych wg Rozp. MF o klasyfikacji, paragrafach: 6050 (wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych) kwotę 23 000, 00 zł. oraz 4210 (zakup materiałów i wyposażenia) kwotę 6 840, 00 zł., a kwoty 214, 38 zł. oraz 24, 00 zł. w paragrafie 4270,
w którym wg Rozp. MF o klasyfikacji, należy ujmować zakup usług remontowych.

2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu wrześniu 2009 r. na łączną kwotę 11 131, 31 zł nie stwierdzono znaczących nieprawidłowości. Ustalono, że mimo braku przyporządkowania wybranej grupie pracowników kategorii zaszeregowania, wynagrodzenia zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.
3. Obowiązująca w SP20 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uor, w uofp oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF; w tym:
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości SP20 nie zawierała opisu metody ustalania wyniku finansowego oraz określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było niezgodne z art.10 ust.1 uor, wg którego dokumentacja zasad rachunkowości powinna takie elementy zawierać.
• Stwierdzono również, że obowiązujące i przyjęte w SP20 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 uofp w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych, ale nie powierzono mu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.

4. W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor SP20 wypełniał obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w SP20 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

5. Stwierdzono również, że w 2009 r. w SP20 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej i w związku z tym Dyrektor SP20 przekazywał informacje o ich wynikach do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin.
Nie informował jednak Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli (oraz jej zakresie) zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP20:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie.
3. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
4. Uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in., polityki rachunkowości, procedur kontroli finansowej
oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
5. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.